Waarom organisaties een software voor entiteitsbeheer in 2021 moeten overwegen 

Vooral als uw organisatie in de afgelopen kwartalen wilde groeien zullen u, uw bestuur en uw collega’s veel belang hebben gehecht aan entiteitsbeheer. U wilt samen zorgen dat het bestuur en de organisatie zich bewust zijn van actuele toezichtmethoden en deze implementeren. 

Voorbeelden van beproefde methoden voor toezichthouders zijn onder meer toerekenbaarheid, afgebakende rollen en verantwoordelijkheden, toewijding aan integer en ethisch gedrag, afstemming van strategieën en doelen en – last but not least – de ontwikkeling en het onderhoud van een divers en competent bestuur. 

Modern toezicht toont zich bereid om de structuur en activiteiten van het bestuur te herevalueren en zich af te vragen of de status quo de best mogelijke vorm van toezicht is. Dat vereist concentratie op de samenstelling van het bestuur en een effectieve opvolgingsplanning die voor geen klein deel is gebaseerd op goede gegevens. Besturen moeten gebruikmaken van veilige communicatie die cyberfouten kan voorkomen. Besturen richten zich routinematig op kansen en risico’s, en ‘Modern Governance’ impliceert ook dat besturen gegevens gebruiken om belangrijke risico’s te meten. 

Hoe besturen hun methode voor entiteitsbeheer moeten bezien 

Als het om entiteitsbeheer gaat, is het een gegeven dat bestuurders en senior-managers routinematig om informatie en advies vragen. Dat geldt ook voor auditors en adviseurs, boekhouders en andere collega’s. Effectiefentiteitsbeheer vereist dan ook dat een organisatie beproefde methoden op het gebied van toezicht naleeft. 

Het is zonneklaar dat bedrijven steeds meer globaliseren. Als u dagelijks bezig bent met toezicht in een bedrijf dat actief is in meer dan één rechtsgebied bent u er wel aan gewend dat u moet voldoen aan regels die per land verschillen. Multinationals moeten tal van regels in de gaten houden en naleven in verschillende rechtsgebieden. 

Maar niet alleen de regelgeving verschilt per rechtsgebied: ook de processen die nodig zijn om naleving te garanderen kunnen per land verschillen. Naarmate regelgevende instanties de bedrijfsactiviteiten van organisaties wereldwijd aan steeds nauwkeuriger onderzoeken onderwerpen, versterken ze de verwachtingen dat bedrijven steeds transparanter worden en op een ethisch verantwoorde manier handelen. 

Of uw bedrijf nu moet voldoen aan de rapportage-eisen per land, aan het BPES-initiatief of aan beide: de implicaties zijn heel simpel. Multinationals hebben direct toegang nodig tot al hun gegevens en andere informatie met betrekking tot de bedrijfsactiviteiten en ze moeten rapporten kunnen produceren die de werkelijkheid weerspiegelen. Eén versie van de waarheid dus. 

Waarom organisaties een software voor entiteitsbeheer moeten overwegen 

Wie nadenkt over alle nuances op het gebied van toezicht, is niet verrast dat entiteitsbeheer om meer gaat dan alleen om gegevensverzameling en documentbeheer. Deloitte beschreef in 2019 in zijn document Legal Entity Management – Beyond compliance hoe gegevens van juridische entiteiten en het bijhouden van deadlines, maken van organogrammen en plannen van bedrijfsactiviteiten nogal wat tijd kan vereisen van uw General Counsel en juridische team. Ook moet de organisatie inspelen op jaarlijkse veranderingen ten aanzien van naleving en bestuur. 

Los van bedrijven die naleving waarborgen besteden besturen steeds meer aandacht aan entiteitsbeheer vanwege de verantwoordelijkheid van de directeur voor het toezicht op risico’s. Deloitte constateerde dat sommige organisaties risico’s nu op een ‘serieuzere en volwassener’ manier behandelen. Het gebruik van software voor entiteitsbeheer kan risico’s met betrekking tot zowel regelgeving als reputatieschade als gevolg van slechte naleving verminderen. Als een organisatie zich niet aan de eisen van een regelgevende instantie houdt, kan dat risico’s met zich meebrengen, zoals beslaglegging, hoge boetes, afwaarderingen en/of persoonlijke aansprakelijkheid voor individuele bestuurders. 

Het implementeren van software voor entiteitsbeheer biedt echter nog andere voordelen. Besturen kunnen niet alleen het vertrouwen in een kosteneffectieve methode voor risicobeperking en nalevingsrapporten verbeteren, maar profiteren er bovendien van dat hun General Counsel en teams dankzij software voor entiteitsbeheer meer tijd kunnen besteden aan werk met meer waarde. 

Uw organisatie, entiteitsbeheer en Diligent Entities 

Organisaties die Diligent Entities in hun bedrijfsactiviteiten opnemen, profiteren van één veilig platform. Dat bevat gecentraliseerde gegevens, die de mogelijkheid ondersteunen om één versie van de waarheid te creëren. De organisatie kan toegangsmachtigingen instellen voor iedereen die gegevens moet inzien of gebruiken, waardoor u en uw collega’s, die anders gegevens moesten ‘doorschuiven’, profiteren van meer efficiëntie. Zoals het bestuur kan instellen en beperken wie toegangsparameters voor uw bestuur en commissie kan wijzigen, zo kan uw organisatie vaststellen welke personen wijzigingen mogen maken in die toegangsparameters. 

Alle gegevens bevinden zich in één centrale opslagplaats, ongeacht wie in uw organisatie machtigingen heeft om gegevens in te zien. Het levert u en uw bestuur vertrouwen op in de wetenschap dat organisaties direct gegevens uit verschillende bedrijfsafdelingen – naleving, financiën, juridische zaken en belastingen – kunnen integreren in één registratiesysteem. Als u al gebruikmaakt van Diligent Boards en Messenger, profiteert u van naadloze integratie met deze systemen. U kunt het dashboard in Entities zo aanpassen dat het voorziet in de behoeften van uw juridische teams, met oplossingen om diagrammen te maken van relaties tussen entiteiten en organogrammen te maken. 

Doordat het entiteitsbeheer gegevens voor alle entiteiten van uw organisatie registreert, is uw juridische team altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Het systeem registreert wijzigingen in de gegevens ter ondersteuning van audit- en rapportagebehoeften en biedt geautomatiseerde meldingen. Houd bij hoeveel tijd er nodig is om handmatig verplichte formulieren voor al uw entiteiten te maken, te controleren en te deponeren en bedenk dat de software voor entiteitsbeheer van Diligent deze processen automatiseert. Met de software voor entiteitsbeheer kan de organisatie veilig elektronisch informatie verstrekken aan auditors en formulieren bij de verplichte binnenlandse en internationale regelgevende instanties deponeren. 

Besturen en managementteams profiteren van de mogelijkheid in de software om zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens efficiënt te extraheren, te sorteren en te analyseren. Vat informatie samen en distilleer deze in eenvoudig overzichtelijke grafieken, diagrammen en afbeeldingen zodat uw bestuur en senior-management beschikken over nuttige inzichten. Belangrijker is nog dat software voor entiteitsbeheer bestuurders in de gelegenheid stelt om hun inzicht in en overzicht van de organisatiestructuur te verbeteren.

Als u en uw bestuurders bij Modern Governance betrokken zijn, is dit dan het moment om de status quo van het bestuur ten aanzien van entiteitsbeheer ter discussie te stellen? 

Wilt u weten hoe de oplossing van Diligent voor entiteitsbeheer voor uw organisatie kan werken? Vraag hier een informatiekit aan of een vrijblijvende demonstratie aan.