Whitepapers

Tien Praktische richtlijnen om bestuurlijke communicatie te verbeteren

Een whitepaper door Diligent ober 10 praktische richtlijnen om bestuurlijke communicatie te verbeteren

Blaise Pascal zei ooit: “Ik had geen tijd om een korte brief te schrijven, dus heb ik maar een lange geschreven.” Dit omschrijft meteen ook waarom het belangrijk is om de bestuurlijke communicatie te verbeteren: een informatiestroom die niet efficiënt is neemt veel tijd in beslag en brengt minder informatie over.

Company Secretaties lopen regelmatig tegen dit probleem aan bij bestuurlijke communicatie. Het management overlaadt bestuurders het liefst met zo veel mogelijk informatie, om beschuldigingen van onduidelijkheid te voorkomen. Maar bestuurders zeggen vaak dat ze te veel informatie ontvangen en op zo’n manier dat belangrijke onderwerpen niet aan bod komen tijdens de bespreking. Dit leidt tot minder transparantie en geen van beide partijen behaalt zo zijn doelstellingen. 

Deze whitepaper biedt richtlijnen als:

  • Verzamel en verwerk informatie op een efficiënte manier
  • Wees een eerlijke tussenpersoon voor informatie en communicatie tussen het bestuur en het executive/senior managementteam en vermijd politieke spelletjes
  • Houd contact met uw bestuurders en zorg ervoor dat u begrijpt welk type en hoeveel informatie zij het liefst ontvangen
  • Idealiter moet alle informatie voor het bestuur altijd worden verwerkt en gedistribueerd door het kantoor van de Company Secretary
  • Onthoud altijd wat het doel van specifieke informatie is wanneer u de geschiktheid, de vereiste indeling en het proces vaststelt
  • Ontwikkel een standaard template die het management kan gebruiken voor alle bestuursinzendingen
  • U bent geen postbus
  • Bepaal wat de meest geschikte communicatiemethode is
  • Zorg ervoor dat u een geschikt beheersysteem voor documenten hebt en dat alle gecommuniceerde documenten op de juiste wijze worden gearchiveerd
  • Communiceer liever te veel dan te weinig