Participatiemaatschappij en moderne governance

Nieuwe noden

Voor elk bedrijf en elke organisatie is een goede organisatie van het bestuur belangrijk, en dat geldt zeker ook in een participatiemaatschappij. Participatiemaatschappijen investeren risicodragend kapitaal in niet-beursgenoteerde bedrijven – in vaktermen: private equity voor volwassen bedrijven, en venture capital bij startende en jonge bedrijven. Het doel van participatiemaatschappijen is om hun portefeuillebedrijven naar een hoger niveau te tillen, zodat ze een beter toekomstperspectief krijgen. Daarvoor brengen ze behalve kapitaal, afkomstig van onder andere pensioenfondsen, verzekeraars en family offices, ook hun kennis, ervaring en netwerk in. Juist omdat een participatiemaatschappij niet alleen verantwoordelijk is voor de eigen organisatie, maar ook voor portefeuillebedrijven, is het van belang dat ze zelf een moderne governance hanteert en het bestuur goed op orde heeft. Daarbij kunnen de oplossingen van Diligent, met veel aandacht voor veiligheid en geordende informatie, van grote waarde zijn. In dit blog laten we zien dat de moderne governance-aanpak van Diligent naadloos aansluit bij de principes van de Nederlandse Vereniging van Participatiemaatschappijen (NVP).

De principes van participatiemaatschappijen

De participatiemaatschappijen leveren, ieder afzonderlijk en gezamenlijk, een belangrijke bijdrage aan de economie en werkgelegenheid. Ze hechten aan duidelijkheid over hun drijfveren en handelen, zoals is te zien in de gedragscode van de sector. In Europa is dat de Code of Conduct, opgesteld door Invest Europe en vastgelegd in hun Handbook of Professional Standards. Hierop zijn ook de 5 principes van de NVP gebaseerd. Deze principes zijn:

Een participatiemaatschappij

1. handelt maatschappelijk bewust
2. heeft een lange investeringshorizon
3. communiceert open
4. respecteert vertrouwelijkheid
5. houdt zich aan de regels.

Diligent en vertrouwelijkheid

Een van de grootste zorgen van participatiemaatschappijen is punt 4: vertrouwelijkheid. Dat is logisch, want voor een goede governance is niet alleen inzicht in hun eigen financiële kengetallen vereist, maar ook in die van al hun portefeuillebedrijven. Dat betekent dat de bestuurders van participatiemaatschappijen met heel veel vertrouwelijke informatie omgaan. Op dit punt komt Diligent de sector tegemoet met Governance Cloud, een scala aan geschikte producten die voldoen aan de allerhoogste beveiligingsnormen wereldwijd.

Ook aan de interne vertrouwelijkheid bij bedrijven zelf heeft Diligent gedacht: de beheerder van een bedrijfsaccount bij Diligent kan eenvoudig gebruikers aan- en afmelden én per gebruiker bepalen tot welke documenten hij of zij toegang heeft. Die bevoegdheden zijn gemakkelijk te wijzigen. Dat is handig, bijvoorbeeld bij een veranderende samenstelling van de RvB of RvC.

Open én veilig communiceren 

Vertrouwelijkheid is niet alleen van belang bij de toegang tot gegevens, maar ook bij de onderlinge communicatie tussen de leden van de Raad van Bestuur en de leden van de Raad van Commissarissen. E-mail en andere communicatiemiddelen zijn daarvoor niet geschikt, omdat ze gevoelig zijn voor phishing-aanvallen, wachtwoord-hacks en andere digitale gevaren. Veel bestuurders van participatiemaatschappijen zijn wel op de hoogte van dergelijke risico’s, maar blijven toch mailen en berichten sturen via onveilige manieren, omdat ze geen goed alternatief kennen. Met de module Messenger biedt Diligent een alternatief: een veilige omgeving waarin leden van de RvB en de RvC onderling open kunnen communiceren en gevoelige bedrijfsinformatie delen. Daarmee maakt Messenger het gemakkelijk om te voldoen aan de principes 3 (open communiceren) en 4 (vertrouwelijkheid respecteren).

Diligent en de regels

Het bestuursplatform Diligent Boards blinkt uit in een goed georganiseerde informatiesysteem, waarin relevante kengetallen, belangrijke rapporten en de notulen van alle vergaderingen van de RvB en de RvC met de bijbehorende actielijsten gemakkelijk zijn op te slaan en terug te vinden voor alle bevoegde bestuurders. Ieder bedrijf kan de inrichting van zijn eigen database gemakkelijk aanpassen aan zijn eigen situatie. Dat betekent dat een participatiemaatschappij een indeling kan maken die is gebaseerd op de wettelijke vereisten en de eigen wensen, bijvoorbeeld voor rapportages aan beleggers.

Op deze manier is alle essentiële informatie altijd overzichtelijk op één plaats terug te vinden. Dat maakt dat bestuurders snel inzicht hebben in de actuele gegevens, zodat ze snel beslissingen kunnen nemen. Bovendien zijn alle vereiste en gewenste rapportages eenvoudig te maken, en daarmee helpt Diligent Board om te voldoen aan principe 5: houdt zich aan de regels.

Dan blijven nog over de principes 1 (handelt maatschappelijk bewust) en 2 (heeft een lange investeringshorizon). Ook hierbij kan Diligent Board behulpzaam zijn. U kunt bijvoorbeeld zelf een lijst opstellen met criteria rond maatschappelijk bewustzijn waaraan u zich wilt committeren, en daarvan de voortgang bijhouden. Mogelijke criteria zijn bijvoorbeeld diversiteit binnen de RvB, de RvC en het management, of een verlaging van het energieverbruik, of elk ander doel van moderne governance dat binnen uw bedrijf wordt nagestreefd. Voor de investeringshorizon, met eventueel te behalen doelen op verschillende termijnen, geldt hetzelfde. Diligent kom u tegemoet met steeds nieuw modules, zoals de recent geïntroduceerde voor de benoemingscommissie.

Moderne governance, moderne middelen

Diligent is ervan overtuigd dat bedrijven die streven naar moderne governance baat hebben bij moderne middelen die hun governance ondersteunen. Dat geldt zeker voor participatiemaatschappijen, die direct betrokken zijn bij de governance van meerdere bedrijven. Beginnend met onze board portal Diligent Boards bieden we veilige en gemakkelijke oplossingen die uw bestuur ondersteunen, zodat uw bestuurders zich kunnen focussen op de inhoud.

Bronnen

• nvp.nl/pagina/regulering/
• https://www.investeurope.eu/about-us/professional-standards/
• https://www.diligent.com/nl/benoemingscommissie/