Notulen digitaliseren: er zijn veel voordelen

Meestal wordt notuleren niet als het meest sexy onderwerp van besturen gezien. Toch is het heel belangrijk om de vergaderingen van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen goed vast te leggen, als geheugensteun en bewijsstuk. U wilt immers weten wie bij welke vergadering aanwezig was, welke besluiten zijn genomen, welke discussies daaraan voorafgingen en wie welke actiepunten op zich heeft genomen. Bovendien kunnen de leden van de Raden die niet bij een vergadering aanwezig waren, aan de hand van de notulen lezen wat er besproken en besloten is.

Belang voor corporate governance
Goede notulen vormen feitelijk een essentieel onderdeel van goed besturen. Dat hebben ze in de Verenigde Staten goed begrepen, daar zijn bedrijven wettelijk verplicht om de vergaderingen van hun RvB en RvC te notuleren. In Nederland in België geldt die verplichting niet. Maar elke organisatie die Corporate Governance hoog in het vaandel heeft staan, zorgt voor een goed notuleringsproces.

Voor een goed functioneren van het notuleringsproces van RvB’s en RvC’s zijn 2 dingen van belang:
• Het proces zelf
• De toegankelijkheid van de notulen

Over punt 1, het notuleringsproces, zijn boeken vol geschreven, daar ga ik hier nu niet op in. Het belangrijkste is dat ze worden verzorgd door een gekwalificeerde en toegewijde persoon, die op de hoogte is van het beleid en de lopende zaken.

Dan punt 2: Als het verslag er eenmaal zijn, hoe zorgt u dan dat ze toegankelijk zijn én blijven? En dat u optimaal gebruik maakt van de opgeslagen informatie? Dat punt krijgt vaak onvoldoende aandacht.

Tekstdocument of gespecialiseerd systeem?
De meeste bekende vorm om de notulen te verspreiden en bewaren zijn nog steeds tekstdocumenten, bijvoorbeeld in Word, Pages of Google Docs. De deelnemers aan de vergadering kunnen de documenten uitprinten en ze vervolgens nalezen en er aantekeningen op maken. Op de volgende vergadering kunnen ze die punten inbrengen. De tekstdocumenten kunnen gemakkelijk worden gemaild naar belanghebbenden, en vaak zijn ze ook opgeslagen op een gecodeerde plaats op de server. Op zich werkt dit systeem goed, maar met de huidige informatietechnologie is er veel meer mogelijk.

In een gedigitaliseerd systeem, zoals Minutes van Diligent, de speciale module om efficiënt te notuleren, kunt u met een paar eenvoudige muisklikken informatie opzoeken of delen, vanzelfsprekend in een beveiligde omgeving. U creëert hiermee een toegankelijk naslagwerk en een platform waarop u tussen de vergaderingen door met elkaar verbonden blijft. En vanzelfsprekend kunt u met Minutes ook gemakkelijk op elk moment en overal toegang krijgen tot de notulen en alle andere relevante informatie voor de RvB of RvC. Dit biedt voordelen voor iedereen die betrokken is bij de RvB of de RvC.

Een paar voorbeelden van de digitalisatiemogelijkheden:
• U bent de voorzitter of de directiesecretaris van een Raad en over 2 weken is de volgende vergadering. Daarom wilt u nu weten of alle leden van de Raad de actie-items die aan hen zijn toegewezen hebben uitgevoerd.

Met één blik in Minutes ziet u eenvoudig of dat inderdaad het geval is. Zijn er mensen die nog niet hebben gereageerd op het overzicht, dan heeft u op dat moment nog voldoende tijd om de betreffende personen vriendelijk te attenderen op hun taak. Op deze manier is de kans groter dat actie-items snel worden uitgevoerd, en niet eindeloos blijven liggen.

Dat bevordert de kwaliteit van de vergaderingen van de RvB en de RvC, en dus van uw organisatie.

• Iedere organisatie heeft zijn eigen manier van vergaderen en notuleren, en daarom kunt u Minutes aanpassen aan uw wensen. U kunt bijvoorbeeld snel en gemakkelijk een vaste structuur maken, zodat u dat niet elke keer opnieuw hoeft te doen. Dan komen de datum van de vergadering, de deelnemerslijst, de agendapunten en de actie-items steeds op dezelfde plaats te staan.

• Een ander voordeel van Minutes is dat u heel eenvoudig de volgorde van de agendapunten kunt overnemen in de notulen én in de vergadermap, de digitale map binnen Diligent Boards waarin per vergadering alle informatie bij elkaar staat. Zo heeft elk onderdeel precies dezelfde structuur, en dat maakt vergaderen effectiever.

• Een steeds terugkerend klusje, het bijhouden van de deelnemerslijst, is met Minutes een fluitje van een cent. U kunt heel gemakkelijk namen verwijderen én toevoegen. Dankzij ons systeem, dat wel wat weg heeft van ‘autocomplete’, krijgt u na het typen van 1 of 2 letters al een lijst met relevante namen, waaruit u alleen nog maar hoeft te kiezen om zo makkelijk en snel alle deelnemers toe te voegen.

• In Minutes worden de notulen van een vergadering automatisch toegevoegd aan de map van de betreffende bijeenkomst. Op die manier zijn de belangrijkste stukken voor de vergaderingen altijd gemakkelijk terug te vinden. Wilt u ze ook automatisch toevoegen aan de map van de volgende vergadering – daar worden ze immers besproken – dan kunt u dat met een druk op de knop instellen.

• Een nieuw lid van de RvB of RvC kan met een gedigitaliseerd systeem gemakkelijk kiezen hoe hij zich wil inlezen. Hij kan er bijvoorbeeld voor kiezen om het verslag van de laatste paar vergaderingen helemaal te lezen, en – afhankelijk van zijn expertise – van een paar onderwerpen de historie wat verder uit te spitten. Zo is hij snel op de hoogte en kan hij gemakkelijk meepraten in de volgende vergadering.

Persoonlijk én digitaal, de optimale combinatie
De voordelen van een beveiligd- en gedigitaliseerd notuleringssysteem zijn duidelijk, maar voor een goed functionerende Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen blijft de persoonlijke inbreng de basis. Kundige en betrokken bestuurders die zich inzetten voor uw organisatie, en een directiesecretaris die duidelijke notulen maakt van elke vergadering. Met de juiste mensen én de juiste middelen bereikt u het beste voor uw organisatie.

Maakt u al optimaal gebruik van een speciale module om te notuleren? Lees meer over de mogelijkheden van Diligent Minutes en vraag een demonstratie aan.