Waarom is een goede relatie tussen uw bestuur en de General Counsel zo belangrijk?

Dit is artikel 5 in de reeks over het Forresterrapport over de digitale kloof in het bestuur.

De General Counsel in tijden van crisis

Terwijl ik dit blog schrijf, hoop ik van harte dat het goed gaat met uw bedrijf of organisatie. Dat u voldoende gekwalificeerde medewerkers heeft, dat uw producten of diensten de belangstelling krijgen die ze verdienen en dat inkoop, productie, verkoop, logistiek en administratie volgens planning verlopen. Kortom: dat alles op rolletjes loopt en al uw medewerkers op een ontspannen manier hun werk kunnen doen.

Tegelijkertijd weet ik dat dit zelden op alle vlakken het geval zal zijn, want elk bedrijf en elke organisatie krijgt op enig moment te maken met een kleine of grote crisis. Uit het onderzoek van Forrester Research* blijkt dat 30% van de ondervraagde Europese besturen in de afgelopen 2 jaar te maken heeft gehad met een crisis. Die kan ontstaan door een oorzaak van buitenaf, zoals een dreigende vijandelijke overname, een cyberaanval die het computernetwerk stillegt of importheffingen die grondstoffen onbetaalbaar maken. Een crisis kan ook binnen de organisatie ontstaan door bijvoorbeeld een gebrek aan deskundig personeel, financiële middelen of innovatief vermogen.

Soms kunt u een crisis zien aankomen, soms is er van de ene op de andere dag paniek. Wat voor soort crisis het ook is, op het moment suprême wordt van uw Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen daadkrachtig optreden gevraagd. Dat betekent onder hoge tijdsdruk beslissingen nemen over de toekomst van uw bedrijf of organisatie. Wat in gewone tijden al belangrijk is, wordt in tijden van crisis cruciaal. Dat geldt ook voor de relatie met de General Counsel. De leden van de RvB en de RvC kunnen immers alleen goed onderbouwde besluiten nemen als ze daarbij snel en deskundig worden geadviseerd door hun General Counsel.

Een goede basis

Voor een goede samenwerking tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen aan de ene kant en de General Counsel aan de andere kant zijn 2 dingen noodzakelijk:

• een goede persoonlijke relatie
• een goede administratieve basis die de samenwerking vergemakkelijkt.

Hoe u een goede persoonlijke relatie kunt onderhouden met uw General Counsel, weet u waarschijnlijk zelf al. Het helpt om regelmatig te overleggen, liefst in een open sfeer.

Wat betreft de administratieve basis is het wenselijk om uw bedrijfsadministratie tiptop op orde te hebben, met actuele gegevens van alle relevante kengetallen, goed beveiligd en toch gemakkelijk toegankelijk voor alle belanghebbenden. Op dat gebied valt er nog veel te verbeteren, aldus het Forrester-rapport*. Uit hun onderzoek blijkt namelijk dat de leden van de RvB en de RvC de software die ze gebruiken als weinig behulpzaam ervaren bij de besluitvorming in tijden van crisis. In sommige gevallen is zelfs sprake van hinder. In Europa missen de bestuurders vooral de mogelijkheid om op een gemakkelijke manier het beleid en de planning te evalueren. Het stroomlijnen van de vergaderingen en de besluitvorming verloopt dan vaak moeizaam.

Slimme software helpt

De administratieve problemen die bestuurders ervaren, kunnen worden opgelost met board management software die de bestuursprocessen van A tot Z ondersteunt. Een van de voorbeelden is Governance Cloud van Diligent dat wereldwijd al door meer dan 450.000 bestuurders en bestuursmedewerkers wordt gebruikt. Zij waarderen vooral de gestructureerde opslag van documenten, de gemakkelijke manier om zelf aantekeningen te maken in een eigen versie van elk document en de beveiligde onderlinge communicatie.

Naast het gebruik van een state-of-the-art board portal is het voor bestuurders van elke organisatie zinvol om voorbereidingen te treffen voor een eventuele crisis. Natuurlijk kunnen niet alle problemen worden voorzien, maar het is wel nuttig om tijdens een vergadering te inventariseren wat volgens de verschillende leden van de RvB en de RvC de belangrijkste bedreigingen zijn. Vervolgens kan, samen met de General Counsel, worden bekeken welke voorzorgsmaatregelen nodig zijn. Dat kan bijvoorbeeld gaan over het verzamelen van actuele gegevens van relevante parameters en het ontwerpen van een gebruiksvriendelijke presentatie, zodat bestuurders met een oogopslag inzicht krijgen in een bepaalde problematiek. Een dergelijke voorbereiding maakt het nemen van weloverwogen beslissingen in tijden van crisis gemakkelijker. Het versterkt bovendien de relatie tussen de RvB, de RvC en de General Counsel.

Meer weten?

Denkt u dat board management software uw RvB of RvC kan helpen bij good governance, onder gewone omstandigheden én in tijden van crisis? Kijk dan eens naar de video over Governance Cloud. Daar vindt u alle governance tools van Diligent die het bestuur van uw organisatie kunnen ondersteunen.

*Rapport Forrester Research

Forrester Research heeft in 2018 het wereldwijde gebruik van technologie voor overzicht op governance-kwesties, veilige communicatie en andere essentiële bestuurstaken onderzocht. De conclusie is dat Raden van Bestuur en Raden van Commissarissen nog onvoldoende gebruik maken van geavanceerde technologie. Lees het hele rapport hier.