Hoe communiceert uw organisatie met het bestuur? Het belang van veilig bestanden delen

In organisaties waarin bestuur en management goed samenwerken lopen zaken als een goed geoliede machine. Vooral digitale tools hebben geholpen de lastige, langzame workflows rond bestuurscommunicatie om te vormen.Vooral op het vlak van veilig bestanden delen is vooruitgang geboekt.

Consumenten hebben vandaag de dag een overvloed aan keuze uit digitale tools en toepassingen. Net zoals een timmerman betrouwbaar gereedschap nodig heeft dat geschikt is voor zijn werk, hebben ook bestuurders dergelijke (digitale) tools nodig die geschikt en betrouwbaar zijn voor hun werk. 

Vele tools en applicaties zijn ontworpen voor een algemeen publiek. Echter, de meeste bestuursdocumenten zijn gevoelig en vertrouwelijk en dat betekent dat bestuurders voorzichtig moeten zijn bij hun keuze van digitale tools, zodat deze informatie niet in de verkeerde handen belandt. Bestuurders zouden dus bestuursmanagementsoftware moeten inzetten, waarmee efficiëntie wordt gecreëerd en waarmee ze geholpen worden hun werk te doen. Bestuursraden hebben ook behoefte aan tools om veilig bestanden te delen met extra aandacht voor beveiliging, wat niet altijd een garantie is bij andere applicaties. 

Wat is Secure File Sharing? 

‘Secure File Sharing’ van Diligent, oftewel beschermd veilig bestanden delen, is het delen van een of meerdere bestanden tussen gebruikers en/of organisaties op een beveiligde, private en beschermde wijze.

De beveiliging van deze bestanden wordt meestal uitgevoerd door een encryptie-algoritme dat het bestand versleutelt voordat het over een netwerk verzonden wordt, tijdens het versturen, of beide. Door bestanden tijdens de overdracht te beschermen kunnen gebruikers deze bestanden uitwisselen binnen een lokaal netwerk of over een standaard internetverbinding, zonder dat indringers toegang kunnen krijgen. 

Programma’s voor om veilig bestanden te delen, zoals Secure File Sharing van Diligent, kunnen de toegang tot specifieke bestanden per bestand toekennen of ontzeggen. Besturen zelf kunnen ook de instellingen per gebruiker bepalen, zodat alleen geautoriseerden bestanden kunnen bekijken, delen en downloaden.

Waarom organisaties Secure File Sharing nodig hebben

Ondernemingen hebben veel teams binnen hun organisatie. Het bestuur is ook zo’n team – een die samenwerkt met het management. Met teams onstaat ook de noodzaak aan communicatie, samenwerking en het delen van bestanden; er is dus behoefte aan snel en veilig bestanden delen zonder te moeten terugvallen op ouderwetse methodes zoals koeriers of print. Technologie heeft het mogelijk gemaakt snel en makkelijk wereldwijd bestanden te verzenden en te ontvangen. Maar pas op: besturen moeten opletten dat ze niet beveiliging opofferen voor gemakzucht.

Met Secure File Sharing van Diligent kunnen besturen de toegang tot bestanden beperken zodat ze wel bekeken kunnen worden, maar niet bewerkt of afgedrukt. Geautoriseerde gebruikers kunnen documenten bekijken, bewerken, annoteren of commentaren toevoegen en deze documenten verder delen, met of zonder deze annotaties.

Om alles nog makkelijker te maken kunnen bestuurders en managers instellen dat ze meldingen ontvangen wanneer een bestand of map veranderd is. Ook kunnen ze processen automatiseren om alles nog beter te stroomlijnen.

Veilig bestanden delen is een noodzakelijk onderdeel van het proces van het behandelen van gevoelige materialen. Zo bestaan er bijvoorbeeld veel openbare programma’s voor het delen van bestanden zoals foto’s, maar deze applicaties missen de noodzakelijke bescherming waar een bestuur behoefte aan heeft. Wie bestanden uitwisselt op dergelijke platforms wordt een makkelijk doelwit voor hackers. 

Met Secure File Sharing van Diligent worden alle bestanden op één plaats opgeslagen, veilig in de Diligent cloud. Restricties op wie welke documenten kan inzien verkleint de kans dat een achteloze fout een datalek kan veroorzaken, waarbij informatie in de verkeerde handen valt. Secure File Sharing van Diligent zorgt ervoor dat de bestanden beschermt zijn tijdens overdracht en op de server. 

Bestuursmanagementsoftware helpt bij veilig delen van informatie 

Met de vooruitgang van technologie en de beschikbaarheid van speciale tools hebben bestuursraden nu verschillende opties om digitaal de bestuursvergaderingen voor te bereiden. Vroeger waren Company Secretaries uren bezig met het afdrukken van agenda’s, rapporten en andere materialen voor bestuursvergaderingen. Met de introductie van tools zoals Secure File Sharing van Diligent kunnen besturen nu rekenen op een veilig en digitaal alternatief. 

Dus gebruikt uw bestuur verschillende applicaties op verschillende platforms voor het samenstellen van de vergadermappen? Gebruiken ze onvoldoende beveiligde e-mail platforms om de vergadermappen rond te sturen? Indien ja, is de informatie in deze vergadermappen onderhevig aan risico’s met elke muisklik. Zoals eerder gezegd, zouden bestuursraden enkel adequaat beveiligde methoden moeten gebruiken om veilig bestanden te delen. 

Met Diligent’s software voor documentbeheer, Secure File Sharing, kunnen documenten tussen verschillende deelnemers gedeeld worden, intern of extern. Documenten kunnen makkelijk worden toegevoegd aan vergadermappen of electronisch worden gebruikt gedurende bestuursvergaderingen. 

Met Diligent’s software voor documentbeheer, Secure File Sharing, is het niet meer nodig uren te investeren in het afdrukken, samenstellen en verdelen van vergadermappen. Ook is er geen behoefte meer aan een koeriersdienst. En nog meer goed nieuws: er hoeven geen onveilige applicaties meer te worden gebruikt, wat een hoop risico’s wegneemt. Met Diligent Boards wordt het voorbereiden van vergadermappen, het ontvangen van rapporten en het versturen van vergadermappen zo gebruiksvriendelijk en zo veilig mogelijk.

Met de bestuursmanagementssoftware van Diligent wordt het delen van bestanden gestroomlijnder dan ooit omdat alle Diligent software-oplossingen in een product-suite in één hoogbeveiligd electronisch platform staat. Omdat dit systeem in realtime geüpdatetet wordt, kunnen bestuursleden doorgaan met aanpassingen blijven maken, documenten blijven aanpassen, en veilig informatie blijven delen tot het tijd is voor de vergadering, en zelfs tijdens de vergadering. 

Als extra beveilingsverzekering heeft Diligent ook een functionaltiteit ontwikkeld om apparaten op afstand te wissen, zodat als u als bestuurder uw apparaat kwijtraakt of het gestolen wordt, al uw gegevens veilig van dit apparaat gewist kunnen worden. 

Ook maakt Diligent het mogelijk om veilig berichten uit te wisselen met Diligent Messenger, een beveiligde communicatietool. Zo hoeven bestuurders en managers niet meer terug te vallen op e-mail om snel en makkelijk te communiceren.

Tot slot: gedachten over veilig bestanden delen en communiceren

Besturen zouden zich niet moeten bezig hoeven te houden met de kans op een datalek. Ze hebben het immers druk genoeg met hun verplichtingen wat betreft aandeelhouders en regelgevers en hun verplichtingen om de groei van de organisatie te garanderen.

Data vertrouwelijk houden is het hart van goede, moderne governance.