Efficiënter en veiliger – dankzij de crisis

In maart 2020 kwam het leven zoals we dat gewend waren met een enorme klap tot stilstand. De maatregelen om het coronavirus te beteugelen hadden een immense impact op onze manier van leven en werken. Ineens was er veel minder persoonlijk contact en moest veel op afstand worden geregeld.

Gek genoeg heeft deze crisis bij een aantal van onze klanten tot een verbeterde governance geleid. Bij deze bedrijven en organisaties zijn de bestuurlijke werkwijzen en systemen nu efficiënter en veiliger georganiseerd dan een jaar geleden. Dat levert voordelen op, zeker nu het virus opnieuw opleeft en we weer met strengere maatregelen te maken hebben.

Bestuurlijk proces verbeterd

Klanten die al gebruik maakten van onze board portal hebben met een paar aanvullende modules de efficiëntie van hun bestuurlijke proces verder kunnen verbeteren. Elke module is een aanvulling op de board portal, een volledig besloten netwerk dat losstaat van uw gewone zakelijke netwerk, onzichtbaar voor uw IT-afdeling en voorzien van een sterke versleuteling met end-to-end encryptie. En natuurlijk krijgen onze klanten advies op maat, zodat ze gaan werken met modules die precies passen bij hun situatie.

Elke keer weer krijgen we enthousiaste reacties van zowel de leden van de Raad van Bestuur als de bestuursondersteuners, zoals de Company Secretary en de General Counsel en hun medewerkers. Een paar voorbeelden:

• Diligent snapt goed hoe bestuurlijke processen werken, al hun oplossingen zijn intuïtief opgebouwd
• De modules maken mijn werk een stuk eenvoudiger en sneller, ik kan me nu focussen op de inhoud
• Diligent doet echt wat ze beloven: beveiliging, gebruiksgemak en klantenservice zijn top.

Veilig communiceren op afstand

Zo veel mogelijk thuis werken, dat was een van de eerste verplichte veranderingen afgelopen maart. Er kwam steeds meer digitale communicatie tussen de leden van de RvB onderling en met hun contactpersonen binnen en buiten de organisatie. Daarmee steeg ook het risico op fraude, phishing en menselijke vergissingen, zoals vertrouwelijke documenten naar een verkeerde persoon sturen.

Veel bedrijven gingen op zoek naar een veilig alternatief voor de e-mail, en de module Messenger is dan ook heel populair geworden dit jaar. Diligent Messenger is een berichtendienst waarmee bestuurders onderling en met geselecteerde contactpersonen kunnen communiceren in een streng beveiligd privékanaal. Deelnemers kunnen een-op-een of in groepen met elkaar communiceren. De administrator bepaalt welke mensen toegang hebben tot deze module en wie welke documenten kan inzien, versturen, verwijderen en opslaan. De veiligheidsrisico’s behoren daarmee tot het verleden.

Veilig vergaderdocumenten verzamelen en delen

Voor elke vergadering van de Raad van Bestuur zijn veel verschillende documenten nodig, vaak afkomstig van verschillende bronnen binnen en buiten de organisatie. Ook hier levert versturen per e-mail veiligheidsrisico’s op. Bovendien zijn er slimmere manieren die ook andere voordelen hebben.

Met de modules Secure Meeting Workflow en Secure File Sharing kunnen bestuurders en bestuursondersteuners op een veilige en efficiënte manier de documenten voor elke vergadering verzamelen, aanpassen en delen. Via de toegangsrechten is eenvoudig te bepalen wie wat wanneer mag doen. Zo hebben alleen de belanghebbenden toegang tot de vertrouwelijke documenten.

Digitaal? Dan Diligent!

Natuurlijk is en blijft persoonlijk contact belangrijk voor iedere medewerker, dus ook voor de leden van de Raad van Bestuur en hun medewerkers. Een echt gesprek is immers een stuk persoonlijker dan een bericht op de computer of via de telefoon. Toch is het plezierig om goede digitale paden te hebben voor het geval we op afstand willen of moeten weken. Met de veilige en efficiënte board portal van Diligent, aangevuld met passende modules voor uw situatie, is uw governance goed geregeld.

Wilt u meer weten? Hier vindt u meer informatie over onze board portal. U kunt natuurlijk ook vrijblijvend een demo van Governance Cloud aanvragen of contact met ons opnemen, we helpen u graag.