Op weg naar een effectief onboardingsproces

Internationaal opererende ondernemingen hebben in toenemende mate te maken met snel op elkaar volgende ontwikkelingen en ernstige bedrijfsrisico’s als cybersecurity en activistisch aandeelhouderschap. Nieuwe bestuursleden moeten meer vaardigheden en kennis meebrengen naar de boardroom dan voorheen. Het onboardingsproces moet daar op worden aangepast.

Effectief onboardingsproces

Ook door de wol geverfde nieuwe bestuursleden moeten een gerichte training volgen en van de juiste bedrijfsinformatie worden voorzien, willen zij vlot en volwaardig functioneren als bestuurslid. Het meest effectieve onboardingprogramma is gestructureerd, multidimensionaal, interpersoonlijk en is nooit af. 

Gestructureerd

Een effectieve onboarding begint met een gestructureerd programma waarin de gewenste competenties van de nieuwe bestuurder centraal staan. Er moet dus vooraf helder in kaart worden gebracht wat een nieuw aan te treden bestuurslid moet leren tijdens het onboardingsproces en op welke termijn zij zo zijn ingewerkt dat zij een wezenlijke bijdrage kunnen leveren in de boardroom. Uiteraard vraagt dit programma om maatwerk, om een goede afstemming op de ervaring van de nieuwe bestuurder. Ook moet vooraf inzichtelijk zijn wie verantwoordelijkheid is voor ieder onderdeel van het inwerkprogramma.

Multidimensionaal

Nieuwe bestuurders moeten het bedrijf van binnenuit leren kennen. Een zo breed mogelijk spectrum aan informatie is dan ook cruciaal om te kunnen participeren aan het besluitvormingsproces. Een multidimensionaal onboardingsprogramma biedt informatie uit vier verschillende categorieën:

1. Bedrijf en strategie
   Informatie over onder andere de historische prestaties van het bedrijf, de gevoerde strategieën, de KPI’s, het concurrentieveld, wet- en regelgeving en financiën.
2. Processen van het bestuur en commissies
   Informatie over onder andere bestuursprocessen en -publicaties, het protocol voor informatieverzoeken en communicatie met leden van het managementteam.
3. Cultuur en dynamiek binnen het bestuur
   Informatie over onder andere de communicatie binnen het bestuur en de persoonlijkheden die het bestuur vormen.
4. Juridische en administratieve informatie
   Informatie over onder andere de aansprakelijkheidsverzekering voor bestuursleden en de board portal-software.

Interpersoonlijk
Alleen met een goede samenwerking binnen het bestuur kan een board optimaal functioneren. Een goede onboarding is dan ook interpersoonlijk. Een nieuwe bestuurder moet goed op de hoogte zijn van de normen en de dynamiek binnen het bestuur. Een allesomvattend overzicht van de geschiedenis van het bestuur vormt hierbij een belangrijk onderdeel. Voor dit onderdeel van het onboardingsproces helpt het als de nieuwe bestuurder goed begeleid wordt door bijvoorbeeld een bestuursmentor.

Nooit klaar
Ontwikkelingen binnen en buiten het bedrijf stoppen nooit. Niet alleen de nieuwe bestuurder moet zich vanaf het aantredingsmoment blijven ontwikkelen, ook de zittende bestuursleden moeten zich aan blijven passen aan veranderende omstandigheden. Een onboardingsproces is dan ook nooit klaar.
Scholing in de vorm van bijvoorbeeld achtergrondinformatie, het bijwonen van congressen of andere educatieve vormen dragen bij aan een actief denkend bestuur dat continu meegaat met de tijd.
Ook de sociale structuur binnen een board verdient aandacht. Door teambuilding wordt persoonlijk contact tussen de verschillende bestuursleden gestimuleerd en leidt tot een hechte en soepele omgang en samenwerking.

Taken van de bestuursvoorzitter
De bestuursvoorzitter heeft nuttige taken bij het onboardingsproces van nieuwe bestuursleden:

1. Stimuleer de nieuwe collega om gedurende het eerste jaar commissievergaderingen bij te wonen. Zo krijgt het nieuwe bestuurslid een compleet beeld van alle onderwerpen waarover de board zich moet buigen.
2. Ook kan het nieuwe lid goed worden voorbereid op zijn of haar taak door met externe adviseurs te praten, bijvoorbeeld het externe auditbedrijf of de externe beloningsadviseur.
3. Telkens opnieuw het wiel uitvinden is zonde van alle inspanning van de onboarding. Regel daarom een goede terugkoppeling op het onboardingsproces, zodat toekomstige bestuursleden ook een optimale inwerkperiode krijgen.

Taken van zittende bestuursleden
Ook de zittende bestuursleden hebben een belangrijke taak bij het begeleiden van hun nieuwe collega:

1. Een van de zittende bestuursleden kan binnen het onboardingsproces de rol van bestuursmentor op zich nemen. De mentor is meestal een ervaren bestuurslid die al langer lid is van de raad. Deze mentoren fungeren als eerste aanspreekpunt voor de nieuwe bestuurder en geven antwoord op vragen over bijvoorbeeld de cultuur binnen de board of de mogelijkheden om zich verder te ontwikkelen.
2. Bestuursleden hebben samen met de voorzitter een uitgebreid profiel opgesteld van het nieuw aan te trekken bestuurslid. De zittende bestuursleden geven bij voorkeur een uitgebreide toelichting hierover aan hun nieuwe gesprekspartner. Door het verschaffen van deze informatie kan het nieuwe bestuurslid goed anticiperen op de verwachting die er binnen de board over zijn of haar bijdrage bestaan.

Diligent Nominations
Dankzij de grootste dataset op het gebied van Raden van Bestuur en good governance kan met Nominations het meest geschikte bestuurslid worden gevonden. Zo krijgen benoemings- en governancecommissies met de tool direct inzicht in de samenstelling van hun bestuur om deze vervolgens te vergelijken met bijvoorbeeld de concurrent.

Hierdoor worden eventuele hiaten in competenties binnen de boardroom inzichtelijk waardoor het juiste profiel van de nieuwe kandidaat kan worden opgesteld.
Ook de daadwerkelijke zoektocht naar de beste bestuurder krijgt met Nominations een nieuwe dimensie. Het pakket bevat meer dan 125.000 profielen van bestuurders en executives met zeer gedetailleerde beschrijvingen over werkervaring en een uitgebreide zoekfunctie op demografische kenmerken, regio, sector en vakgebied.

Maar Nominations biedt meer voor het onboardingsproces. Met het programma kan een uitgebreide scan van de effectiviteit van de board worden uitgevoerd. Welke competenties missen er? Hoe wordt de grootste diversiteit bereikt op het gebied van sekse, leeftijd en achtergronden? Het programma biedt de mogelijkheid een inzichtelijke matrix op te stellen van de sterke en zwakke punten van de raad. Ook kan het bestaande netwerk in kaart worden gebracht, zodat ook dit aspect meetelt bij het aantrekken van een nieuw gezicht binnen de boardroom.