Ja of nee? Hoe omgaan met twijfel over een board portal

Zullen we nu wel of niet overstappen naar een board portal? Die vraag speelt bij veel multinationals, MKB-bedrijven en non-profit organisaties. Aan de ene kant zien de leden van de Raad van Bestuur en hun medewerkers de voordelen van zo’n softwareplatform dat bijdraagt aan Modern Governance. Een streng beveiligde omgeving waarin alle betrokken op een efficiënte manier kunnen werken met alle informatie voor de Raad van Bestuur die heel overzichtelijk is opgeslagen, dat klinkt aanlokkelijk. Aan de andere kant zien ze op tegen de overstap naar een ander systeem. En natuurlijk spelen ook de kosten een rol, want is zo’n investering wel de moeite waard?

Bij Diligent juichen we dit soort vragen toe. We zijn blij als potentiële klanten goed nadenken en ons laten weten waarover ze twijfelen. Dan kunnen we ingaan op hun kritische vragen en gedetailleerde antwoorden geven of voorbeelden laten zien.

In dit blog helpen we u op weg om uw eigen kritische vragen te formuleren. Die kunt u vervolgens stellen aan elke board portal-leverancier met wie u in gesprek bent. Immers, pas als echt alle vragen van uw bedrijf of organisatie zijn beantwoord, heeft u voldoende informatie om zelf een goed onderbouwde en weloverwogen beslissing te kunnen nemen. En een volmondig JA van alle betrokkenen is de beste basis voor een succesvolle introductie van de board portal van uw keuze.

Twijfelen over de functionaliteit van een board portal

Wat maakt een bepaalde board portal nou zo efficiënt? En hoe zou dat werken in uw bedrijf of organisatie? Bij de keuze voor een board portal gaat het erom dat u zich zo concreet mogelijk voorstelt hoe u hiermee in uw situatie aan de slag gaat, nu en in de toekomst. Is het bijvoorbeeld mogelijk om overal ter wereld, op elk tijdstip en op verschillende manieren in te loggen, bijvoorbeeld met computer, laptop en smartphone?

Heeft u genoeg aan de standaardfunctionaliteiten? Of zijn er aanvullende modules die uw organisatie verder kunnen helpen? En sluiten alle modules goed op elkaar aan? De belangrijkste redenen om te kiezen voor een board portal is efficiënter werken, dus denk goed na over uw wensen. Praat daarover met alle mensen die de board portal gaan gebruiken, zoals de leden van de RvB, de Company Secretary en de General Counsel.

Twijfelen over de veiligheid van een board portal

Hoe staat het met de veiligheid? Deze vraag krijgen onze sales-mensen vaak. Dat is logisch in deze tijden waarin hackers op steeds geavanceerdere manieren weten binnen te dringen in allerlei IT-systemen, zelfs die van gerenommeerde bedrijven. We raden u aan om samen met uw IT-afdeling na te denken over alle beveiligingskwesties die voor u van relevant zijn. Bijvoorbeeld praktische onderwerpen zoals versleuteling en toegangscodes van het systeem, of organisatorische aspecten als een screening op integriteit van de IT’ers bij board portal-leveranciers, het inschakelen van derde partijen of de gewenste certificering. Neem de tijd alle IT-aspecten te inventariseren die bij u van belang zijn.

Twijfelen over de introductie van een board portal

Is het werkelijk zo eenvoudig om te leren werken met een bepaalde board portal? En hoe wordt de introductie georganiseerd? Veel medewerkers hebben minstens een slechte ervaring met een nieuw IT-systeem. Het gevolg was meestal dat er meer tijd, meer moeite en meer geld geïnvesteerd moest worden dan in eerste instantie was voorgespiegeld. Bedenk daarom vooraf welke aspecten voor uw bedrijf cruciaal zijn bij de introductie van een board portal en de nieuwe manier van werken. U kunt natuurlijk ook vragen om referenties van bestaande klanten.

Twijfelen over service en reputatie

Hoe is de service na de introductieperiode van de board portal? En hoe zit dat buiten kantooruren? Komt de leverancier zijn beloftes na? Niets is zo vervelend als een bedrijf met een slecht bereikbare of slecht functionerende klantenservice, zeker bij een board portal. Die heeft immers als doel om efficiënt te kunnen werken. Informeer daarom niet alleen naar de bereikbaarheid van de klantenservice, maar vraag ook hoe snel problemen worden opgelost. En informeer naar de resultaten van klanttevredenheidsonderzoeken.

Twijfelen over de winst en de investering

Een board portal is een investering, dus moet het ook wat opleveren. Wat is voor u de meerwaarde dat leden van de RvB zich gemakkelijker en sneller kunnen voorbereiden, en dat ze nooit hoeven te zoeken naar de meest actuele documenten? Hoeveel tijdwinst en rust levert een board portal op aan ondersteuners als de General Counsel en de Company Secretary? En kiest u voor een losstaand IT-platform als board portal, hoeveel minder werk heeft uw IT-afdeling dan aan onderhoud en beveiliging?

Tot nu toe hebben we veel afzonderlijke aspecten van een board portal benoemd. Die zijn belangrijk, maar uiteindelijk gaat het om het totaalplaatje, net als bij de keuze van een auto of een maxicosi. Misschien is de belangrijkste vraag dan ook: Past een board portal bij de manier van besturen van uw bedrijf?

Board portal van Diligent

Governance Cloud van Diligent wordt wereldwijd gezien als een van de veiligste board portals met een uitgebreid palet aan modules om een systeem op maat samen te stellen. Die modules worden allemaal in eigen huis ontwikkeld, dus ze sluiten allemaal naadloos op elkaar aan. We hechten veel waarde aan gebruiksgemak, dat betekent dat iedereen na een goede introductie gemakkelijk met onze producten kan werken. Zijn er onverwachts problemen, dan is onze klantenservice is 24 uur per dag, 7 dagen per week en 365 dagen per jaar bereikbaar. Alle servicemedewerkers doen hun uiterste best voor een snelle oplossing, bijvoorbeeld als u een meeting heeft en niet kunt inloggen.

Anno 2020 zijn al meer dan 650.000 gebruikers wereldwijd enthousiast over ons product en onze service. De klantentrouw van Diligent is dan ook groot.

Kijk hier voor meer informatie of vraag vrijblijvend een demo aan van Governance Cloud. Heeft u vragen? Neem dan contact met ons op, we beantwoorden ze graag.