Governance checklist helpt bestuur verbeteren

Dit is artikel 6 in de reeks over het Forresterrapport over de digitale kloof in het bestuur.

Uit een studie onder 411 bestuursleden van onderzoeksbureau Forrester in opdracht van Diligent blijkt dat veel organisaties niet genoeg inzicht hebben in governanceresultaten. Een governance checklist kan helpen om inzicht in de doelstellingen en de bereikte resultaten te verbeteren.

Als een bedrijf geen of geen deugdelijke corporate governance heeft en dus niet beschreven heeft wie wat controleert en welke bevoegdheden bij welk orgaan liggen, ontstaan er gegarandeerd problemen. Denk aan de problemen bij het Amerikaanse energiebedrijf Enron[i] of het boekhoudschandaal bij Ahold[ii]. Een ondeugdelijke governance kan leiden tot grote risicoschade of miljoenenverlies. Het is van levensbelang voor elke kleine en grote onderneming om de governance optimaal op orde te hebben.

Van levensbelang
Een governance checklist geeft punten weer waarop de board extra moet letten. Uit de Forrester-studie blijkt dat bestuursleden in het kader van governance met name behoefte hebben aan een oplossing voor:

1. Optimalisatie van bestuursmanagement, vooral in crisissituaties. Dertig procent van de bestuursorganen maakte in de afgelopen twee jaar een crisissituatie door, bijvoorbeeld pr- of juridische kwesties en datalekken.
2. Prestaties op het vlak van ESG (environment sustainable governance) met voorrang bijhouden. Bestuurders hebben behoefte aan technologie die benchmarking en zelfs het realtime bijhouden en promoten voor ESG-inspanningen mogelijk maakt.
3. Geoptimaliseerde vergadertijd. Bestuursleden willen hun tijd zo efficiënt mogelijk gebruiken en ervaren dat vergaderen vaak onnodig lang duurt.

Effectiviteit van corporate governance beleid
Iedere volwassen organisatie heeft in haar corporate governance beleid onderwerpen opgenomen als raadssamenstelling, cyberbeveiliging en interne communicatie. Dit beleid schept heldere kaders, niet alleen voor de board, maar ook voor aandeelhouders en andere belanghebbenden. Wat niet altijd even duidelijk is, is de effectiviteit van dat beleid. Wellicht is er ruimte voor verbetering en aanscherping van de governance.

Governance checklist
Bij het evalueren van de status van het bestaande corporate-governancekader van een onderneming is een governance checklist een handig instrument. De volgende vijf vragen zijn bedoeld om organisaties te helpen bij het analyseren en maximaliseren van de huidige governance. En het mooie is dat ze ook nog eens ingaan op de punten die in het rapport van Forrester als urgent naar voren komen.

1. Hoe divers is de raad van bestuur?

Een belangrijk element op de checklist is de diversiteit binnen de board. Een gevarieerde samenstelling van de raad van bestuur heeft volgens onderzoek een directe relatie met good governance. Zo blijkt uit onderzoek van de non-profitorganisatie Catalyst[iii] bijvoorbeeld dat bedrijven met veel leidinggevende vrouwen een hoger rendement op omzet behalen. Maar de hoeveelheid vrouwen bepaalt niet alleen de diversiteit binnen een board. Volgens vermogensbeheerder BlackRock[iv] nemen raden van bestuur met een grote diversiteit in expertise, ervaring, leeftijd, ras en dus ook geslacht betere beslissingen. Dit heeft een direct en positief effect op bedrijfsresultaten. Het is dan ook van cruciaal belang om scherp te letten op diversiteit in een board.

2. Is er een helder opvolgingsplan bij vertrekkende directeuren van C-suites?

Het tweede punt van de governance checklist is een goed en helder omschreven opvolgingsplan voor een executive of directeur van een C-suite. Om bij een onverwacht en verrassend vertrek van een bestuurslid niet overrompeld te raken, moet er een strategie zijn geformuleerd waarmee snel en adequaat gehandeld kan worden. Een belangrijk voordeel van dit tweede punt van deze governance checklist is volgens Ernst & Young[v] het feit dat een doordachte planning mogelijke neerwaartse druk op de aandelenkoers van een bedrijf bij een wissel in de board kan voorkomen. “Door langdurige en dure executive-zoekopdrachten te vermijden, kan een bedrijf de onzekerheid verminderen, het vertrouwen van investeerders in het bestuur vergroten en het moreel van de werknemers verbeteren”, aldus een analyse van Ernst & Young.

3. Is er een strategie voor risicobeheer?

Het derde punt van deze checklist betreft het beheersen van risico’s. Iedere organisatie heeft te maken met risico’s. Of het nu gaat om pr- of juridische kwesties, datalekken, de opkomst van een nieuwe concurrent, economische onzekerheid of veranderende branchevoorschriften, een voorbereiding hoe het hoofd koel te houden ten tijde van een crisis is een vereiste voor elke volwassen organisatie. Het is daarom van essentieel belang om na te gaan of het bestuur een strategie heeft opgesteld om de moeilijkste uitdagingen het hoofd te bieden en te overwinnen.

4. Zijn de gegevens van onze organisatie veilig?

Het vierde punt zoemt dieper in op een risico waarmee iedere organisatie in deze digitale tijd te maken heeft: cybersecurity. Cybersecurity en corporate governance zijn nauw met elkaar verbonden. Er zijn vijf manieren waarop de board de digitale beveiliging kan beheren:

• Accepteer de verantwoordelijkheid voor cyberbeveiliging.
• Stel verwachtingen voor het management bij.
• Analyseer de mogelijk potentiële blootstelling aan cyberrisico.
• Evalueer de huidige cyberbeveiligingspraktijken.
• Plan en repeteer.

Samen kunnen deze best practices ervoor zorgen dat raden van bestuur hun organisatie zo optimaal mogelijk beschermen tegen hackers en digitale inbrekers.

5. Hoe transparant is de board?

Het laatste punt van deze governance checklist is de mate van transparantie van de board. Is uw raad van bestuur open over zijn doelstellingen en hoe deze functioneert? Geeft het de aandeelhouders de informatie waar ze recht op hebben en wordt er eerlijk gerapporteerd over bedrijfsontwikkelingen? Door openheid te geven kunnen aandeelhouders beter beslissingen nemen over hun investeringen. En er is nog een reden waarom transparantie van de board op deze governance checklist staat: Hoe meer een bestuur openheid van zaken geeft, hoe betrouwbaarder het wordt – zowel intern als voor het publiek.

Bronnen

[i] The Guardian
[ii] NRC Handelsblad
[iii] Catalyst
[iv] Blackrock
[v] Ernst & Young