ER diagram niet de beste governance-oplossing

Al in het oude Griekenland, met name in het werk van Aristoteles, Socrates en Plato, werd de onderlinge verbondenheid van dingen weergegeven. En in internationaal opererende multinationals van vandaag is dataverstrengeling en zichtbaarheid van alle entiteiten van de onderneming en haar dochterondernemingen cruciaal. Het ER diagram is een veel gebruikt datamodel, met voor- en nadelen.

Datamodellering kwam in de mode in de jaren zeventig, gedreven door de noodzaak om databases of zelfs zakelijke bedrijfsprocessen op een zo functionele wijze te modelleren. Peter Chen, een deelnemer aan de Enterprise Data World-conferentie van dat jaar, heeft het Entity-Relationship-model geïntroduceerd in de paper ‘The Entity-Relationship Model: Toward a Unified View of Data’ gepubliceerd in 1976’. Het bleek een doorbraak in databaseland. Maar waarom?

Een ER diagram, wat is dat?
Om die vraag te beantwoorden, is het belangrijk te weten wat een ‘ER diagram’ is en waarom het zo vaak binnen bedrijfsstructuren wordt ingezet. Het entity-relationship-model of entity-relationship diagram (ERD) is een model of diagram om een datamodel inzichtelijk te maken. Het biedt een visuele weergave van alle entiteiten en relaties die aanwezig zijn binnen een organisatiestructuur. Dit diagram wordt toegepast bij het ontwerpen van een informatiesysteem om inzicht te krijgen in de benodigde informatie en de onderlinge verbanden tussen gegevens. Een ‘ER diagram’ kan vervolgens omgezet worden in een databasemodel. Het entity-relationship-model kan dus ook worden gezien als een methodologie voor het ontwerpen van een datamodel en database.

Inzichtelijk
Met een ER diagram wordt inzichtelijk gemaakt hoe ‘entiteiten’, als mensen, voorwerpen of concepten binnen een organisatie met elkaar verbonden zijn. In het diagram staat een bepaalde reeks symbolen zoals rechthoeken, ruiten, ovalen en verbindingslijnen om de relatie tussen entiteiten voor te stellen. Deze entiteiten worden als zelfstandige naamwoorden en relaties als werkwoorden in het diagram weergegeven. ER-diagrammen worden vaak gebruikt in combinatie met Data Flow Diagrams, die de stroom van informatie voor processen of systemen in kaart brengen.

Toepassing van een ER diagram
Maar wat heeft u eraan als bestuurder van een grote multinational? Een ER diagram wordt gebruikt om bestaande databases te analyseren en eventuele problemen op te lossen. Door het diagram te laten tekenen, worden problemen binnen de organisatiestructuur zichtbaar. De diagrammen worden ook gebruikt om relationele databases te ontwerpen of analyseren voor het gebruik in bedrijfsprocessen. Zo worden processen gestroomlijnd, kan er gemakkelijk informatie worden opgezocht en resultaten verbeterd.

Niet alles
Ondanks alle voordelen en de brede toepassing kennen ER diagrammen ook beperkingen. Met een ER diagram worden alleen de onderlinge relaties zichtbaar. Er is voor ongestructureerde gegevens geen plaats binnen het model. Als gegevens niet netjes in verschillende velden, rijen of kolommen kunnen worden opgedeeld, heeft de toepassing van ER-diagrammen weinig zin. Dat geldt ook voor semi-gestructureerde gegevens, waar slechts een deel van de gegevens bruikbaar is. Bovendien is dit model moeilijk integreerbaar met een bestaande database. Een ER diagram is kortom niet alles.

De oplossing
Diligent biedt met Diligent Entities de oplossing. Zo kunnen organisaties met dit integrale softwarepakket voor entiteitsbeheer één centrale bron instellen voor alle bedrijfsgegevens. Het belangrijkste doel voor entiteitsbeheer is immers het opslaan en bijhouden van alle informatie van dochterondernemingen om een ‘single source of truth’ op te zetten voor alle entiteitsgerelateerde informatie. Doordat Diligent Entities werkt met een oplossing voor verschillende bedrijfsprocessen kunnen juridische en financiële processen worden vereenvoudigd en organisaties effectief ondersteund worden in het naleven van internationale en lokale wetgeving.

Diligent Entities
De volgende vijf mogelijkheden biedt Diligent met Diligent Entities voor uw entiteitsbeheer:

1. Procesketens automatiseren. Risico’s worden beperkt door te voldoen aan lokale en internationale regelgeving.
2. De organisatie in kaart brengen. Entities is een toonaangevende tool voor het in kaart brengen van de organisatie en het maken van entiteitsrelatiediagrammen.
3. Met Entities wordt het mogelijk naadloos samen te werken tussen alle relevante afdelingen om informatie direct beschikbaar te stellen wanneer dit nodig is. Zo kunt u een gegevensbibliotheek laten opzetten, waarin verschillende typen documenten en tal van aanvullende informatie kan worden opgeslagen.
4. Machtiging ondertekeningen. Met Entities bestaat de mogelijkheid juridische documenten eenvoudig te ondertekenen en in te dienen.
5. Met Diligent Entities kunt u makkelijk en snel de benodigde fomulieren elektronisch indienen bij de specifieke regelgevende instanties binnen toepasselijke rechtsgebieden over de gehele wereld.

In de boardroom
In een zakelijke omgeving die constant in ontwikkeling is, kan de juiste technologische infrastructuur in de boardroom een kader bieden dat nodig is voor good governance. Vanwege continu veranderende regelgeving kan zeer lastig zijn om een goed zicht te hebben op het entiteitsbeheer en de zakelijke governancebehoeften. Met de software voor entiteitsbeheer van Diligent kunt u echter uw doelstellingen met betrekking tot governance, risico’s en compliance optimaal beheren, monitoren en analyseren. U heeft bovendien de mogelijkheid de juiste oplossing voor entiteitsbeheer te koppelen aan de board portal. Diligent Entities kan dan ook naadloos geïntegreerd worden met andere Diligent-producten in de Governance Cloud en is zo de enige volledige governance-oplossing.