Wat met de Algemene Vergadering ten tijde van de COVID-19 maatregelen?

De Covid-19 pandemie leidde er toe dat vennootschappen onlangs te maken kregen met praktische moeilijkheden rond de aanpak van hun jaarlijkse algemene vergadering. Hoe moesten ze hun vergadering volgens de wettelijke en statutaire regels organiseren en tegelijk de dwingende ‘physical  distancing’ maatregelen van de Nationale Veiligheidsraad respecteren?

Langere termijnen

Om vennootschappen hier meer ademruimte, rechtszekerheid en flexibiliteit te bieden voerde de Belgische regering tijdelijk een aantal versoepelingen en facultatieve opties in.  Minister Koen Geens maakte op 30 maart 2020 bekend dat de algemene vergaderingen van vennootschappen en verenigingen die voor 19 april moesten  plaatsvinden omwille van de Coronacrisis uitgesteld konden worden tot 10 weken na de uiterste datum. Zelfs vennootschappen die hun uitnodiging al hadden uitgestuurd konden die bijeenkomst alsnog uitstellen. De andere optie was een virtuele vergadering.

“Veel  ondernemingen hadden in hun statuten niet voorzien dat Algemene Vergaderingen virtueel kunnen plaatsvinden of dat aandeelhouders vanop afstand kunnen stemmen.”

Virtuele vergaderingen

Alle vennootschappen krijgen nu dus de mogelijkheid om via teleconferentie op de voorziene of een latere datum een rechts­geldige algemene vergadering op afstand te organiseren, zelfs als dat statutair niet voorzien is. Aandeelhouders moeten wel hun vragen kunnen stellen, ofwel door die vooraf op te sturen, of via een webcast. Het bestuursorgaan beantwoordt deze vragen schriftelijk ten laatste op de dag van de algemene vergadering maar vóór de stemming, of mondeling indien het ervoor kiest de algemene vergadering uit te zenden via een telefonische- of een videoconferentie. De stemming zelf kan gebeuren via vooraf opgestuurde formulieren, vanop afstand of via volmachten. Hierbij kan dan uitsluitend een door het bestuursorgaan aangestelde persoon als volmachtdrager optreden. Deze  mag slechts namens een aandeelhouder stemmen op voorwaarde dat hij over specifieke steminstructies beschikt voor elke agendapunt. En als er voor een agendapunt een notaris aanwezig moet zijn  volstaat het dat een bestuurder of vertegenwoordiger van de onderneming fysiek met die notaris bijeenkomt en dat de anderen elektronisch deelnemen via een internet-connectie.

Uitgestelde vergaderingen

Een jaarvergadering is sowieso geen vrijblijvende aangelegenheid. In principe moet het bestuur de jaarrekening ten laatste zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar voorleggen aan de aandeelhouders. Voor de overgrote meerderheid is dat 30 juni. Bedrijven moeten uiterlijk dertig dagen na de goedkeuring en ten laatste zeven maanden na de afsluiting van het boekjaar hun jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank van België.  Deze  uiterste data werden nu met tien weken verlengd.

De algemene vergadering mag dus op eigen initiatief of op verzoek van het bestuursorgaan voorafgaandelijk beslissen om de goedkeuring van de jaarrekening uit te stellen tot een nader te bepalen datum waarbij de toestand terug genormaliseerd is. Dit kan zelfs als de vergadering reeds was bijeengeroepen, op voorwaarde dat de aandeelhouders daarover correct worden geïnformeerd.

Schriftelijk besluiten

Voor BV’s, CV’s en NV’s bepaalt het WVV (wetboek) al dat de aandeelhouders schriftelijk alle besluiten kunnen nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van degene die bij authentieke akte moeten worden verleden. Maar schriftelijke besluitvorming is alleen mogelijk als alle aandeelhouders met de procedure instemmen en vervolgens met unanimiteit de voorliggende verrichtingen goedkeuren. Indien de statuten in deze mogelijkheid voorzien, kan er eventueel gewerkt worden met volmachten. Er is door het nieuwe KB nu bij uitzondering geen statutaire clausule vereist die toelaat dat de algemene vergadering schriftelijk wordt gehouden. Omdat alle aandeelhouders moeten instemmen met de beslissing van de schriftelijke algemene vergadering is in de praktijk een document vereist met de handtekeningen van alle aandeelhouders of desgevallend de gevolmachtigden. Het is aangewezen om via de elektronische identiteitskaart of de itsme-app gebruik te maken van de zogenaamde “gekwalificeerde elektronische handtekening”. De goedkeuring is pas definitief als elke handtekening ‘binnen’ is.
Noteer dat het bestuursorgaan zelf onder alle omstandigheden unaniem schriftelijk kan besluiten. Het bestuur kan ook (in voorkomend geval bij meerderheid) beraadslagen en besluiten via een elektronische communicatie die discussie toelaat. Gaat het om beslissingen die voor notaris moeten worden genomen dan volstaat opnieuw dat één lid van het bestuursorgaan of een door het bestuursorgaan aangesteld persoon samen met de notaris fysiek vergadert; de andere leden kunnen deelnemen via elektronische communicatie.

“Elke vennootschap kan een digitale jaarvergadering organiseren, ook als dat niet in de statuten is voorzien. Een andere optie is de vergadering tot tien weken uitstellen.

Tips
We ronden af met nog enkele praktische suggesties:

• Een numeriek beperkte fysische aanwezigheid van aandeelhouders is mogelijk als er voldoende plaats is.
• Lever een extra inspanning om de aandeelhouders vooraf te informeren en om de te nemen beslissingen goed toe te lichten.
• Besteed aandacht aan de praktische organisatie van het vraagrecht.
• Schenk extra aandacht aan de technische componenten van de digitale audio- of videoverbindingen

Meer weten over de uitdagingen die bestuursraden tegenkomen bij het bereiken van end-to-end governance? Lees hier het rapport Digitale kloof: bestuurdersraden zetten (nog) niet voldoende technologie.