Efficiënter vergaderen met een board portal

In de vergaderingen van de Raad van Bestuur, daar gebeurt het. Daar worden de belangrijke beslissingen genomen over de koers van uw bedrijf of organisatie. En daarom is het belangrijk dat de leden van de RvB hun voorbereidings- en vergadertijd zo efficiënt mogelijk benutten. Een board portal is daarvoor een bewezen hulpmiddel.

Veel bedrijven en organisaties maken al gebruik van een board portal en in veel andere Raden van Bestuur is de technologische ondersteuning van de RvB zelf een aandachtspunt. Toch zijn veel leden van de RvB voortvarender in het automatiseren van de primaire processen dan de bestuurlijke. Daarom laten we hier nog een keer zien hoe een board portal bijdraagt aan efficiënter vergaderen.

Gemakkelijk informatie vinden

Een board portal is in de basis een goed geordend, goed beveiligd en zeer gebruiksvriendelijk softwareplatform waarin alle relevante informatie voor de RvB overzichtelijk bij elkaar staat. We zouden ook kunnen zeggen: een soort digitale archiefkast. Via de boardportal hebben alle leden van de RvB op elk moment en overal gemakkelijk toegang tot deze documenten.

Bij de board portal van Diligent zijn alle documenten gerangschikt per vergadering van de RvB. Vooraf zijn hier de agenda en alle bijbehorende stukken te stukken te vinden, en na afloop het verslag en de actielijst. Zijn er vlak voor de vergadering nog aanvullingen op een document of actuelere cijfers, dan zijn die direct beschikbaar. De leden van de RvB kunnen ook gemakkelijk aantekeningen maken bij de documenten en deze informatie delen met hun collega-bestuurders. Ze kunnen daarbij zelf kiezen wie welke informatie te zien krijgt. Op deze manier kunnen simpele vragen, bijvoorbeeld om een verheldering of toelichting, gemakkelijk voor de vergadering worden beantwoord.

Het gebruik van een boardportal werkt tijdbesparend en geeft rust, zo vertellen onze klanten. Bestuurders hoeven immers niet meer hun vergaderstukken bij elkaar te zoeken of versies van documenten te vergelijken. Ze hebben bij de voorbereiding en tijdens de vergadering met één druk op de knop alle documenten bij de hand en kunnen zich dus volledig focussen op de inhoud. Dat komt de discussie en de besluitvorming ten goede. Zo draagt een board portal bij aan een efficiëntere vergadering, en dus aan Modern Governance.

In één systeem veilig werken

Met een board portal is alle informatie voor de leden van de RvB en hun onderlinge communicatie gebundeld in één systeem. In deze streng beveiligde digitale ruimte kunnen ze de bestuursvergadering van a tot z voorbereiden. Dat is een stuk veiliger en werkt veel gemakkelijker dan een combinatie van verschillende systemen. Vaak zijn dat houtjes-touwtjesoplossingen waarbij op het ene platform bestanden worden opgeslagen, terwijl ieder lid van de RvB op zijn eigen computer of het bedrijfsnetwerk het document van eigen opmerkingen voorziet en die versie vervolgens deelt met collega-bestuurders via mail of andere onbeveiligde kanalen. De kans dat vertrouwelijke informatie in verkeerde handen terecht komt, is dan aanzienlijk. Elke zichzelf respecterende Raad van Bestuur verdient een veiliger en gebruiksvriendelijker systeem.

Board portal op maat

De meeste board portals zijn modulair opgebouwde softwareplatforms waarbij de gebruikers zelf de modules kiezen die bijdragen aan de efficiëntie van hun bestuur. Bijvoorbeeld een module waarmee leden van de RvB onderling veilig kunnen communiceren. Zo wordt een board portal samengesteld die precies past bij uw organisatie. In combinatie met een uitgebreide training bij de introductie en een behulpzame klantenservice voor alle vragen die naderhand opkomen, vormt dit een goede basis voor efficiënter vergaderen.

Board portal draagt bij aan Modern Governance

Board portals zijn geschikt voor zowel multinationals als vooruitstrevende MKB-bedrijven. Diligent is wereldwijd een van de grootste en bekendste leveranciers van board portals en heeft de combinatie ‘veiligheid en klantvriendelijkheid’ hoog in het vaandel staan. Wilt u meer weten over de mogelijkheden van onze software voor Modern Governance? Neem dan hier een kijkje. U kunt ook geheel vrijblijvend een demo aan van Governance Cloud aanvragen. We helpen u graag verder op weg naar efficiënter vergaderen.