Tips om beter te notuleren in de vergadering

Hoewel de wet niet verplicht tot het opstellen van notulen bij bestuursvergaderingen is dit proces toch noodzakelijk om de essentie van bestuursvergaderingen, en de hierin besproken uitkomsten, vast te leggen. Zo kan het bestuur in de toekomst refereren aan wat in de bestuursvergadering besproken werd: zonder te notuleren in de vergadering kunnen dergelijke details over belangrijke bestuursonderwerpen na verloop van tijd vergeten worden.

1. Vóór de bestuursvergadering

Hoe meer u vooraf over de vergadering weet, hoe effectiever uw kan notuleren.
Werk samen met de voorzitter van de vergadering om ervoor te zorgen dat het programma van de vergadering goed gepland, gemakkelijk te volgen en productief is. Vraag indien mogelijk een kopie van het vergaderprogramma op, om u te helpen bij het opstellen van een vergaderoverzicht. Dit zal u helpen uw notities gestructureerd te houden.

Het vergaderprogramma bevat ook belangrijke details die in de notulen moeten worden opgenomen, zoals de namen van de deelnemers en gastsprekers.

Het gebruiken van de juiste tooling om notulen te maken is essentieel om tot zowel efficiëntie als nauwkeurige notities te komen. Een laptop of tablet is aangeraden omdat zo makkelijk aanpassingen kunnen worden gedaan, correcties worden ingevoerd, en via bijvoorbeeld een board portal, alle bijkomende informatiestukken makkelijk gedeeld kunnen worden met de aanwezigen.

Notuleren met behulp van een stemopname van de vergadering wordt afgeraden. Op die manier kunt u namelijk meer, of andere, details vastleggen dan de bedoeling was. Dergelijke opnamen kunnen ook in de rechtbank gebruikt worden als bewijs van besluitvorming, wat soms in uw nadeel kan werken.

Welke tool u ook kiest, het is cruciaal om een back-up te hebben; u wilt niet in een positie terechtkomen waar u niet in kon notuleren in de vergadering omdat uw gekozen methode niet gelukt is. Zorg er ook voor dat u over een veilige manier beschikt om de notulen op te slaan en naar de aanwezigen te verzenden voor beoordeling voordat u ze afsluit en aftekent.

2. Tijdens de bestuursvergadering

Bereid een deelnemerslijst voor waar u de aanwezigen op kan afstrepen wanneer ze aankomen voor de vergadering. U kunt ook een aanmeldingsformulier voorzien met korte introducties van de deelnemers. Maak een notitie van deelnemers die niet bij de vergadering aanwezig kunnen zijn.

Gebruik het vergaderingsprogramma dat u heeft voorbereid tijdens de vergadering. Focus op de meest belangrijke zaken tijdens de vergadering, wees objectief en duidelijk. Schrijf alle notulen in dezelfde tijd en gebruik steno of in elk geval afkortingen en steekzinnen waar mogelijk.

Er zijn twee grote ‘don’ts’ om in uw hoofd te houden.

Ten eerste: probeer niet te letterlijk te notuleren in de vergadering. Focus op de thema’s en uitkomsten, inclusief hoe bestuursleden op verschillende resoluties hebben gestemd. Als u teveel focust op de kleine details, loopt u het risico de achterliggende context te missen.

Ten tweede: maak geen stemopname van de vergadering, om juridische redenen. Dergelijke opnamen kunnen gedagvaard worden en in die situatie is een letterlijk woordelijk verslag van de vergadering contraproductief.

Zorg ervoor dat u de volgende zaken vastlegt bij het notuleren in de vergadering:

• De datum, tijd en locatie van de vergadering
• Naam van de voorzitter en secretaris
• Namen van de aanwezigen, inclusief sprekers en gasten
• Directeuren die later zijn aangekomen (dit is belangrijk om nauwkeurig te weten wie er bij elke motie wel en niet aanwezig was)
• Een overzicht van voorgaande notulen en uitkomsten van vergaderingen
• Besluiten voor elk agendapunt, met inbegrip van genomen maatregelen
• Exacte formulering van genomen moties, resultaat en naam van de persoon die de motie heeft ingediend
• Bestuurders die stemmen voor, tegen of zich onthouden bij het stemmen over moties
• Eventuele belangenconflicten en de wijze waarop conflicten werden behandeld
• Conclusies en bezwaren
• Nieuwe zaken of activiteiten
• Het tijdstip waarop de vergadering eindigde en de datum en het tijdstip van de volgende vergadering

Vraag tijdens de vergadering als u een verklaring nodig hebt, vooral als er geen duidelijke beslissing is genomen of als de volgende stappen niet voor de hand liggend zijn.

Vergeet niet om elke beslissing of actie te notuleren in de vergadering zoals deze zich voordoet, zonder teveel in te gaan op de specifieke details. Als u te veel tijd besteedt aan onbeduidende details, is de kans dat u onnauwkeurige notulen schrijft of de belangrijkste punten misloopt des te groter.

Het is ook gebruikelijk om gedetailleerde notities van discussies te vermijden en in plaats daarvan de nadruk te leggen op de overeengekomen resultaten. Opmerkingen als “hieruit kwam een bespreking van de opties voort” komen veel voor in notulen. Het is niet nodig elk detail vast te leggen.

3. Na de bestuursvergadering

Schrijf bij voorkeur de definitieve versie van uw notulen meteen na het eindigen van de vergadering, wanneer de details nog vers in uw geheugen zitten. Voeg indien nodig toelichtingen toe voor meer duidelijkheid of vraag de voorzitter van de vergadering om specifieke details verder toe te lichten.

Zorg ervoor dat elke beslissing die door het bestuur wordt ondernomen een korte uitleg heeft, evenals een motivering voor de beslissing. Als er andere documenten bij het notuleren in de vergadering zijn opgenomen, noteer dan waar ze te vinden zijn of voeg ze als bijlage bij. Stuur de notulen van de vergadering via een veilig kanaal naar het bestuur ter beoordeling wanneer u klaar bent.

De notulen kunnen op verschillende manieren worden verspreid:

E-mail. E-mail is een optie voor notulen die op een computer, bijvoorbeeld in Microsoft Word, genomen zijn. Het Microsoft Word-document kan als PDF worden opgeslagen en samen met alle andere documenten van de vergadering via e-mail worden verzonden.  Zorg ervoor dat het document is beveiligd met een wachtwoord en dat dit wachtwoord apart wordt verzonden in een andere e-mail (of idealiter helemaal niet gemaild wordt), en dat alle ontvangers het bestand ontvangen in een beveiligde inbox.

Board portals. Veilige online tools zoals een board portal stellen u in staat om een document en bijlagen veilig te delen met vergaderleden. Met Diligent Minutes kunt u in de vergadermappen notuleren, actie-times toewijzen aan aanwezigen en ervoor zorgen dat iedereen altijd de nieuwste versies van de bijlagen heeft. Notuleren en informatie delen binnen één beveiligd systeem bespaart u tijd en verbetert de veiligheid.

Geprinte handouts. U kunt een gefinaliseerde kopie van de notulen printen en opslaan voor toekomstig gebruik. Er kunnen ook afschriften worden gegeven aan de leden van de vergaderingen ter beoordeling.

Zorg er als extra voorzorgsmaatregel voor dat de notulen opgeslagen zijn op een externe harde schijf voordat u ze verspreid, tenzij u gebruik maakt van een service met een goede beveiliging en herstellingsdienst voor verloren documenten.

Notulen bevatten vaak gevoelige informatie, dus het is van cruciaal belang om ze op een plaats op te slaan die beveiligd is met een wachtwoord en alleen toegankelijk is voor goedgekeurde vergaderleden. Uw notulen van de vergadering zullen formeel worden goedgekeurd tijdens de volgende vergadering.

Vergadernotulen hoeven geen zware last te zijn; met aandacht voor detail en een grondig stap-voor-stap proces, kunt u efficiënter notuleren in de vergadering en worden notulen minder ingewikkeld om samen te stellen. Uw notulen van de vergadering zullen bewijzen dat u en uw bestuur tijd hebben besteed aan het grondig bespreken en nemen van goede, objectieve beslissingen. In het geval van een rechtszaak zullen deze notulen laten zien dat u uw zaken professioneel en met grote zorgvuldigheid behandeld hebt.

Kent u de Governance Cloud al? De eerste en enige volledige software-oplossing voor al uw governance behoeften. Lees hier meer.