De corporate governance tool van Diligent

Als Company Secretary opereert u als spin in het web binnen uw organisatie. Voor een optimale ondersteuning van managers en bestuursleden biedt Diligent een alles-in-één governance tool: zo verkrijgt u met ons softwarepakket Governance Cloud een beter geïnformeerd overzicht van de compliance, een waterdichte digitale beveiliging en is een helder risicobeheer binnen uw organisatie verzekerd.

Governance Cloud biedt de volgende tools in één handig pakket waarmee informatievoorziening voor de Board Room efficiënter wordt en besluitvormingsprocessen beter voorbereid kunnen worden:

• Boards – het board portal
• Messenger – veilige communicatie
• Minutes – beter notuleren
• Evaluations – bestuursevaluaties
• Declarations – vereenvoudigde vragenlijsten
• Entities – beheer van entiteiten en dochterondernemingen
• Secure Meeting Workflow – bestuursvergaderingen voorbereiden in een beveiligde omgeving
• Nominations – zoekbare profielen van bestuurders en executives

Board portal
Alle corporate governance tools zijn te beheren via de centrale board portal. Papierloos vergaderen, waarbij alle gesprekken, documenten, agenda’s en contacten samen worden gebracht op één online locatie, die ook offline te gebruiken is en gesynchroniseerd kan worden met smartphones, tablets en laptops. Hierdoor is er 24/7 toegang tot alle data: bestuurders kunnen altijd en overal vragenlijsten invullen, vragen stellen, stemmen uitbrengen en notulen ondertekenen. Ook kunt u snel vergadermappen samenstellen, vergaderingen en kalenders beheren en de overall beveiliging van uw organisatie versterken. Wanneer een apparaat is kwijtgeraakt of gestolen, kan de Customer Success Manager de gegevens op afstand vergrendelen of wissen, zodat de informatie gegarandeerd vertrouwelijk blijft. Alle data worden opgeslagen in de beveiligde datacentra van Diligent.

Messenger
Veilig communiceren is een vereiste binnen iedere organisatie. Met de governance tool Messenger van Diligent verstuurt uw bestuurslid of manager alle berichten en bijlagen niet via e-mail, maar binnen een beveiligd gesloten circuit. De tool biedt geavanceerde functies, waarmee gebruikers eenvoudig en probleemloos kunnen communiceren. Zo biedt Messenger de mogelijkheid groepen en contactpersonen in te stellen, net zoals de bekende e-mailservices. Een beveiligd privékanaal kan ook worden ingesteld. Ook kan er verificatie bij aanmelding worden ingesteld, berichten bewaard worden en biedt een doorzoekbaar archief de mogelijkheid berichten te archiveren en op elk moment met de zoekfunctie informatie terug te vinden.

Minutes
Een essentieel onderdeel van moderne governance is het verzorgen van de notulen: notuleren is niet verplicht voor bestuursvergaderingen, maar wel belangrijk!Met Diligent Minutes heeft u een end-to-end governance tool in huis: met deze software stroomlijnt u het notuleringsproces voor, tijdens en na de bestuursvergadering. Data en onderwerpen van de vergadering worden automatisch toegevoegd aan het sjabloon voor notulen. Er kunnen eenvoudig actie-items mee worden toegewezen en bestuursleden kunnen hiervan gemakkelijk op de hoogte worden gebracht. Notulen kunnen bovendien worden geëxporteerd naar Microsoft Word en worden geïmporteerd voor de volgende vergadering, voor bespreking en goedkeuring in een beveiligde omgeving.

Evaluations
Met zelfevaluatie van het bestuur worden werkwijze, beleid, bestuur en processen binnen een organisatie met regelmaat onder de loep genomen. Een juiste governance tool voor dit proces is dan ook voor iedere corporate van groot belang. Evaluations van Diligent is de governance tool voor het effectief uitvoeren van de broodnodige evaluaties. Verkrijg een duidelijk overzicht van de status van vragenlijsten en de mogelijkheid om eenvoudig deadlines voor inzending in te stellen. Verwerk zelf minder gegevens dankzij de automatische rapportage van gemiddelden. Raadpleeg gemakkelijk aanvullende informatie en bijlagen en vul de vragenlijsten overal ter wereld in op telefoon, tablet of computer.

Declarations
Verzamel alle compliancegegevens van bestuurders en leidinggevenden in onze handige governance tool Declarations, een beveiligde online locatie die u in realtime kunt beheren. De module biedt eenvoudig aanpasbare functies die u nauwkeurig kunt afstemmen op bestuurders, zodat u resultaten snel kunt verwerken. In combinatie met onze online rapportages kunnen beheerders tijd besparen, de kans op fouten beperken en een beter gestroomlijnd proces bieden voor iedereen. Declarations biedt de mogelijkheid bij vragen naar aanvullende informatie door te linken en bijlagen te maken zodat bestuurders de gegevens kunnen inzien en vragenlijsten sneller en gemakkelijker kunnen invullen.

Entities
Diligent Entities is onderdeel van de moderne governance software van Diligent en helpt uw organisatie te voldoen aan alle lokale en internationale regelgeving. Het is een geïntegreerde oplossing voor entiteitsbeheer, waarmee alle data van dochterondernemingen kunnen worden opgeslagen en bijgehouden om een ‘single source of truth’ op te zetten voor alle entiteitsgerelateerde informatie. Entities biedt de mogelijkheid procesketens te automatiseren, de organisatie in kaart te brengen, ondertekeningen te machtigen en makkelijk en snel benodige fomulieren elektronisch in te dienen bij de specifieke regelgevende instanties binnen toepasselijke rechtsgebieden over de gehele wereld.

Secure meeting workflow
Als company secretary dient u het proces van het samenstellen, verspreiden en beheren van bestuursmaterialen te beveiligen en te automatiseren. Secure meeting workflow is de governance tool van Diligent waarmee u uitgebreide mogelijkheden heeft voor communicatie, beveiliging, compliance en efficiëntie. Het biedt een sterke versleuteling, gedetailleerde toegangscontroles en de mogelijkheid om grondige audits uit te voeren. Bestuursleden communiceren via een volledig besloten netwerk in de cloud, dat losstaat van het zakelijke e-mailnetwerk en niet zichtbaar is voor de IT-afdeling. Met één muisklik kunnen documenten worden gepubliceerd.

Diligent Nominations
De laatste governance tool van Diligent is Nominations. Deze tool geeft toegang tot de grootste dataset ter wereld: doorzoek maar liefst 125.000 profielen en uitgebreide biografieën van bestuurders en executives. Met een paar muisklikken kan de meest geschikte potentiele kandidaat voor de C-suite worden gevonden. Met Nominations krijgt de benoemingscommissie bovendien direct inzicht in de samenstelling van het bestuur en kunnen ze die vergelijken met die van hun concurrenten. Een gedetailleerd overzicht maakt alle factoren die van invloed zijn op de effectiviteit van het bestuur, zoals diversiteit op het gebied van sekse en leeftijd, relaties tussen bestuurders en de hoeveelheid nevenfuncties van bestuurders zichtbaar. Nominations wordt, net als alle overige governance tools, rechtstreeks in het Diligent-platform geïntegreerd.