De papierloze directiekamer: MN’s inzet voor meer duurzaamheid

MN is een ervaren pensioenuitvoerder en vermogensbeheerder met ruim 60 jaar ervaring op het gebied van begrijpelijke en betaalbare pensioenregelingen. Het bedrijf is een belangrijke speler op de pensioenmarkt met meer dan 1000 werknemers in Nederland en het Verenigd Koninkrijk. Ze beheren een vermogen van ruim € 90 miljard en de pensioenfondsen van twee miljoen werknemers in Nederland.

Stan Steeghs is secretaris van de Hoofddirectie van MN en als zodanig verantwoordelijk voor de 25 jaarlijkse directievergaderingen en de talrijke vergaderingen van de Raad van commissarissen. In 2012 is het hoofdkantoor verhuisd van Rijswijk, een buitenwijk van Den Haag, naar het centrum van de stad. De nieuwe locatie past bij het streven van MN naar duurzaamheid en transparantie: open ruimten met op de muren een verzameling planten die over alle verdiepingen van het kantoor doorlopen. Het kantoor is bovendien nu vrijwel papierloos.

DE UITDAGING

MN heeft de verhuizing naar een nieuwe locatie aangegrepen om hun nieuwe doelstelling van een papierloze werkomgeving te verwezenlijken. Men besloot bovenaan in de organisatie te beginnen: bij de board. De overgang naar een digitale werkwijze zal bovendien leiden tot een soepelere informatie-uitwisseling, verbeterde gegevensbescherming en meer flexibiliteit. Daarnaast past deze stap in hun strategie van voortdurende innovatie. Het personeel van het secretariaat van MN was altijd veel tijd kwijt met de papieren documenten omdat ze diverse bewerkelijke taken moesten uitvoeren: documenten printen, nieten en het binden van de boeken, die vaak honderden bladzijden dik waren.

Eenmaal geproduceerd, moest het boardmateriaal vervolgens per koerier worden verzonden – een kostbaar, tijdrovend en niet altijd veilig proces. Zoals Steeghs het formuleert, “De administratieve processen rondom onze boards bleven achter bij de rest van het bedrijf. We zaten vast in een verouderde aanpak die een belemmering vormde voor ons op het secretariaat, en een last voor de boardleden die de zware papieren rapporten met zich mee moesten zeulen.”

DE OPLOSSING

In het kader van het streven naar duurzaamheid en innovatie is MN op zoek gegaan naar een oplossing voor de board die past in de doelstellingen van een papierloze kantooromgeving, zou zorgen voor tijds- en kostenbesparing en zou leiden tot een beter draagbare optie dan de papieren pakketten.

Steeghs onderzocht een aantal dienstverleners, vergeleek hen op basis van een lijst gewenste functionaliteiten en koos uiteindelijk voor de Diligent Boards oplossing. Wat gaf de doorslag? “Er zijn twee belangrijke redenen. Diligent versloeg andere aanbieders op het gebied van beveiliging, een zeer belangrijk aspect voor ons als pensioenbeheerders,” aldus Steeghs. “En ze bieden meer functionaliteit. We wilden een intuïtieve benadering. Een die is afgestemd op onze eigen manier om rapporten te beheren, zonder het bijbehorende gedoe.” Dit kwam er op neer dat het bedrijf op zoek was naar functionaliteit die overeenkwam met papieren rapporten, dus functies zoals het toevoegen van gele Post-it memo’s en het markeren van belangrijke passages in een rapport.

RESULTATEN

Momenteel gebruikt MN de Diligent Boards-oplossing voor alle RvB en RvC vergaderingen; in totaal 40 gebruikers. De aanpak heeft bijgedragen aan het realiseren van de duurzaamheidsdoelstelling van het bedrijf om het papierverbruik te verminderen en men verwacht dit resultaat de komende jaren zelfs nog te verbeteren.

Zoals alle Diligent klanten geniet MN 24/7 ondersteuning en zijn de gebruikers grondig getraind. Maar, zoals Steeghs opmerkt, de oplossing is zo intuïtief dat de trainingsbehoeften minimaal zijn. “We kregen ondersteuning aangeboden maar de applicatie is zo gemakkelijk in het gebruik dat de meeste boardleden het direct oppakten. Zo eenvoudig is het.” Uiteindelijk leverde het MN een naadloze overgang naar Diligent op.