Het Diligent notulen voorbeeld

Notuleren. Ook anno 2019 is dat niet de taak met het meeste aanzien. Maar stelt u zich eens voor dat er geen notulen zouden zijn. Dan komen de leden van de Raad van Bestuur of de Raad van Commissarissen bijeen bij een volgende vergadering, en wie weet er dan nog welke besluiten er de vorige keer zijn genomen? Welke argumenten voor en tegen toekomstplan X zijn genoemd? En wie zou organisatie Y inlichten over punt Z? Zonder notulen, een samenvatting van een bijeenkomst, zou u weer opnieuw moeten beginnen. Daarom bij deze dit notulen voorbeeld.

Notulen van vergaderingen van de RvB en de RvC zijn wettelijk gezien niet verplicht. Toch kunnen ze worden opgevraagd, bijvoorbeeld bij faillissementsverzoeken of aansprakelijkheidsprocedures tegen bestuurders en commissarissen. Laten we daar niet vanuit gaan, en in dit blog kijken naar het belang van notulen voor uw eigen organisatie. Natuurlijk geven we ook een overzichtelijk notulen voorbeeld met alle belangrijke ingrediënten.

De ideale notulen

Het zou handig zijn, een recept voor ideale notulen. Helaas moet ik u teleurstellen, er is geen ideaal notulen voorbeeld. Natuurlijk bestaan notulen uit een aantal vaste ingrediënten – daarover later meer, maar ‘het ideale recept’ bestaat niet. Notulen moeten passen bij het type organisatie, bij het doel van de vergadering en de cultuur van het betreffende bestuur. Het is wel handig als u voor uw bedrijf of organisatie een standaardopzet ontwikkeld voor de notulen, een recept of een template, dat voldoet voor alle betrokken. Want goede notulen, tijdig aangeleverd en toegankelijk voor alle betrokken bestuurders, vormen de administratieve basis van een goed bestuur.

Een belangrijke vraag bij het notuleren is: Hoe uitgebreid moet het verslag van een vergadering zijn? Op dit punt bestaan er grote verschillen tussen besturen van verschillende typen organisaties. Bij de ene organisatie is het voldoende om de besluiten en een actielijst te noteren, een andere wil ook een korte samenvatting van de discussie en de uitslagen van stemmingen, en er zijn organisaties waarbij het belangrijk is om ieders inbreng in de discussie te noteren. Gemiddeld genomen geldt: des te belangrijker het bestuur, en des te meer lezers die niet bij de vergaderingen aanwezig zijn, des te uitgebreider de notulen.

Het is goed om in uw bestuur regelmatig te evalueren of de vorm van de notulen nog past bij de manier van werken van uw Raad van Bestuur of Raad van Commissarissen. Waarschijnlijk bent u tevreden met de huidige werkwijze, maar soms valt er na jaren routine toch weer wat te verbeteren.

Agenda en notulen

Het maken van notulen begint eigenlijk al voor de vergadering, namelijk met het maken van de agenda. Op de agenda staat bovenaan vermeld welke groep vergadert, en vervolgens de datum en plaats van de bijeenkomst. Dat ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

Raad van Bestuur van ABC, vergadering op 20 december 2020 in hoofdkantoor ABC, zaal XYZ, XXX-straat 123 in QQQ.

Vervolgens worden de agendapunten opgesomd die tijdens de vergadering aan de orde komen. Soms worden er stukken bijgevoegd. Tijdens de vergadering wordt in de meeste gevallen de volgorde van de agenda aangehouden. Zo heeft u met een goede agenda meteen een begin voor de notulen.

De ingrediënten van de notulen – een notulen voorbeeld

Notulen zijn een korte samenvatting van de vergadering en geven in het kort antwoord op de vragen: wie – wat – waar – waarom – hoe? Daarom bestaan de notulen van elke vergadering uit een aantal vaste ingrediënten:

• De naam van de organisatie en het bestuur, de datum, de locatie en de tijd. Deze gegevens kunt u zo overnemen uit de agenda.
• De aanwezigen. Wie uit het bestuur was aanwezig, wie afwezig? Met of zonder kennisgeving? En waren er gasten, misschien als expert bij een enkel agendapunt? Dan wordt de naam van de gast en de organisatie die hij vertegenwoordigt genoemd.
• De opening van de vergadering, meestal door de voorzitter. In de meeste gevallen volstaat: ‘naam voorzitter’ opent de vergadering. Bij sommige bedrijven is het gebruikelijk ook de exacte starttijd te vermelden.
• Vaststellen notulen vorige vergadering. Het is belangrijk om het vaststellen van de notulen van de vorige vergadering te vermelden, eventueel met een enkele aanvulling of wijziging, want dat betekent dat de leden van de RvB of RvC de notulen accepteren en er geen discussie meer ontstaat over de inhoud.
• Per agendapunt een samenvatting van discussie, besluiten en actiepunten. Bij de uitwerking van de agendapunten bestaan er, zoals eerder aangegeven, grote verschillen tussen de notulen van verschillende organisaties. Het is aan de leden van de RvB of de RvC om te beslissen of de notulen beknopt of juist uitgebreid moeten zijn.
• Ook voor de rondvraag is een beknopte of uitgebreide verslaglegging mogelijk, afhankelijk van de wensen van het bestuur.
• Volgende vergadering. Bij Raden van Bestuur en Raden van Commissarissen worden de vergaderdata meestal voor een heel jaar vastgesteld. Het kan zijn dat de datum toch gewijzigd wordt, of dat er een extra vergadering wordt gepland. Daarom is het altijd zinvol om datum en tijdstip van de volgende vergadering in de notulen te vermelden.
• Sluiting, meestal door de voorzitter. Net als bij de opening geldt: In de meeste gevallen volstaat: ‘naam voorzitter’ sluit de vergadering. Bij sommige bedrijven is het gebruikelijk ook de exacte eindtijd te vermelden.

Veel besturen gebruiken naast de notulen een aparte actielijst en een aparte besluitenlijst. Die maken het gemakkelijk om bij te houden of de acties zijn uitgevoerd, respectievelijk welke besluiten in een bepaalde periode zijn genomen. De werkwijze rondom deze lijsten varieert per bestuur.

 De voordelen van een board portal voor notulen

Natuurlijk is het mogelijk om de notulen te typen in Word of een ander programma voor tekstverwerking, dat heeft iedereen jarenlang gedaan. Maar als u al een board portal gebruikt, of uw organisatie overweegt de overstap, dan is het zinvol om te kijken naar de voordelen van een speciale module voor notulen. Diligent heeft hiervoor Minutes ontwikkeld, een aanvulling op Diligent Boards en onderdeel van Governance Cloud. Lees hier wat de voordelen zijn van het werken met Minutes.

Literatuur
https://www.diligent.com/blog/advisory-board-meeting-minutes-template
https://www.diligent.com/blog/nonprofit-board-meeting-minutes-template
https://www.diligent.com/blog/board-meeting-minutes-template