Aegon investeert in de toekomst met de Diligent board portal

Het Nederlandse Aegon biedt verzekeringen, pensioenen en vermogensbeheer aan in meer dan 25 landen over de hele wereld. Aegon beheert meer dan 475 miljard euro aan investeringen. In totaal zetten 26.000 medewerkers zich in voor de financiële zekerheid van de klant. Niet alleen in Nederland, maar ook in het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten is het bedrijf een belangrijke speler. In de Verenigde Staten gaat Aegon onder de naam van Transamerica.

DE UITDAGING

De bestuursvergaderingen die elk kwartaal worden gehouden kosten extreem veel tijd om voor te bereiden. Dit betekende lange werkdagen en overuren om alle vergaderboeken van vrijwel altijd meer dan honderd bladzijden voor te bereiden en te printen. Om de hard copy vergaderboeken voor iedere vergadering tijdig bij de leden van de Raad van Commissarissen te krijgen, werden deze per koerier op diverse lokaties binnen en buiten Nederland bezorgd. Tijdens dit proces had Aegon te kampen met verschillende problemen rondom logistiek, beveiliging van confidentiële documenten en versiebeheer. “Op een zeker moment hebben wij de vergaderstukken online beschikbaar gemaakt via een heel eenvoudige oplossing, maar dat loste het probleem niet op. De vraag naar gedrukte documenten bleef”, aldus Henk Snijders, Adjunct Directiesecretaris voor Aegon.

DE AANPAK

“Een van onze leden vertelde over het gebruik van Diligent Boards bij één van zijn andere commissariaten en door zijn enthousiasme besloten wij ook ernaar te kijken,” zegt Henk Snijders.
Dat betekende dat vier potentiële leveranciers werden nagetrokken, waaronder Diligent. Deze aanbieders ondergingen vervolgens een kritische selectieprocedure. Een strenge eis was dat het een globale speler moest zijn die Aegon’s footprint kon volgen. Een andere eis, minstens zo belangrijk, was volgens Snijders de ‘klik-factor’: het bedrijf diende gemakkelijk in de samenwerking te zijn en zich te kunnen inleven. Hij wilde een bedrijf dat aan de specifieke behoeften van Aegon zou voldoen. Uiteindelijk koos Aegon na een zorgvuldige afweging voor Diligent als de meest professionele en betrouwbare oplossing.

DE RESULTATEN

Het gebruik van Diligent Boards heeft de werklast voor het bestuurssecretariaat aanzienlijk verlicht. “De digitale oplossing bespaart ons inmiddels een week aan werkzaamheden” zegt Snijders, “waardoor we nu veel efficiënter werken”. Bovendien heeft een intern onderzoek naar papierverbruik uitgewezen dat de afdeling van Snijders als tweede is geëindigd in de vermindering van papiergebruik van alle afdelingen binnen Aegon. En hoe was de omschakeling voor de directieleden? “Tijdens de eerste vergaderingen met de board portal, vroegen enkele directieleden nog om de geprinte versie van hun vergaderstukken. Het duurde een paar vergaderingen om ook hen te laten wennen aan het gebruik van de iPad-applicatie. Maar toen iedereen omgeschakeld was naar Diligent Boards vroeg niemand meer naar papieren afdrukken.” Volgens Snijders is de acceptatie vooral te danken aan het intuïtief ontwerp van de iPadapplicatie. “Het is zó gemakkelijk in gebruik. Volgens Diligent zou een training slechts 15 minuten duren. Ik geloofde er niets van, niks is ooit zo simpel? Maar toch bleek dit waar te zijn. Zo overzichtelijk en duidelijk is het.”

Een ander onderscheidend kenmerk van Diligent is de ondersteuning. Volgens Snijders: “Ik heb nog nooit zo’n goeie service ontvangen van een helpdesk. En de ondersteuning wordt na verloop van tijd niet minder intensief. Diligent ondersteunt ons niet alleen bij onze dag-dagelijkse activiteiten, ze blijven met ons samenwerken om het product doorlopend te verbeteren.”