Bestuursvergadering
Efficiënter en veiliger – dankzij de crisis
In maart 2020 kwam het leven zoals we dat gewend waren met een enorme klap tot stilstand. De maatregelen om het coronavirus te beteugelen hadden een immense impact op onze manier van leven en werken. Ineens was er veel minder persoonlijk contact en moest veel op afstand worden geregeld.
Gek genoeg heeft deze crisis bij een aantal van onze klanten tot een verbeterde governance geleid. Bij deze bedrijven en organisaties zijn de bestuurlijke werkwijzen en systemen nu efficiënter en veiliger georganiseerd dan een jaar geleden. Dat levert voordelen op, zeker nu het virus opnieuw opleeft en we weer met strengere maatregelen te maken hebben.
Bestuurlijk proces verbeterd
Klanten die al gebruik maakten van onze board portal hebben met een paar aanvullende modules de efficiëntie van hun bestuurlijke proces verder kunnen verbeteren. Elke module is een aanvulling op de board portal, een volledig besloten netwerk dat losstaat van uw gewone zakelijke netwerk, onzichtbaar voor uw IT-afdeling en voorzien van een sterke versleuteling met end-to-end encryptie. En natuurlijk krijgen onze klanten advies op maat, zodat ze gaan werken met modules die precies passen bij hun situatie.
Elke keer weer krijgen we enthousiaste reacties van zowel de leden van de Raad van Bestuur als de bestuursondersteuners, zoals de Company Secretary en de General Counsel en hun medewerkers. Een paar voorbeelden:
- Diligent snapt goed hoe bestuurlijke processen werken, al hun oplossingen zijn intuïtief opgebouwd
- De modules maken mijn werk een stuk eenvoudiger en sneller, ik kan me nu focussen op de inhoud
- Diligent doet echt wat ze beloven: beveiliging, gebruiksgemak en klantenservice zijn top.
Veilig communiceren op afstand
Zo veel mogelijk thuis werken, dat was een van de eerste verplichte veranderingen afgelopen maart. Er kwam steeds meer digitale communicatie tussen de leden van de RvB onderling en met hun contactpersonen binnen en buiten de organisatie. Daarmee steeg ook het risico op fraude, phishing en menselijke vergissingen, zoals vertrouwelijke documenten naar een verkeerde persoon sturen.
Veel bedrijven gingen op zoek naar een veilig alternatief voor de e-mail, en de module Messenger is dan ook heel populair geworden dit jaar. Diligent Messenger is een berichtendienst waarmee bestuurders onderling en met geselecteerde contactpersonen kunnen communiceren in een streng beveiligd privékanaal. Deelnemers kunnen een-op-een of in groepen met elkaar communiceren. De administrator bepaalt welke mensen toegang hebben tot deze module en wie welke documenten kan inzien, versturen, verwijderen en opslaan. De veiligheidsrisico’s behoren daarmee tot het verleden.
Veilig vergaderdocumenten verzamelen en delen
Voor elke vergadering van de Raad van Bestuur zijn veel verschillende documenten nodig, vaak afkomstig van verschillende bronnen binnen en buiten de organisatie. Ook hier levert versturen per e-mail veiligheidsrisico’s op. Bovendien zijn er slimmere manieren die ook andere voordelen hebben.
Met de modules Secure Meeting Workflow en Secure File Sharing kunnen bestuurders en bestuursondersteuners op een veilige en efficiënte manier de documenten voor elke vergadering verzamelen, aanpassen en delen. Via de toegangsrechten is eenvoudig te bepalen wie wat wanneer mag doen. Zo hebben alleen de belanghebbenden toegang tot de vertrouwelijke documenten.
Digitaal? Dan Diligent!
Natuurlijk is en blijft persoonlijk contact belangrijk voor iedere medewerker, dus ook voor de leden van de Raad van Bestuur en hun medewerkers. Een echt gesprek is immers een stuk persoonlijker dan een bericht op de computer of via de telefoon. Toch is het plezierig om goede digitale paden te hebben voor het geval we op afstand willen of moeten weken. Met de veilige en efficiënte board portal van Diligent, aangevuld met passende modules voor uw situatie, is uw governance goed geregeld.
Wilt u meer weten? Hier vindt u meer informatie over onze board portal. U kunt natuurlijk ook vrijblijvend een demo van Governance Cloud aanvragen of contact met ons opnemen, we helpen u graag.
Board Portal Buyer’s Guide
With the right Board Portal software, a board can improve corporate governance and efficiency while collaborating in a secure environment. With lots of board portal vendors to choose from, the whitepaper contains the most important questions to ask during your search, divided into five essential categories.
AANBEVOLEN BLOGS
januari 7, 2022
Toename hoge bonussen om opstappen van directieleden te voorkomen
Recent onderzoek van Diligent onder 66 bestuurders in Frankrijk, Duitsland en Nederland heeft uitgewezen dat alle Nederlandse respondenten (bestuurders van beursgenoteerde ondernemingen) een stijging verwachten van financiële prikkels voor directieleden om ze te stimuleren voor een langere periode aan een bedrijf verbonden te blijven. Dit is een reactie op wat…
januari 4, 2022
58% beursgenoteerde bedrijven koppelt beloning bestuurders aan ESG-criteria
Volgens ons recent ondrzoek, nam 58 procent van de Nederlandse beursgenoteerde bedrijven vorig jaar duurzame ’ESG-criteria (Environmental, Social, Governance) op als onderdeel van beloningsstructuur van bestuurders. Dit is het hoogste percentage in Europa. Steeds vaker ESG-criteria in beloningsplannen De statistieken zijn afkomstig van een Europees onderzoek onder 1.914 bedrijven, waaronder…
juli 29, 2021
Diversiteit in het bestuur: strategieën om een diverse pijplijn te ontwikkelen
Slechts 33% van de vrouwelijke bestuursleden in Europa is vrouw. Maar de etnische en raciale vertegenwoordiging in besturen loopt nog verder achter. In maart 2021 had bijna een vijfde van de bestuursraden van organisaties uit de FTSE 100 geen leden van een minderheid. Barones Young of Hornsey,…
© 2023 Diligent Corporation