Veilig bestuurlijke informatie delen: de vragen die u moet stellen

Whatsapp vs. Messenger

Whatsapp wordt algemeen gewaardeerd als een prima kosteloze oplossing om te communiceren met vrienden of familieleden. Steeds vaker vormen ook collega’s van een zelfde bedrijf een gesloten “whatsapp-groep” voor hun onderlinge afspraken en praktische informatie-uitwisseling. Maar voor professionele doeleinden – zoals veilig bestuurlijke informatie delen of voor communicatie in verband met uw raad van bestuur – willen  we het gebruik van Whatsapp toch afraden. Redenen: het is er niet voor gemaakt, het blijft riskant, het is op de lange termijn niet praktisch en er is een beter alternatief.

Is het veilig?

We weten wel dat Whatsapp zich sterk maakt dat het een stevige end-to end encryptie van de berichten aanbiedt. Maar is dat voor bestuurders voldoende?

Ontwerpers van dergelijke populaire applicaties maken voortdurend trade-offs tussen veiligheid en vertrouwelijkheid enerzijds en gebruiksvriendelijkheid anderzijds.  Voor de overgrote meerderheid gebruikers maakt dit weinig of niets uit. Maar professionele klanten die veilig bestuurlijke informatie willen delen mogen daar niet licht overheen gaan. Wat als de confidentialiteit van die berichten kan worden verbroken?

Geef het maar toe, als één van de miljoenen Whatsapp-gebruikers hebt u absoluut geen zicht op de veiligheid, de  kwetsbaarheid en de toegankelijkheid van de informatie die u er achterlaat. U weet niet of uw gesloten groep wel zo gesloten is als wordt aangekondigd. U weet niet of uw Whatsappberichten gehost worden in een Europees of Amerikaans datacenter. U weet niet in welke mate, met welke middelen en met welk succes hackers deze populaire app al belaagd hebben. Whatsapp werd nu eenmaal niet geconcipieerd noch in de markt gezet om bedrijven een volwaardige en 100% beveiligde datacommunicatie aan te bieden.Kortom, U weet niet hoe veilig u op deze manier bestuurlijke informatie kunt delen.

Vragen staat vrij

Laten we deze waarschuwingen verder illustreren met enkele pertinente vragen en twijfels die uw aandacht verdienen.

• Welke gegevensbescherming kan en wil Whatsapp garanderen aan ondernemingen die er intensief gebruik van maken? Wat gebeurt er met uw Whatsapp toepassingen als u uw mobiel toestel verliest?
• Is het privacybeleid van WhatsApp volledig in overeenstemming met de GDPR-vereisten waar de Europese ondernemingen zich moeten aan houden? U hebt klanten in uw contactenlijst staan. Zonder hun toestemming mogen Whatsapp of Facebook in geen geval die klantengegevens of metadata gebruiken. Hebben zij die toestemming gekregen?
• (Hoe) Kan een onderneming als gebruiker een afzonderlijk en eigen gegevensbeschermings- en compliancebeleid voor WhatsApp configureren? Kunnen bedrijven die WhatsApp gebruiken hun privé- en zakelijke communicatie gemakkelijk scheiden?
• Ondersteunt Whatsapp het beheer van mobiele apparatuur bij ondernemingen?
• Kan een bedrijf de gegevens en de content die via WhatsApp worden gedeeld gemakkelijk beheren?
• Zijn bedrijven die WhatsApp gebruiken zeker dat er geen enkele vertrouwelijke informatie naar externe personen kan verspreid worden? In welke mate hebben personeelsleden van Whatsapp en Facebook via hun servers toegang tot uw gevoelige informatie? Kunnen er zonder uw medeweten nieuwe leden aan uw whatsapp-groepen worden toegevoegd?

Het alternatief om veilig bestuurlijke informatie te delen

Voor bestuurders is Diligent Messenger daarentegen een zeer veilige en tegelijk gebruiksvriendelijke communicatietool om bestuurlijke informatie te delen en met collega-bestuurders te communiceren:

• Via de geavanceerde chatfunctie kunnen ze veilig berichten uitwisselen en in realtime samenwerken. Onbevoegden kunnen nooit toegang krijgen tot dit platform.
• U kan uw berichtenarchief zelf beheren. De communicatie via Messenger is qua functionaliteit volledig vergelijkbaar met e-mail (maar dan veiliger).
• Diligent Messenger is bovendien een compatibel onderdeel van het Governance Cloud-ecosysteem van Diligent. Het kan worden geïntegreerd met Diligent Boards™, onze board portal.
• De vertrouwelijke bestuurscommunicatie wordt op een veilige locatie bewaard. Het risico op inbreuken, lekken en verkeerd geadresseerde berichten is praktisch uitgesloten. U beschikt er over alle tools om te voldoen aan de strengste compliance vereisten.
• Er is een permanente helpdesk beschikbaar. 
• Uw apparaat kan op afstand gewist worden mocht het gestolen worden of verloren raken. Zo kan niemand die het apparaat in handen krijgt vertrouwlijke informatie lezen.

Garantie?

Hoe kan Diligent zich nu sterk maken dat Messenger dergelijke beloften kan nakomen? Een terechte vraag verdient een oprecht antwoord:

Omdat de Messenger software gecreëerd werd met het unieke doel om uiterst efficiënt en veilig bestuurlijke informatie te delen. Omdat Diligent zijn systemen doelbewust voortdurend laat testen, ja zelfs aanvallen door “friendly hackers” op zoek naar systeemfouten, risico’s en achterpoortjes. Omdat Diligent zijn systemen voortdurend aanpast aan de nieuwste inzichten en waarschuwingen rond beveiliging.  Omdat “veiligheid en gebruikscomfort” tot het DNA van Diligent behoort. Daarom, dus.

Conclusie?

U kan Whatsapp zeker blijven gebruiken voor korte berichtjes en praktische afspraken. Maar u richt zich om veilig bestuurlijke informatie te delen toch maar best tot een streng beveiligd communicatiekanaal.