Onderschat UNIZO-Code voor Goed Bestuur de informatiestromen?

In het najaar van 2020 publiceerde Belgische KMO-ondernemersorganisatie UNIZO een nieuwe code voor goed bestuur. De auteurs werkten hun code uit als een praktische handleiding vol concrete aanbevelingen, flexibel toe te passen naar gelang de fase in de levenscyclus, de omvang, de ambities of andere eigenheden van de onderneming. De tips hebben betrekking op alle essentiële domeinen: de taken van de verschillende directieleden, de opvolging, de raad van bestuur of de adviesraad, het risicobeheer, interne controle, interne audit… Ook duurzaam ondernemen krijgt terecht veel aandacht.

Vanzelfsprekend is deze Unizo-Code voor Goed Bestuur volledig compatibel met het nieuwe WVV, het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen van 23 maart 2019.

Unizo nam overigens al in 2005 het initiatief om zijn eerste Governance Code te publiceren. Nergens elders in de wereld bestond er toen een code voor zelfstandige ondernemers en niet-beursgenoteerde (familie)bedrijven. Deze “Code Buysse” werd zelfs in de markt gezet als de KMO-tegenhanger van de toenmalige “Code Lippens” voor beursgenoteerde ondernemingen. Die “Belgische Corporate Governance Code” is intussen aan zijn derde versie toe: de #Code2020.

Maar wie de Unizo-code doorneemt krijgt wat de inhoud betreft een déjà vu. De concrete raadgevingen en principes zijn nogal ‘basic’ of gelijken goed op wat vroeger al werd voorgesteld.

Bestuursinformatie

Anderzijds is het in dit digitaal informatietijdperk vreemd dat de opstellers maar weinig aandacht besteden aan de informatisering, automatisering of digitalisering van de informatiestromen in de onderneming.

Het informatieprincipe wordt wel aangekaart. Zo lezen we: “Om doordachte beslissingen te nemen hebben de bedrijfsleider en de verschillende bestuursniveaus nood aan overzichtelijke en toegankelijke ondernemingsinformatie die op afgesproken tijdstippen beschikbaar is en vergelijkingen toestaat. Deze informatie heeft onder meer betrekking op de evolutie van de onderneming, de opvolging van het risicobeleid en het toezicht over de navolging van wettelijke regels en interne procedures.“

Zelfs aan de presentatie is gedacht: “Een boordtabel op maat van de onderneming kan een leidraad bieden en de bedrijfsleider helpen in het meten en opvolgen van resultaten risico’s en de kwalitatieve doelstellingen. Die boordtabel kan financiële en commerciële indicatoren bevatten alsook data over kwaliteit en medewerkers.”

Ook met externe spelers kan in vertrouwen bepaalde info gedeeld worden: “De samenwerking met externe adviseurs dient te berusten op een vertrouwensrelatie met duidelijke afspraken over de frequentie en wijze waarop informatie wordt gedeeld en gerapporteerd.”

Maar het voorschrift dat bestuurders informatie moeten ‘ontvangen’ sterkt ons ongerust voorgevoel. De voorkeur voor het woord ‘ontvangen’ op ‘toegang hebben tot’ is illustratief voor het gebrek aan een digitale reflex: “De voorzitter ziet erop toe dat de bestuursleden tijdig accurate en volledige informatie ontvangen voor en, indien nodig, tijdens de vergadering. Alle leden ontvangen dezelfde informatie.” Nergens, zelfs niet in het hoofdstuk interne en externe communicatie, wordt er ook maar gesuggereerd dat men die informatie gemakkelijk kan toegankelijk maken via een boardportaal of een gemeenschappelijke drive. Evenmin wordt er geattendeerd op het belang van de (cyber)beveiliging van vertrouwelijke gegevens, het gevaar van e-mailconversatie en dergelijke…

Digitale leemte

Voor de externe communicatie worden er daarentegen wel enige concrete suggesties gedaan: “De onderneming heeft er ook belang bij om regelmatig te communiceren over een aantal belangrijke elementen zoals de resultaten van de onderneming, de doelstellingen, de uitdagingen de veranderingen, het bestaan van een professionele organisatie met bijvoorbeeld een raad van bestuur en zo voort. Dat kan via de website, een elektronische nieuwsbrief, een jaarverslag,  de organisatie van het familieforum bij familiale bedrijven en zo voort.”

Maar als we door de tekst scrollen vinden we geen terminologie of woordcombinaties die naar modern secretariaat, interne organisatie, automatisering of andere datatoestanden verwijzen. Zelfs ‘digitaal’ duikt slechts drie keer op, niet bij de bestuursinformatie, wel bij klantgegevens en risicobeheer.

Kan een onderneming anno 2021 nog goed bestuurd worden zonder een verregaande digitale transformatie in de hoogste beleidsorganen? Ik dacht het niet.