Het probleem met andere board portals

Veel van de huidige bestuurders weten nog hoe zij vroeger bestuurszaken afhandelden in rokerige bestuurskamers met stapels papier voor hun neus. Tijdens de jaren 1990 begon dat allemaal te veranderen met de introductie van de world wide web. Het duurde niet lang voordat computers een hoofdrol gingen spelen in huishoudens over de hele wereld. Het vernuft van het internet sprak enorm tot de verbeelding van zowel mensen thuis als bedrijven overal ter wereld. Deze nieuwe technologie zou werk en leven gemakkelijker, sneller en goedkoper maken. Er ontstonden talloze ideeën en IT-specialisten gingen de uitdaging aan. De technologie was volop in ontwikkeling en grote ondernemingen zagen hun kans schoon om een voorsprong te nemen op de concurrentie.

Het duurde niet lang voordat de technologische innovaties ook doordrongen tot de omgeving van particulieren, non-profit- en overheidsorganisaties. De besparingen op het gebied van materiaal, tijd en arbeid waren vele malen groter dan de investeringen in computersoftware en -hardware die ondernemingen hiervoor moesten doen.

De vroegste technologieën waren slechts een voorbode van de mogelijkheden die nu voor ondernemingen open lagen. Bestuurders keken halsreikend uit naar manieren om hun bestuurswerk te stroomlijnen en de stapels papier kwijt te raken die zij elke keer moesten doorwerken. Diligent was al actief vanaf de allereerste introductie van software voor board portals. Board portals waren en zijn nog altijd het antwoord. Bestuurders overal ter wereld zijn het tegenwoordig met elkaar eens dat ze van essentieel belang zijn voor hun werk.

Helaas komen veel executives en bestuurders er achter dat niet elk board portalproduct doet wat het belooft. En wat nog teleurstellender is, is dat board portals lang niet altijd voldoende functionaliteit bieden. Veel gebruikers geven aan dat ze bepaalde functies missen.

Diligent luisterde niet alleen naar de vraag wat board portals zouden moeten kunnen, maar keek ook naar wat executives en bestuurders willen en wat zij van  board portals verwachten.

Wat is er mis met andere board portals?

Andere board portals omvatten veel van de algemene bestuurstaken, maar leveranciers ervan vergaten verder te kijken naar mogelijke innovaties. Dergelijke board portals werken binnen sommige branches redelijk goed, maar zijn volledig ongeschikt voor andere branches.

Bedrijven die andere borad portalsoftware ontwikkelen, blijven achter doordat hun softwareontwikkelaars niet hebben gedacht aan de functies die bestuurders gebruiken en nodig hebben. Onderzoek en ontwikkeling vergt tijd en geld, om vervolgens de juiste functies en producten te kunnen creëren die zich onderscheiden van de concurrentie. Diligent investeert fors in het ontwikkelen van software voor de besturen van vandaag de dag, met oog voor de behoeften van de toekomst.

Connectiviteit en toegankelijkheid zijn een ander wezenlijk probleem voor executives en bestuursleden die veel onderweg zijn. Deze mensen willen niet afhankelijk zijn van een wifi-verbinding voor het doornemen van documenten. Hoe kunnen drukbezette executives hun agenda beheren zonder een intuïtieve en gebruiksvriendelijke portal? Andere bedrijven die board portals ontwikkelen, maken trainingen niet altijd makkelijk of mobiel, waardoor gebruikers de functionaliteit vaak niet goed kunnen gebruiken.

Weet u wat er vervolgens gebeurt? Bestuurders zijn weer stapels papier aan het doorspitten. Precies datgene waar ze geen zin meer in hadden. En natuurlijk hebben de aanbieders van veel andere board portals een telefonische klantenservice, maar daar hebt u niets aan wanneer u buiten kantoortijden, in het weekend of op feestdagen een probleem hebt met de software. Of nog erger: u krijgt iemand aan de lijn die onvoldoende kennis heeft om u van dienst te kunnen zijn.

In de begintijd van board portals waren er nog niet zoveel zorgen rondom cyberveiligheid. Maar gezien de huidige ontwikkelingen zullen we in de toekomst steeds vaker te maken krijgen met hacken, spionage, diefstal en afpersing. Door dergelijke praktijken wordt de beveiliging van board portals ter discussie gesteld. Hoe weten we zeker of ze veilig zijn? Zijn ze echt zo goed beveiligd als wordt beweerd?

Hoe Diligent u het hoogste rendement biedt voor uw investering in een board portal

Diligent was in 2001 al een voorloper met een van de eerste versies van een board portal. Met het verstrijken van de tijd is Diligent alleen maar innovatiever geworden en weten we de concurrentie altijd ruimschoots voor te blijven door het verbeteren van de productiviteit en efficiëntie van ons productaanbod. Iets wat bij concurrenten over het algemeen achterblijft. De huidige ondernemingswereld blijft zich snel ontwikkelen op belangrijke gebieden zoals governance en cyberveiligheid. Diligent is toonaangevend met de meest complete board portal op de markt.

Diligent heeft de oplossing voor de vijf belangrijkste vraagstukken voor besturen

De board portal van Diligent is ontworpen rondom de vraagstukken die voor executives en bestuurders het belangrijkst zijn. Onze klanten hebben beveiliging, implementeerbaarheid, reputatie en service, governance en functionaliteit genoemd als de belangrijkste innovaties op hun wensenlijstje. Kijk wat we doen om onze software te verbeteren zodat deze aan de behoeften van besturen voldoet, en deze zelfs overtreft.

1. Beveiliging

Beveiliging beheerst de gedachten van leiders binnen elke branche. We weten dat hackers over steeds geraffineerdere middelen beschikken om beveiligingslagen binnen te dringen met als doel het stelen van gegevens voor criminele doeleinden. Diligent gebruikt ultramoderne beveiligingsmethoden en encryptie om de gevoelige gegevens van uw bestuur te beschermen. Om hun portal te beschermen, dwingen dergelijke systemen gebruikers vaak tot extra stappen die tijd en geld kosten. Diligent maakt gebruik van de strengste beveiligingsmaatregelen. Hierbij krijgt elke gebruiker een unieke set sleutels die hun gegevens beschermt zonder dat dit ten koste gaat van de gebruiksvriendelijkheid.

Diligent gebruikt minimaal 128-bits codering op alle mogelijke punten, inclusief de eigen datacenters, tijdens overdrachten en op de apparaten van gebruikers. Of deze zich nu online of offline bevinden: de bestuursdocumenten van bedrijven zijn absoluut veilig. Diligent is meermaals ISO 27001 gecertificeerd voor zijn zorgvuldige en veelzijdige beveiligingssystemen.

Om beveiligingslekken te voorkomen en om voorbereid te zijn wanneer een hacker toch door de zwaarste beveiligingsmaatregelen weet te breken, voert Diligent regelmatig simulaties uit van gegevensdiefstal, om zo mogelijke zwakke punten of ingangen voor virussen te detecteren. Bovendien voeren IT-experts regelmatig (minimaal eens per jaar) op alle niveaus penetratietests uit. Daarnaast voert Diligent maandelijks geautomatiseerde penetratietests op de toepassing uit en wekelijkse tests op kwetsbaarheden.

2. Implementeerbaarheid

Met implementeerbaarheid bedoelen we dat alle beheerders en eindgebruikers in staat moeten zijn om alle functies van onze board portal te gebruiken. Maar we beseffen uiteraard dat iedereen over een verschillend niveau van technische kennis beschikt. Diligent biedt daarom diverse soorten en vormen van training aan, zodat er altijd een training is die aansluit bij de behoeften van de betreffende eindgebruiker. Onze medewerkers geven onbeperkte een-op-een of persoonlijke training zodat onze klanten alle bijzondere functies van de portal met vertrouwen kunnen gebruiken. Gebruikers die meer tijd nodig hebben om vertrouwd te raken met het programma, bieden wij graag de mogelijkheid van samenwerking om binnen twaalf maanden volledig papiervrij te werken. Vanzelfsprekend op een tempo dat voor hen prettig is.

Bestuurders die de portal met vertrouwen gebruiken, blijven loyaal aan onze producten omdat ze weten dat ze het programma goed beheersen en nieuwe functionaliteit en wijzigingen makkelijk onder de knie krijgen met de ondersteuning van onze trainingsmedewerkers. Daarom is Diligent trots op een klantbehoud van 98%, het hoogste retentiepercentage binnen de board portalsector.

3. Reputatie en dienstverlening

Diligent werd opgericht in de beginjaren van de grote technologische groei en heeft inmiddels meer dan 15 jaar ervaring op het gebied van governance en technologie. Veel van de toonaangevende bedrijven vertrouwen op de board portal van Diligent. Dit zijn zowel bedrijven uit de publieke als private sector, zoals financiële instellingen, hoger onderwijs, gezondheidszorg, ziekenhuizen, ouderenzorg en diverse andere branches.

Onze klanten vertrouwen op onze professionele, zorgvuldige klantenservice die 24 uur per dag, 7 dagen per week, elke dag van het jaar voor hen klaarstaat. We zijn er trots op te kunnen zeggen dat klanten die ons bellen nooit in de wacht worden gezet of een ingewikkeld menu moeten doorlopen om te worden geholpen. Leiders binnen de industrie hebben onze klantenservice bekroond met verschillende prijzen, zoals:

• Klantenserviceteam van het jaar, Annual American Business Awards (vier jaar op rij)
• Meest klantvriendelijk bedrijf van het jaar, Best in Biz Awards (drie maal)
• Klantenservice-executive van het jaar, Chief Revenue Officer Jeff Hilk
• Erkenningsprogramma voor uitmuntende klantenservice 2017, Frost & Sullivan
• 2016 Asia-Pacific Gold Stevie Award voor Innovatie in management, planning en uitvoering van klantenservice

4. Governance

Voortdurend veranderende en nieuwe wet- en regelgeving betekenen grotere verantwoordelijkheden voor bestuurders. Onze board portal stelt executives, bestuursleden en commissieleden in staat om, buiten bestuursvergaderingen om, onderweg samen te werken zodat ze hun werk sneller en efficiënter kunnen uitvoeren. Bestuurders waarderen ook de uitgebreide bibliotheek met eenvoudig te doorzoeken documenten die Diligent biedt. Onlangs nog heeft Diligent als antwoord op de behoefte aan betere toegang voor het uitvoeren van belangrijke, maar tijdrovende compliancetaken voor besturen een nieuwe, volledig geïntegreerde oplossing voor bestuurders en leidinggevenden (D&O) geïntroduceerd. Deze softwareoplossing is een aanvulling op de reeds bestaande vragenlijsten voor bestuurders en leidinggevenden. Diligent heeft deze functionaliteit ontwikkeld als aanvulling op veel van de algemene board portalfuncties zoals het ondertekenen van documenten, stemmen en veilig delen van notulen.

Ondernemingen zijn daarnaast tevreden over de voortdurende ontwikkelingen en verbeteringen op het gebied van governance en best practices. Het Diligent-team blijft altijd up-to-date op het gebied van nieuwe wet- en regelgeving om besturen te helpen compliance te garanderen bij een veranderende governance.

5. Functionaliteit

Veel bestuurders hebben zitting in meerdere besturen. Diligent geeft hen toegang tot materiaal van alle besturen door middel van aanmelden met Touch ID. Bestuurders en executives reizen regelmatig en daarom heeft Diligent functionaliteit ontwikkeld om gegevens tussen verschillende elektronische apparaten te synchroniseren, zodat gebruikers overal toegang hebben tot actuele informatie. Ze hebben bovendien zowel online als offline toegang tot hun vergadermappen, waardoor ze hun tijd veel beter kunnen indelen.

Gebruikers hebben volledige controle over hun informatie doordat de board portal gebruikers de mogelijkheid biedt alle notities en aantekeningen zowel automatisch als on demand te archiveren of verwijderen.

Diligent weet dat ondernemingen steeds vaker wereldwijd actief zijn en om die reden zijn onze apps beschikbaar in acht talen en breiden we dit aantal voortdurend uit om te voldoen aan de behoeften van onze klanten.

Niets is vervelender dan een app die tijdens het uitvoeren van updates langzamer wordt. Dankzij de Diligent-portal kunnen gebruikers tijdens updates op normale snelheid blijven werken.