7 tips voor een betere zelfevaluatie van de raad van bestuur

De zelfevaluatie van de raad van bestuur is in korte tijd een belangrijk onderdeel geworden van deugdelijk bestuur. Steeds meer bestuurders en ondernemers vinden het belangrijk om regelmatig te zoeken naar verbeterpunten in bevoegdheden, procedures, besluitvorming of bestuurlijke samenstelling.

Trouwens, wie vandaag bestuurdersverantwoordelijkheid opneemt – in een KMO, een beursgenoteerde multinational of een publieke organisatie – moet aan zekere kwaliteitsverwachtingen beantwoorden. Een al te passieve houding of regelrecht amateurisme worden bij bestuurders nog nauwelijks getolereerd.

Zowel de Belgische Corporate Governance Code voor beursgenoteerde ondernemingen als de Code Buysse beschouwen een geregelde zelfevaluatie van de raad van bestuur als een basiselement van goed bestuur. Beursgenoteerde ondernemingen zonder dergelijke evaluaties moeten zelfs publiekelijk uitleggen waarom ze dit niet doen. Ze zijn onderworpen aan het wettelijk “comply or explain” principe. Anderzijds kan een onderneming dankzij goed uitgevoerde zelfevaluaties ook zijn leiderschap versterken en zijn geloofwaardigheid verhogen bij alle stakeholders.

Zijn we met de juiste mensen, op de juiste manier met de juiste dingen bezig? Regelmatig stilstaan bij het eigen functioneren is dus “the right thing to do”.

Maar er bestaat geen ‘beste manier’ om een zelfevaluatie van de raad van bestuur aan te pakken. Elke raad van bestuur is een uniek samenspel van mensen, structuren en processen. Met een eigen dynamiek en een eigen uitgangssituatie. Elke raad van bestuur moet dus zelf op zoek naar de beste evaluatiemethode. Graag reiken we hier een aantal suggesties aan.

Bepaal eerst de doelstellingen

Elke evaluatieoefening moet beginnen met gerichte en concrete objectieven: wat gaan we meten, wat gaan we doen met de resultaten en wat willen we daarna bereiken? Het heeft geen zin jaar na jaar krek dezelfde evaluatie uit te voeren.

De raad moet het dus eerst eens worden over de omvang, de focus, de thema’s. Wil men specifieke interne problemen opsporen en uit de wereld helpen of wil men de efficiency van bepaalde processen verbeteren? Denk aan de strategievorming, de informatiestromen, de transparantie, de compliance, het risicobeleid…  Of wil men dieper ingaan op de mate waarin de raad van bestuur de juiste balans kan vinden tussen afstand en betrokkenheid, tussen toezicht en advies. Of moet het vooral gaan over de kwestie of de huidige samenstelling van het bestuur nog in overeenstemming is met de strategische behoeften?    

Zorg voor een strikte leiding van het proces 

Iemand moet het proces op gang trekken, opvolgen en coördineren. Dat kan de voorzitter zijn – als hij daar beslagen in is – de secretaris-generaal of zelfs een externe procesbegeleider. Het is een kwestie van goede planning en een kordate opvolging van de vooropgestelde timing.

Begin met een vragenlijst op maat voor de zelfevaluatie van de raad van bestuur

Met een degelijke standaardvragenset kan je natuurlijk op een gemakkelijke manier een zelfevaluatie uitvoeren. Toch pleiten wij  voor een modulering in de aanpak. Gebruik bestaande vragenlijsten hoogstens als inspiratiebron om uw eigen onderwerpen vast te leggen. Zo vermijdt u dat er overbodige vragen gesteld worden of dat broodnodige vragen niet gesteld worden.

De vragenlijst kan zeker focussen op de appreciatie van de eigen afspraken en interne regels. Ook alle governance codes bevatten controleerbare best practice bepalingen.

Besteed alleszins voldoende aandacht aan een ondubbelzinnige en neutrale formulering. Een voorafgaandelijke test bij een of twee vrijwilligers is geen overbodige luxe.

Vraag aan de bestuurders om de vragen eerlijk en zorgvuldig in te vullen. Gebruik desgewenst een systeem dat anonimiteit garandeert. Alleen een authentieke betrokkenheid leidt tot een waarheidstrouwe en diepere kijk op de werking van de raad.

Investeer in goede tools

Er zijn uiteraard allerlei digitale apps of toolkits in omloop die  zeker kunnen helpen. Als self-assessmentsysteem biedt de ‘online survey’-evaluatiemodule van ‘Diligent Evaluations’ u alleszins een praktisch alternatief voor omslachtige spreadsheets of verouderde vragenlijsten die heen en weer gemaild worden. U kan heel dit proces centraal beheren en de resultaten op een beveiligde plaats bijhouden. De omzetting van de antwoorden naar overzichtelijke grafieken gebeurt snel en automatisch.

Zorg voor het goede voorbeeld

De moderne bestuurder van de 21^ste eeuw is betrokken, gemotiveerd, geïnformeerd en…  stelt zichzelf in vraag. Ook gereputeerde bestuurders die gekozen werden omwille van hun competenties, relaties en ervaring moeten zich kwetsbaar willen opstellen. Het is gemakkelijk om als bestuurder kritiek uit te oefenen op de directie of  aan te dringen op productiviteitswinsten. Maar het is inconsequent om tegelijk te weigeren het eigen bestuurlijk gedrag in vraag te (laten) stellen. Dat elke goede CEO automatisch een goede bestuurder wordt is nooit gegarandeerd.

Voorzie voldoende tijd voor de nabespreking

Rond de zelfevaluatie van de raad van bestuur in elk geval af met een bijeenkomst die streeft naar concrete verbeterpunten en monitoringsafspraken. Een goede vragenlijst met de daarop volgende open rapportering bevordert alleszins een open dialoog. Want als alle antwoorden van de individuele schriftelijke bevragingen samengebracht zijn in een overzichtelijk rapport kan men meteen naar de essentie gaan: de opvallende of afwijkende scores, de lage of al te hoge waarderingen…

Stem uw werkvorm en stijl af op de kenmerken en de verwachtingen van de leden van de raad van bestuur. Er zijn veel methoden denkbaar om meer of minder formeel te evalueren. De keuze van de rapporterings- en de besprekingsvorm mag gerust afhangen van het inhoudelijk thema, de sociale structuur, de locatie, de timing, enz.

Streef vooral naar verbeteringen

Blijf niet te lang discussiëren over de vaststellingen maar ga naar de kern en stel verdiepende vragen. De bespreking moet immers uitmonden in een actieplan met alle bruikbare suggesties en concrete engagementen. Evaluaties gaan over de normen die het bestuur zichzelf stelt en zal stellen. Immers, het bestuur is zelf verantwoordelijk voor zijn eigen functioneren.

Maar wat al goed is mag eveneens extra in de verf gezet worden. Ook dat is een waardevolle output op zich. Maar elke evaluatie moet toch vooral aangestuurd worden vanuit de overtuiging dat er altijd verbetering nodig en mogelijk is.  Een raad komt jaarlijks maar enkele keren voor enige uren samen. Het komt er echt op aan om die kostbare tijd maximaal te benutten. Een evaluatie is een investering in tijd, maar dankzij ene goede zelfevaluatie kan de productiviteit verhoogd worden en kan de verloren tijd zeker terug gewonnen  worden in de daaropvolgende vergaderingen.

Kijk voor meer informatie eens naar de module voor (zelf)evaluaties van Diligent: Evaluations.