Wat maakt end-to-end governance tools zo waardevol?

Dit is artikel 4 in de reeks over het Forresterrapport over de digitale kloof in het bestuur.

Wereldwijd maken veel Raden van Bestuur en Raden van Commissarissen gebruik van technologische hulpmiddelen om hun bestuurlijke proces zo efficiënt mogelijk te organiseren, zo blijkt uit onderzoek van Forrester Research*. In het rapport staat ook dat slechts een beperkt aantal bedrijven en organisaties gebruik maakt van de zogenaamde end-to-end governance tools, ofwel board management software. Gezien de gevoeligheid van de onderwerpen die de RvB’s en de RvC’s bespreken en de vele vertrouwelijke documenten die worden gedeeld, is deze situatie verre van ideaal. Juist het gebruik van board management software en governance tools zorgt voor een veilige omgeving en efficiënte hulpmiddelen om het bestuurlijke proces van A tot Z goed te organiseren, tot ver buiten de boardroom.

Over elke stap nagedacht

Het grote voordeel van board management software, zoals Governance Cloud van Diligent, is dat deze software gebaseerd is op gedetailleerde inzichten in de behoeften van bestuurders en bestuursmedewerkers. Diligent werkt hiervoor nauw samen met klanten wereldwijd. Op basis van deze kennis is voor elke behoefte afzonderlijk een gemakkelijk toepasbare technische tool gemaakt. Vervolgens zijn alle verschillende onderdelen geordend in een overzichtelijke structuur, waarmee eenvoudig informatie te vinden én te bewerken is. Zo heeft Diligent gekozen voor de bestuursvergaderingen als kapstok. Dat betekent dat per bestuursvergadering alle relevante gegevens en documenten te vinden zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de agenda, met per agendapunt de relevante stukken, een lijst met aanwezige leden van de RvB of RvC, en na afloop de notulen. Zijn er stemmingen geweest, dan zijn ook die gemakkelijk terug te vinden bij de vergadering. En zijn er belangrijke beslispunten tussen de vergaderingen door, dan kan daarvoor een digitale stemming plaatsvinden.

Heeft een van de leden voorafgaand aan de vergadering opmerkingen bij een bepaald document, dan kan hij die in een eigen versie van het document plaatsen. Vervolgens kan hij per opmerking bepalen met welke leden van zijn RvB of RvC hij die wil delen. Op die manier kunnen onduidelijkheden al voor de vergadering worden opgelost. Een ander voordeel is dat nog kort voor de vergadering geactualiseerde rapporten kunnen worden verstuurd, die automatisch in de betreffende vergadermap terecht komen. Met governance tools kunnen de leden van de RvB en RvC dus altijd over de meest recente gegevens beschikken, en dat is essentieel voor weloverwogen beslissingen.

Dat is een grote verbetering ten opzichte van de constatering van Forrester: in hun rapport geven ze aan dat 76% van de Europese bestuurders vergadert met gegevens die minimaal een week oud zijn. Kortom: de voorbereiding van vergaderingen wordt met governance tools eenvoudiger en professioneler. De ervaring van onze klanten is dan ook dat Governance Cloud de bestuursvergaderingen optimaal faciliteert.

Communiceren in een veilige omgeving

Een ander voordeel van governance tools als Governance Cloud van Diligent is de beveiligde communicatieomgeving. Dat betekent dat leden van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen voor hun bestuurswerk geen gebruik meer maken van hun gewone e-mail en van gewone messengerdiensten, maar dat ze alleen via de berichtendienst Messenger in Governance Cloud hun collega’s uit de Raad benaderen. Dat is een groot voordeel van een end-to-end oplossing; dat alle processen van A tot Z zijn geregeld, en niet alleen de opslag van gegevens.

Met Messenger, de module voor beveiligde communicatie in de board management software, wordt voorkomen dat documenten uit een beveiligd opslagsysteem alsnog in verkeerde handen kunnen vallen door ze te versturen per email, of dat een vertrouwelijke discussie via een gewoon chatprogramma op straat komt te liggen. Met een end-to-end systeem wordt ook de kans op e-mailoplichting aanzienlijk verkleind. Denk bijvoorbeeld aan het recente geval van oplichting dat onlangs aan Pathé ettelijke miljoenen heeft gekost.

Online en offline werken met governance tools

De gegevens van alle governance tools bevinden zich in een streng beveiligde omgeving in de cloud. En hoewel de omgeving streng beveiligd is, is inloggen snel en gemakkelijk met vingerafdruk of wachtwoord.

De leden van de RvB of RvC die Governance Cloud of een andere board management software gebruiken, kunnen toegang krijgen tot hun gegevens via hun smartphone, tablet, laptop of computer. Ze kunnen de verschillende documenten offline te bewerken. Zodra het betreffende device dan weer met internet verbonden is, worden de versies automatisch gesynchroniseerd.

Begin goed met end-to-end oplossing

Zoals bij elk nieuw systeem vraagt ook werken met Governance Cloud of een andere board management portal om een goede introductie. Om een idee te krijgen van wat Governance Cloud inhoudt kunt u hier de video bekijken. Het gebruik is weliswaar eenvoudig, maar iemand moet het een keer uitleggen. Dat is bij Diligent goed geregeld. Alle leden van de RvB en RvC van een nieuwe klant krijgen een introductietraining in het Nederlands of het Engels om wegwijs te worden in de software. Dat kan live of via een conference call. Juist deze goede introductie zorgt ervoor dat de betrokkenen vanaf het begin het systeem goed leren kennen, en dus optimaal gebruik kunnen maken van alle mogelijkheden. Deze manier van werken zorgt voor een grote sprong voorwaarts in de slagkracht van het bestuur bij de introductie van een board portal.

Natuurlijk is bij Diligent ook de nazorg goed geregeld. Zijn er na de introductie nog vragen, dan kan elke klant contact opnemen met de eigen Customer Succes Manager, die exact op de hoogte is van de specifieke behoeften van de betreffende organisatie. Daarnaast is 24/7/365 een Nederlandstalige en Engelstalige Supportlijn beschikbaar voor vragen en problemen. En komt er een nieuw lid in de RvB of RvC, dan kan zij/hij gemakkelijk worden toegevoegd aan de relevante comités, en natuurlijk krijgt de betreffende persoon ook een training.

Continue verbeteren

De governance tools en board portal van Diligent worden inmiddels gebruikt door 450.000 bestuurders en bestuursmedewerkers wereldwijd. De behoeften en feedback van deze gevarieerde groep sturen ons toegewijde team van board portal experts bij de verdere ontwikkeling van onze software. Ons Productteam is altijd op zoek naar nieuwe technische oplossingen. Dankzij deze inspanningen blijft Diligent de toonaangevende board portal. Dat waarderen onze klanten, zoals blijkt uit onze klantenretentie van 98%.

*Rapport Forrester Research: Het onderzoek van Forrester Rearch gaat over het wereldwijde gebruik van technologie voor overzicht op governance-kwesties, veilige communicatie en andere essentiële bestuurstaken. De conclusie is dat Raden van Bestuur en Raden van Commissarissen nog onvoldoende gebruik maken van geavanceerde technologie. Lees het hele rapport over de digitale bestuurskloof hier.