Diligent Data Room

Creëer snel een volledig beveiligde en beheerde data room voor samenwerking tussen bestuursleden om continue aandacht voor moderne governance op bestuursniveau en initiatieven van particuliere bedrijven te stimuleren.

Diligent Data Room: niet alleen voor deals

Om op een effectieve manier te kunnen besturen moeten teams van executives gevoelige informatie kunnen verzamelen, van elkaar kunnen scheiden en kunnen gebruiken. Ze moeten de volledige controle hebben over wie er precies toegang moet krijgen tot welke gegevens, maar zodra die toegang is verleend, moet het proces voor het werken met die materialen en het samenwerken met collega's flexibel zijn en soepel verlopen. Dit alles is mogelijk met een data room. Besturen en teams die betrokken zijn bij Fusies en overnames hebben lange tijd gebruikgemaakt van dit soort 'deal rooms', maar cloudtechnologie heeft zich ondertussen zo ver ontwikkeld dat er nu ook on-demand, betaalbare, besloten toepassingen voor data rooms worden ondersteund voor verschillende vakgebieden: niet alleen voor Fusies en overnames en bestuursgovernance, maar ook voor het veilig delen van bestanden buiten de firewall van het bedrijf, voor crisismanagement, Onderzoek & ontwikkeling, supply chain, juridische zaken, enz.

Fusies en overnames

Zakenbankiers en ontwikkelingsteams die betrokken zijn bij due diligence-processen en bij het sluiten van deals, maakten al gebruik van zogenaamde deal rooms voordat er digitale oplossingen beschikbaar waren om deze processen te beveiligen en te vereenvoudigen. In het digitale tijdperk wordt er nog steeds gebruikgemaakt van deal rooms, omdat het een effectief concept is. Het verschil is dat ze nu 'virtuele data rooms' worden genoemd en dat ze veel krachtiger en flexibeler zijn dan deal rooms.

  • Toegang en beheer

    Teams die onderweg zijn en die weinig tijd hebben, kunnen een volledig beveiligde virtuele data room inrichten, waarbij tot op het niveau van specifieke bestanden toegang kan worden verleend of ontkend, met bestandsversleuteling en toegang tot gegevens en beveiligde communicatie via alle browsers.

  • Automatische distributie

    Teams van Fusies en overnames en Bedrijfsontwikkeling verzamelen enorme aantallen documenten voor due diligence en hebben een methode nodig waarmee ze automatisch grote hoeveelheden gegevens in bulk kunnen uploaden, indexeren en structureren om de toegang tot deze gegevens te vereenvoudigen.

  • Beheer van digitale rechten

    Verkoopteams hebben vaak te maken met meerdere bieders die niet met elkaar in contact mogen komen: ze moeten ervoor zorgen dat het vraag- en antwoordproces efficiënt verloopt. Daarvoor hebben ze controle nodig over welke antwoorden naar alle bieders worden verstuurd.

Crisisbeheer

Niemand weet wanneer er weer een crisis komt. Wat u kunt doen, is een structuur ontwikkelen die u helpt om elk probleem dat zich voordoet, aan te pakken, zodat u meteen op een gecontroleerde, beheerste en doordachte manier kunt reageren.

  • Noodplannen

    Werk intern samen aan de bedrijfscontinuïteit en aan noodplannen vóór, tijdens en na een crisis.

  • Gecontroleerde toegang

    Maak het mogelijk om de toegang tot de stroom aan vertrouwelijke documenten en communicatie te beperken tot een select groepje mensen die die gegevens ook echt nodig hebben.

  • Besloten communicatiekanalen

    Communiceer via een volledig besloten kanaal op een veilige manier met externe adviseurs, uw crisismanagementbureau, toezichthouders en institutionele beleggers.

Onderzoek & ontwikkeling

Om u als bedrijf staande te houden, is het vooral in de farmaceutische industrie en in de technologische sector essentieel dat u gevoelige intellectuele eigendommen en communicatie beschermt en dat u de toegang hiertoe beperkt. Uw intellectuele eigendommen zijn uw zaken.

  • Waarde behouden

    Zorg ervoor dat u discussies en het delen van documenten met betrekking tot specifieke initiatieven, onderzoeksgegevens, testresultaten, ontwerpen, concepten, bedrijfsgeheimen, enz. op een gedetailleerd niveau kunt beheersen.

  • Breng meer synergie tot stand

    Stimuleer een open samenwerking, zowel intern als met partners, want alle betrokkenen vertrouwen erop dat het 100% veilig is om gegevens met anderen te delen en om met anderen te communiceren.

  • Octrooibescherming en -licenties

    Zowel tijdens de ontwikkeling en het testen van geneesmiddelen als bij het ontwikkelen van nieuwe hardware- en softwaretechnologie moet u het vermogen hebben om de stroom aan communicatie en de samenwerking te beheersen en te beperken tot de personen die deze gegevens écht nodig hebben. Dat kan met een data room.

Supply Chain

In verschillende opzichten is het essentieel dat mensen in uw bedrijf in afzondering van de rest van de supply chain via een data room kunnen samenwerken met bepaalde partners. Denk bijvoorbeeld aan prognoses voor prijzen en volumes. Dit soort informatie lekt vaak uit, waardoor concurrenten informatie in handen kunnen krijgen die de markt helemaal kan laten veranderen. Maar zo hoeft het niet te gaan.

  • Samenwerking met leveranciers

    Werk op een veilige manier samen met original design manufacturers (ODM's) aan nieuwe producten.

  • Bieden met geheimhouding

    Zorg ervoor dat uw aankopen, de omvang van uw aankopen en wat u hiervoor betaalt, volledig geheim blijven.

  • Beveiligde communicatie

    Krijg uw aankopen voor de beste prijs door uw communicatie met leveranciers volledig gescheiden en veilig te bewaren.

Veilig bestanden delen buiten de firewall van het bedrijf met een data room

Het werkterrein van een organisatie reikt veel verder dan het bedrijfsnetwerk en is constant aan verandering onderhevig. U moet de mogelijkheid hebben om veilig samen te werken met externen als daar behoefte aan is. Daarvoor heeft u een oplossing nodig die flexibel is en die eenvoudig door alle betrokkenen kan worden gebruikt.

  • Juridisch advies

    Deel vertrouwelijke informatie met externe adviseurs of contractanten die betrokken zijn bij lopende zaken.

  • Auditors en toezichthouders

    Draag op een veilige manier gegevens en documentatie over aan diverse toezichthouders die de compliance controleren of aan externe auditors die de financiële verslaglegging moeten goedkeuren.

  • (Belasting)adviseurs

    Verstrek op een veilige manier financiële- of fiscale gegevens aan externe adviseurs.

Leer meer over de Diligent Data Room