Waarom moderne governance-ondernemingen een board portal gebruiken

De digitale technologie is nu goed en wel de bestuurskamer binnengedrongen om er ook te blijven. Steeds meer raden van bestuur maken dankbaar gebruik van een board portal als werkinstrument en informatiekanaal voor hun bestuurstaken. Eén derde van de beursgenoteerde bedrijven uit de Bel20 index zijn bijvoorbeeld klant bij Diligent!  De redenen hiervoor zijn niet ver te zoeken:

1. Vooruitstrevende raden van bestuur hebben eigenlijk geen enkel excuus meer om hun manuele processen op papier niet in snel tempo te digitaliseren. Met een board portal werkt u efficiënter, sneller, goedkoper en veiliger. En zonder stress bovendien. Want board portals zijn eenvoudig in gebruik. De instructies en extra trainingsmogelijkheden maken het gemakkelijk om er echt het maximale voordeel uit te halen.

2. Eigenlijk rechtvaardigt alleen al de (cyber)veiligheid van board portals de aanschaf ervan. Een sluitend cyberveiligheidsbeleid is vandaag een prioritair aandachtspunt. We durven niet denken aan de schade die een gehackte of gestolen smartphone of portable van een bestuurder kan veroorzaken. Een board portal beschikt daarentegen over een 100% robuuste beveiliging. Bovendien kan de (permanente) helpdesk elke vraag over eender welk beveiligingsaspect snel beantwoorden. En als digitaal communicatieplatform kan Messenger van Diligent, voor beveiligde bestuurscommunicatie, het riskante gebruik van onveilige e-mailplatforms volledig elimineren.

3. In een grote, internationale groep kan het toepassen van alle wettelijke- en bestuurlijke verplichtingen voor de bedrijfsjuristen en compliance professionals uitmonden in een onontwarbaar kluwen. Er zijn nu zoveel regels en formele voorschriften, met zoveel deadlines en risico’s, dat het quasi onmogelijk is om daar nog handmatig controle over te houden. Daarom hebben zo veel bedrijfssecretarissen en juridische teams zich tot de technologie en tools van de Diligent suite gewend om hun verantwoordelijkheden goed te kunnen vervullen. Ook het board portal zelf verstrekt duidelijke praktische voordelen voor de secretarissen-generaal. Zo reduceert deze op een spectaculaire wijze de voorbereidingstijd voor de directiemedewerkers.  Zij kunnen nu veel vlotter de vergaderdocumentatie maken, samenstellen, updaten en afleveren. De arbeidskosten en materiaalkosten (printerinkt, papier, slijtage van apparatuur) en verzendkosten verminderen gevoelig.

4. Ook bij de voorbereiding van een beursintroductie helpt een sterk beveiligde board portal u goed op weg. Dergelijke bestuurssoftware zorgt dan voor de online verzamelplaats van alle noodzakelijke en juridische documenten. Alle betrokken partijen kunnen daar via een beveiligd platform over dialogeren. Er is een gesloten kringloopsysteem dat de e-mailcommunicatie beschermt en bepaalt tot welke informatie gebruikers toegang hebben. Zo blijft de informatie voor de prospectus echt vertrouwelijk totdat deze moet vrij gegeven worden aan het brede publiek.

5. Bij moderne governance is er nog iets meer in het geding. Bestuurders en bedrijfsleiders nemen vandaag extra juridische en sociale verantwoordelijkheden op zich. Niet-naleving kan hen persoonlijk worden aangewreven in het kader van de bestuurdersaansprakelijkheid. Zonder een scherp en actueel zicht op de status van de complianceverplichtingen vliegt de raad van bestuur als het ware ‘geblinddoekt’. Dankzij hun boardinstrumenten met actuele gegevens kunnen bestuurders ook goed vooruit kijken en risico’s tijdig identificeren. Bovendien biedt Diligent allerlei webinars, online trainingen en telefonische assistentie om alle bestuurders te helpen en te motiveren deze software goed te gebruiken. Het komt er op aan dat ze na een overgangsperiode bewust kunnen afscheid nemen van hun oude gewoonten.

6. Een nieuw onderzoek heeft ons tenslotte opnieuw overtuigd dat goede moderne governance (via de onderliggende digitale infrastructuur en de bijhorende efficiënte processen) tot betere ondernemingsresultaten kan leiden. Er bestaat een rechtstreeks verband tussen de best practices op het gebied van corporate governance enerzijds en betere ondernemingsprestaties en een betere reputatie bij de stakeholders anderzijds.

De drie belangrijkste kenmerken van onze software voor moderne governance

Naadloze integratie van alle features in één enkel aanbod

Vergaderdocumenten, rapporten, enquêtes en stemsystemen, evaluatiemodules, tools voor online samenwerking via het delen van documenten, alle comité-informatie, zoeksystemen voor bestuurders- en managementprofielen, algemene secretariaatsfuncties, berichtendienst zijn allemaal beschikbaar binnen één zelfde governance-omgeving.

Overal toegang tot beveiligde informatie op alle apparaten

De gebruikers kunnen hun berichten en bestanden veilig ontvangen en versturen via hun tablet, telefoon of laptop. Meer nog, ze kunnen aantekeningen maken en passages delen met de medebestuurders indien gewenst. Waar ze zich ook bevinden, ze hebben steeds onmiddellijke toegang met behulp van een mobiel apparaat.

De meest actuele en volledige inzichten binnen handbereik

Betere informatie leidt tot betere vragen, niet enkel in de bestuursraden maar ook in de bestuurscomités. Een snelle update of actualisatie is steeds mogelijk in real time: op de raad van bestuur beschikken de bestuurders elke keer weer over de meest actuele informatie.