Europese bestuurders aan zet voor technologische update

Dit is het 9e, en laatste, artikel in de reeks over het Forresterrapport over de digitale kloof in het bestuur.

In opdracht van Diligent verrichtte onderzoeksbureau Forrester  een enquête bij 411 bestuurders en directieleden. Het rapport bevat tal van interessante vaststellingen, enquêteresultaten en suggesties.

In de vorige bijdragen kon u ondermeer lezen hoe Board Management software de raad van bestuur assisteert om zijn toezichtsrol beter uit te voeren, om een toekomstgericht duurzaamheidsbeleid te ontwikkelen, om onverwachte crisissen te pareren, om een end to end communicatie te voorzien, om een efficiënte werkrelatie te ontwikkelen met de secretaris-generaal, om brede verbetertrajecten op te zetten en om ten allen tijde veilig te kunnen communiceren…

We sluiten de artikelenreeks af met een focus op de to do’s voor de Europese bestuursraden.

Positieve vaststelling

We onthouden alvast dat Europese bestuurders qua algemene technologische maturiteit beter scoren dan hun Amerikaanse maar minder goed dan hun Aziatische collega’s. We stellen alleszins een groot bewustzijn en een oprechte bekommernis vast over het belang van een veilige bestuurscommunicatie. Niet enkel in Europa maar wereldwijd beseffen bestuurders de (cyber)risico’s maar al te goed. Maar het komt er nu vooral op aan om daar ook naar te handelen.

Werkpunten

Zo zijn bijvoorbeeld nog te weinig bestuurders van mening dat software voor bestuursmanagement (waarmee bijvoorbeeld documenten kunnen worden geannoteerd, gedeeld en overgedragen) efficiënter is dan hun huidige praktijk. Terwijl het toch voor de hand ligt dat een continue digitale beschikbaarheid van alle bestuursdocumenten de bestuurder veel gemakkelijker in staat stelt om een vergadering goed en grondig voor te bereiden. Daarnaast is ook slechts een ruim derde van de Europese bestuurders van mening dat een technologische oplossing de beste manier is om meer inzicht te verwerven in de grootste bestuurlijke risico’s.

Zou het kunnen dat vele Europese bestuurders nog te weinig op de hoogte zijn van de verschillende technologische mogelijkheden om efficiënt en snel te communiceren met de raad van bestuur? Zou het kunnen dat een efficiëntieverbetering van de raad van bestuur  nog in te veel ondernemingen maar een lage prioriteit krijgt? Of dat men daar liever investeert in de technologie en de digitale transformatie van de productie, het klantenbeheer en het management? En dat de raad van bestuur op het einde van de wachtlijn staat? Alleszins stof voor discussie.

Zelfevaluatie

Eigenlijk is dit rapport van Forrester ideale achtergrondlectuur voor de volgende evaluatie van uw raad van bestuur. We kunnen u hiervoor gemakkelijk enkele enquêtevragen voorstellen:

• Hoe groot is uw vertrouwen in e-mail?
• Hoelang mag de gevoelige, interne communicatie tussen bestuurders onderling en met het management volgens u nog via persoonlijke e-mails blijven verlopen?
• Vindt u dat er onmiddellijke berichtgeving met chatfunctionaliteit moet gebruikt worden voor de interne bestuurscommunicatie?
• Vindt u dat er meer geïnvesteerd moet worden in de beveiliging en de toegangscontrole van bestuursdocumenten?
• Vindt u dat er op bestuursniveau nood is aan bestuurssoftware die een actueel en grondig inzicht kan verschaffen in de grootste risico’s?
• Vindt u dat de raad metrics of criteria moet vastleggen om de eigen digitale maturiteit in beeld te brengen en desnoods op te drijven?

Transformatieproces

U bent het wellicht met ons eens dat digitale transformatie en disruptie de nieuwe drijvers van waardecreatie geworden zijn. Technologie moet dus steeds meer aandacht krijgen in de raad van bestuur.

Dit idee sluit mooi aan bij de inspanningen om de diversiteit in de samenstelling te verruimen. Diversiteit is immers meer dan geslacht of etnische/sociale achtergrond. Het gaat vooral om een breed pallet aan competenties en ervaringen. Bestuurders met een uitgesproken digitaal en technisch profiel zullen meer dan wie anders aandringen op investeringen in ICT. Zij zullen ook de traditionele informatiestromen in de raad zelf gemakkelijker in vraag stellen.

Ook zullen de instituten die bestuurdersopleidingen organiseren meer tijd en aandacht moeten besteden aan de cyberrisico’s die ook de raad van bestuur bedreigen. Het onderwerp cybersecurity zal noodzakelijkerwijs meer beleidsaandacht krijgen op de bestuursagenda. Dit kan enkel uitmonden in een grotere vraag naar snelle en veilige  enterprise governance systemen. Want vanuit hun controlerende en adviserende rol moeten bestuurders op de dag van vandaag zeker ook strategisch kunnen adviseren over digitale veiligheid. Desnoods moeten ze meteen maar ook een ‘digital governance committee’ oprichten.

Europese trend

Voor grote Europese ondernemingen is er misschien nog een bijkomend argument om als raad van bestuur de trein van de digitalisering niet te missen. Want de Europese Commissie kondigde met zijn “Company Law Package” in april 2018 een initiatief aan om het vennootschapsrecht, de bedrijfsvestiging en de fusies en overnames  te vereenvoudigen en om het gebruik van digitale technologieën in heel de levenscyclus van de vennootschap aan te moedigen. Daar is al enige tijd een ruime belangstelling voor maar de inspanningen waren tot nu toe vooral gericht naar de communicatie met de aandeelhouders.

De Europese Unie en de lidstaten leveren vele inspanningen om de oprichting en de internationalisering en zelfs de ontbinding van vennootschappen zo veel mogelijk te harmoniseren en te digitaliseren.  Er wordt alles aan gedaan om de administratieve lasten te vereenvoudigen en de digitale toegang tot de economische wetgeving te vergemakkelijken. Ook tussen de vennootschap en de administratie worden elektronische communicatie en digitale identificatie steeds meer de standaard. Verder zien we dat ook diverse startups in het domein van de #legaltech met nieuwe nuttige oplossingen komen aandraven.

Slotbedenking

We durven suggereren dat de raad en de bestuurders deze studie zouden aangrijpen om een belangrijke stap voorwaarts te zetten in de interne organisatie van het eigen functioneren. U kan het toch niet maken dat uw raad van bestuur zou achterblijven, met onveilige  e-mails en omslachtige samenwerkingsprocedures? We hopen dat het rapport de Europese bestuurders genoeg argumenten aangereikt heeft om eens “aan zichzelf” te denken…