Meer informatie en vaker: waarom digitalisering essentieel is voor Modern Governance

‘Ontwrichting’ is al een paar jaar een belangrijk thema in het bedrijfsleven. Razendsnelle technologische vooruitgang in combinatie met veranderende consumentenvoorkeuren en waarden hebben ertoe geleid dat bedrijven instappen in programma’s voor digitale transformatie die zijn bedoeld om de bedrijfsvoering wendbaarder te maken en meer slagkracht te bieden. Die initiatieven zijn echter maar zelden afkomstig vanuit het bestuur. 

De historische formaliteit rond bestuurszaken en nauwe banden met juridische afdelingen hebben geleid tot een ‘business-as-usual’-houding. Daardoor is governance grotendeels een traditionele activiteit gebleven, die nauw is verweven met een driemaandelijkse cyclus en ogenschijnlijk is geïsoleerd van de snelle transformatie die in de rest van de organisatie plaatsvindt. 

COVID-19 heeft de kussens behoorlijk opgeschud en systemische ontwrichting hoog op de bestuursagenda geplaatst. De pandemie heeft verandering aangejaagd en een mandaat geboden voor wendbaarder en dynamischer toezicht op het tempo dat de organisatie vereist. 

Vanuit een operationeel perspectief werd bestuursraden hun kans ontnomen om fysiek samen te komen op een moment waarop razendsnelle en weloverwogen besluitvorming van groot belang was. Bestuurders – en de rest van de organisatie – werden gedwongen om digitale alternatieven voor bekende processen te gebruiken. Vergaderingen vonden virtueel en vaker plaats doordat besturen door dagelijkse veranderingen continu hun executives moesten ondersteunen. Het betekende ook dat besturen sneller informatie moesten ontvangen – radicaal anders dan de nauwgezet samengestelde driemaandelijkse documentatie – met een al even hoge eis ten aanzien van nauwkeurigheid en volledigheid. 

In strategisch opzicht is de noodzaak van effectief leiderschap nooit sterker geweest. Naast de directe gezondheidscrisis breidde de rol van het bestuur uit. Ook werd deze diverser doordat de pandemie tot meer zorg over bredere maatschappelijke en milieutechnische kwesties leidde. Bestuurders moeten zich daardoor inzetten om hun kennis en inzicht over veel meer zaken te vergroten doordat het kapitalisme van belanghebbenden een hoofdrol krijgt onder beleggers en in de bredere maatschappij. 

Zo ondersteunt digitalisering Modern Governance 

Modern Governance is de evolutie van leiderschap, bestuur en operationele handelswijzen om duurzame prestaties aan te jagen en het vertrouwen van belanghebbenden te vergroten. De methodiek combineert technologie, inzichten en processen om transparantie in de organisatie te ondersteunen en stelt bedrijven in staat om effectief te reageren op de diverse en vaak onverwachte knelpunten waarmee zij te maken krijgen. 

Zo kunnen bestuurders dankzij digitale hulpprogramma’s die essentiële bestuursactiviteiten, zoals het voorbereiden van vergaderingen en het gebruik van software voor virtuele vergaderingen, ondersteunen, vaker vergaderen en veilig communiceren. De tijd waarin persoonlijke assistenten agenda’s op elkaar moesten afstemmen om bestuurders vier keer per jaar bijeen te laten komen, ligt ver achter ons. Een bestuurder kan nu een effectief bijdragen leveren – waar hij of zij zich ook bevindt. 

Bestuurders gaan bovendien beter geïnformeerd een vergadering in. Door een rapportinfrastructuur te ontwikkelen die zorgt dat informatie ongehinderd vanuit het bedrijf bij het bestuur komt, kunnen toezichthouders nauwkeurige en realtime gegevens bieden die betere besluitvorming ondersteunen en bestuurders een totaaloverzicht van het bedrijf bieden. Digitalisering neemt bovendien de administratieve druk op de Corporate Secretary weg en zorgt dat er meer kostbare tijd overblijft voor activiteiten met een hogere waarde dankzij de automatisering van gegevensverzameling en -analyse. 

Beveiliging als pijler van Modern Governance 

Veiligheid heeft altijd hoge prioriteit gehad bij bestuursactiviteiten, want daarvoor moeten de meest gevoelige en exclusieve gegevens over de organisatie worden gedeeld en geanalyseerd. Digitalisering leidt tot nieuwe uitdagingen doordat cybercriminelen zich steeds vaker op digitale kanalen en hulpmiddelen voor het delen van gegevens richten. 

De razendsnelle omschakeling naar thuiswerken als gevolg van COVID-19 leverde gevaren op voor de minder beveiligde processen die bestuurders hanteerden om vertrouwelijke informatie te delen, zoals persoonlijke e-mail en openbare hulpmiddelen voor het delen van gegevens. Essentieel voor Modern Governance zijn communicatiekanalen en hulpmiddelen voor het delen van gegevens die specifiek zijn ontworpen voor besturen. Deze moeten uiterst veilig en beschermd zijn tegen externe cyberaanvallen en onbevoegde toegang door mensen in de organisatie. Voor het beschermen van gegevens is het ook heel belangrijk dat wordt gewaarborgd dat bestuurders veilige methoden omarmen. 

Toegang tot inzichten ondersteunt het toezicht van de 21e eeuw 

De pandemie heeft de kritieke afhankelijkheid tussen bedrijven, samenleving en milieu op de kaart gezet. De gevolgen zijn ongelijk verdeeld over gemeenschappen en geografische regio’s, waarvan er al veel te kampen hadden met extreme klimatologische omstandigheden. De manier waarop bedrijven op de aanvang en ontwikkeling van de pandemie hebben gereageerd, zijn veel sterker beoordeeld dan de acties die werden ondernomen om de economische waarde veilig te stellen. 

De manier waarop een organisatie het welzijn van medewerkers en de lokale gemeenschappen ondersteunde en – voor zover relevant – zich direct inzette om het virus te bestrijden, hebben bijgedragen aan de perceptie en waardering van beleggers en consumenten. 

Hierdoor is het type en de complexiteit veranderd van de informatie die bestuurders nodig hebben om strategisch overzicht te bieden en de organisatie uit te dagen. Er is meer inzicht in de prestaties van het bedrijf vereist en voor veel meer meetwaarden. Dat moet gepaard gaan met begrip van de context waarin de organisatie actief is en met de prestaties van collega’s. 

Er zijn daardoor hoge eisen voor continue ontwikkeling van bestuurders ten aanzien van de trends en aangelegenheden die de sector raken. Toegang tot gevarieerde en geloofwaardige informatie is van cruciaal belang om te waarborgen dat bestuurders effectieve en geïnformeerde rentmeesters zijn van de organisaties die ze dienen. Het goede nieuws is dat alle informatie al beschikbaar is nu bedrijven over zo veel gegevens beschikken. Nu ligt er de uitdaging om daar de relevante inzichten aan te ontlenen die drukke professionals gemakkelijk tot zich kunnen nemen. 

Diligents Modern Governance-platform voorziet in de behoefte aan het veilig in realtime delen van informatie en aan toegang tot tijdige inzichten. Bestuurders en leden van de C-suite kunnen elk apparaat gebruiken om veilig verbinding te maken met relevante inlichtingen die hen helpen om hun rol te vervullen. Het platform verzamelt alle mogelijke soorten data – van interne rapporten en vergaderstukken tot informatie over concurrenten en bredere trends in de sector, die nauwgezet worden samengesteld door het team van Diligent en door vertrouwde externe partijen. 

Digitalisering versnelt de transformatie van het bestuur 

Nu de rol van het bestuur zich blijft ontwikkelen en snellere en frequentere interacties vereist, zijn veilige digitalisering van bestuursprocessen en het delen van informatie van fundamenteel belang. Zonder dat kan een bestuur geen gelijke tred houden met de eisen van moderne bedrijven en de omgeving waarin zij opereren. Door het formaliseren van de virtuele processen voor noodgevallen en de invoering van instrumenten die vorig jaar bij wijze van noodoplossing werden gebruikt en deze uit te bouwen tot strategische activiteiten, kunnen besturen van bovenaf transformeren om leiderschap en modern bestuur te bieden voor een wereld na de pandemie. 

Wilt u weten hoe de Modern Governance oplossing van Diligent voor uw organisatie kan werken? Vraag hier een informatiekit aan of een vrijblijvende demonstratie aan.