Veilig en effectief werken op afstand

Thuiswerken was tot een paar maanden geleden iets voor maximaal een dagje in de week, voor het geval je echt rustig moest werken aan een rapport, of midden op de dag een afspraak had op een plaats dichter bij je huis dan bij je kantoor. Iets voor kenniswerkers of IT’ers, maar zeker niet voor leraren of directeuren. Totdat de coronapandemie de wereld stilzette en van de ene op de andere dag zoveel mogelijk mensen thuis moesten gaan werken, zelfs de leraar van de basisschool en de directeur van een multinational. Toen bleek dat we op afstand veel meer konden doen dan we voor mogelijk hadden gehouden.

Natuurlijk, het vergde wat aanpassingsvermogen. Bedrijven met moderne IT-systemen konden gemakkelijk overschakelen, andere organisaties hebben in sneltreinvaart een digitale inhaalslag gemaakt. Daar kwam heel wat bij kijken. We gingen immers niet alleen massaal thuis werken aan onze eigen projecten, maar ook vanuit huis overleggen met collega’s, projectpartners en sollicitanten. Toen bleek dat de thuiswerkperiode langer zou duren, moest er ook een oplossing komen voor de verplichte jaarvergaderingen.

Al die verschillende vormen van telewerken en -vergaderen vragen om nieuwe vormen van beveiliging. Het is immers van groot belang dat vertrouwelijke informatie niet in verkeerde handen valt, per ongeluk door een lek in de beveiliging of expres door een gerichte aanval.

Niveaus van veiligheid

Vanzelfsprekend moeten voor alle vergaderingen en vergaderstukken van Raden van Bestuur, Raden van Commissarissen en de hoogste managementlagen de strengste veiligheidseisen gelden. Hier gaat het immers om gevoelige en soms geheime bedrijfsinformatie en strategische plannen. Veel bedrijven vinden de veiligheidsniveaus van reguliere software hiervoor onvoldoende. Ze kiezen dan voor speciale board management software die veilig en effectief besturen als uitgangspunt heeft, zoals bijvoorbeeld Governance Cloud van Diligent.

Bij Governance Cloud van Diligent werken de leden van de Raad van Bestuur in hun eigen digitale omgeving waar alle bedrijfsdocumenten gecodeerd en overzichtelijk zijn opgeslagen. Inloggen met eigen smartphone, tablet of laptop is mogelijk op elk moment van de dag en overal ter wereld waar een internetverbinding is. Bestuurders kunnen binnen deze omgeving niet alleen documenten inzien, maar ook hun opmerkingen erbij plaatsen en deze informatie – nog steeds binnen de veilige omgeving – delen met hun collega’s. Dat is mogelijk omdat dit netwerk geheel los staat van de gewone zakelijke IT-omgeving.

Voor medewerkers op tactische en operationele niveaus zijn betaalde varianten van reguliere software vaak voldoende beveiligd, in tegenstelling tot de gratis varianten van onder andere een aantal videovergaderprogramma’s. Voorwaarde is wel dat de gebruikers zich houden aan de gebruikelijke veiligheidsregels, zoals het gebruik van een beveiligd netwerk en zo mogelijk een zakelijke VPN-verbinding met de bedrijfsserver, de installatie van de nieuwste updates van programma’s en het gebruik van veilige wachtwoorden.

Effectief werken

Naast veiligheid vraagt ook effectiviteit bij thuiswerken extra aandacht. Daarvoor zijn andere technische en organisatorische middelen nodig dan wanneer iedereen bij elkaar op kantoor werkt. Op technisch vlak gaat het bijvoorbeeld om voldoende capaciteit van VPN-verbindingen, goede bureaustoelen, extra beeldschermen en goede microfoons en camera’s.

Op organisatorisch vlak zijn vooral online vergaderingen een uitdaging. We hebben moeten leren dat het vaak even duurt voordat iedereen is ingelogd en zijn beeld en geluid goed heeft ingesteld, dat een onrustige achtergrond afleidt, dat het fijner is als iedereen die niet aan het woord is zijn microfoon uitzet en dat iedereen na een uur videovergaderen toe is aan een pauze. De meningen over online vergaderen verschillen. Waar de een signaleert dat overleggen nu veel efficiënter gaat, mist een ander de informele contacten met collega’s bij de koffieautomaat.

De menselijke kant

Het verplicht wekenlang werken op afstand wordt door sommige medewerkers als eenzaam ervaren, en zwaar als ze dit moeten combineren met zorgen voor kinderen of onderwijs geven. Ook vindt bijna iedereen digitaal vergaderen vermoeiender dan een gewoon overleg, zeker met een grote groepen mensen. Veel organisaties besteden daarom in deze tijd niet alleen aandacht aan veiligheid en effectiviteit, maar juist ook aan de menselijke kant. Afdelingen organiseren vaak zelf al een gezamenlijke koffiepauze of een digitale vrijmibo, de thuisvariant van de traditionele vrijdagmiddagborrel.

Sommige Raden van Bestuur stimuleren dit soort initiatieven en vragen hun leidinggevenden expliciet om regelmatig contact te houden met iedere individuele medewerker. Dat is extra belangrijk als mensen nog maar net in dienst zijn. De automatische band met teamleden en het bedrijf kan immers gemakkelijk onder druk komen te staan als mensen langdurig thuis moeten werken.

Toch heeft thuiswerken niet alleen nadelen. Sommige medewerkers vinden dit plezieriger dan elke dag op kantoor zitten, en de forensen zijn blij dat ze nu de file of de overvolle trein missen. Het uitwisselen van al die individuele ervaringen kan wellicht in de toekomst tot een andere verdeling van werken op kantoor en thuis leiden. Hoe dan ook, of medewerkers nu thuis of op kantoor werken, contact houden met medewerkers is van cruciaal belang, want betrokken medewerkers dragen bij aan zakelijk succes.

Spoedwet voor algemene vergaderingen

Voor veel organisaties zijn algemene vergaderingen verplicht. Aangezien die vanwege de nu geldende coronamaatregelen niet op een fysieke plek kunnen worden gehouden, is een spoedwet in werking gesteld die het tijdelijk mogelijk maakt dat een algemene vergadering uitsluitend via audio of video livestream plaatsvindt. Voorwaarde is dat de vragen die leden en aandeelhouders vooraf of tijdens de vergadering indienen, tijdens de vergadering worden beantwoord. In de wet is ook vastgelegd dat de genomen besluiten rechtsgeldig zijn, ook als een lid of aandeelhouder niet optimaal heeft kunnen deelnemen. Verder heeft het bestuur de bevoegdheid de termijn voor het houden van de algemene vergadering of voor het opmaken van de jaarrekening uit te stellen.

Veilig en effectief besturen

Een mondiale crisis als corona is voor elke Raad van Bestuur een uitdaging. Modern Governance tools die veiligheid en effectiviteit hoog in het vaandel hebben staan, zoals het eerdergenoemde Governance Cloud, ondersteunen het bestuurlijke proces ook als de bestuurders op afstand vergaderen. Bekijk de mogelijkheden van onze software voor Moderne Governance of vraag geheel vrijblijvend een demo aan van Governance Cloud. We helpen u graag verder.