Effectief vergaderen, lastiger dan u denkt

We vallen maar meteen met de deur in huis: de effectiviteit van directievergaderingen in veel bedrijven en non-profitorganisaties kan veel beter. De gemiddelde score uit onze Board Room Barometer 2020* ligt net boven de 7. Voor deze benchmark zijn de medewerkers benaderd die de meetings organiseren.

Zo’n score is matig, daar hoeven we niet ingewikkeld over te doen. Het heeft wel een groot voordeel: er valt veel te verbeteren. De grootste ergernissen zijn: de voorbereiding kost te veel tijd, er is te weinig feedback op de stukken en de onderwerpen veranderen op het laatste moment. Ook informatieveiligheid, corporate governance en beslissingsvaardigheid worden genoemd als zorgenkindjes.

Waarschijnlijk komt dit rijtje u bekend voor. Het is ook geen hogere wiskunde. Het blijkt wel lastig om dit te organiseren, terwijl juist effectieve vergaderingen belangrijk zijn voor uw organisatie.

Wat levert effectief vergaderen op?

Bedrijven en organisaties waarvan de directies wel effectief vergaderen, zien dat terug in hun bedrijfsvoering, zo blijkt uit de enquête. Ze geven de ontwikkeling van hun omzet, winst en groei een positievere beoordeling. Ook blijken de directies beter in staat om nieuwe verdienmodellen te ontwikkelen. Verder geven de effectieve vergaderaars aan dat ze gebruik maken van digitale hulpmiddelen en goed in staat zijn om op afstand te besturen.

Wat betekent effectief vergaderen in de praktijk?

We hebben in onze enquête ook gevraagd wat effectief vergaderen in de praktijk betekent. Uit de antwoorden hebben we de belangrijkste regels gebundeld waaraan de effectief vergaderende bedrijven en organisaties zich houden. Dat levert dit lijstje op:

• Het is duidelijk waarover beslist moet worden.
• Alle vergaderstukken zijn op tijd aanwezig.
• De directieleden geven vooraf feedback op de toegezonden stukken, zodat de vergaderingen zelf efficiënter verlopen.
• De besluitvorming en het opvolgen van actiepunten kost relatief weinig tijd.
• Beslissingen worden goed onderbouwd.
• Er wordt gebruik gemaakt van innovatieve tools voor vergaderingen, rapportages en analyses worden.

Van waan van de dag naar beter besturen

Bovenstaande lijst laat zien dat de directies die effectief vergaderen het besturen serieus nemen. In veel andere bedrijven speelt de waan van dag nog een (te) grote rol. Het gevolg is minder aandacht voor een goed verloop van de directievergaderingen en dat heeft uiteindelijk een negatieve invloed op het functioneren van het directieteam.

Blijkbaar wordt in veel gevallen de noodzaak voor een goede governance nog te weinig gevoeld. Dat zagen we ook in de enquête terug: veelal is er weinig budget om de effectiviteit van het directieteam te verbeteren, bijvoorbeeld met tools en training. Dat is opmerkelijk, want juist moderne technologische hulpmiddelen zijn uitermate geschikt om het vergaderproces te vereenvoudigen voor zowel de bestuurders als het bestuurssecretariaat.

De huidige generatie board portals zijn logische opgezette en streng beveiligde digitale archiefkasten, waarin per bestuursvergadering gemakkelijk alle documenten te vinden zijn. Nieuwe versies van bestaande documenten kunnen eenvoudig worden toegevoegd, zodat de bestuurders altijd toegang tot de actuele versies van alle vergaderstukken. Ook het maken en uitwisselen van aantekeningen is goed en eenvoudig geregeld.

Zoals u ziet is het met deze hulpmiddelen eenvoudig om aan de regels voor effectief vergaderen te voldoen. En dat is juist nu van belang, want anno 2020 veranderen de omstandigheden steeds sneller. Dus de noodzaak voor effectievere vergaderingen wordt steeds groter, want die vormen immers de basis van de bedrijfsvoering.

Effectief vergaderen met Diligent

Bij Diligent verdiepen we ons al 25 jaar in effectief en veilig vergaderen. Onze board portals zijn zo simpel van opzet dat iedereen binnen 20 minuten kan leren hoe het werkt. Documenten opzoeken, wijzigingen toevoegen, onderling communiceren, met Governance Cloud is dat allemaal een fluitje van een cent. Wereldwijd werken ruim 160.000 trouwe klanten elke dag met onze boardportal.

Wilt u meer weten over effectief en veilig vergaderen, kijk dan op onze site. Daar vindt u veel informatie over onze board portal en de bijbehorende modules. Natuurlijk kunt u ook een vrijblijvende demo van Governance Cloud aanvragen. Of neem contact met ons op, we beantwoorden uw vragen graag.

*Board Room Barometer 2020 is een benchmark over effectieve directievoering, uitgevoerd door Diligent. Hieraan hebben circa 50 Nederlandse en Vlaamse bedrijven en non-profitorganisaties met een gemiddelde bedrijfsgrootte van 700 fte meegedaan. Zij hebben in de zomer van 2020 een online enquête ingevuld. Daarnaast zijn een 20 interviews gehouden. Het gehele rapport Board Room Barometer 2020 is hier te downloaden.