DSM Pension Services maakt efficiencyslag in de boardroom met Diligent Boards

DSM Pension Services B.V. (DPS) is het expertisecentrum binnen DSM op het terrein van pensioen en vermogensbeheer. Natascha Jacobs is Assistent Bestuursondersteuning bij DPS. Zij is mede verantwoordelijk voor het organiseren van alle vergaderingen en daarbij wordt sinds mei 2013 gebruik gemaakt van Diligent Boards.

COMPLEXITEIT

DPS kent een complexe vergader- en bestuursstructuur. De organisatie heeft te maken met twee afzonderlijke pensioenfondsen. Per pensioenfonds zijn er circa 7 gremia waaronder bestuur en sub-besturen, commissies, verantwoordingsen toezichthoudende organen en het managementteam van DPS. In totaal vergaderen de verschillende gremia zo’n 100 maal per jaar.

Natascha licht toe: “Het was een enorme uitdaging voor ons team om alle vergaderingen goed voor te bereiden. In de aanloop naar een vergadering werd veel tijd gestoken in het printen, kopiëren en distribueren van alle stukken, dat laatste soms zelfs per koerier. En in het geval van een wijziging kon dat tijdrovende proces weer opnieuw beginnen. Voor de bestuursleden waren de geprinte vergaderstukken van vaak enkele honderden pagina’s nauwelijks beheersbaar.”

SECURITY

Het printen van alle vergaderstukken had naast de bewerkelijkheid nog een ander nadeel: er kon niet gegarandeerd worden dat de informatie op het allerhoogste niveau beveiligd werd. Bestuursstukken zijn vanzelfsprekend strikt vertrouwelijk en als deze vertrouwelijke informatie eenmaal geprint is, is het lastig om daar de volledige controle over te houden. De overstap naar het effectiever vergaderen met een tablet, komt ook nog eens tegemoet aan de tegenwoordige security-eisen.

Ton Knoops, IT Coördinator bij DPS: “Security en informatiebeveiliging is anno nu belangrijker dan ooit, zeker in ons speelveld. In de zoektocht naar een passende boardportal was het security-aspect dan ook ons vertrekpunt. Immers, als een tablet gestolen wordt, wil je niet dat anderen toegang krijgen tot documenten. Ook hoe en waar de data wordt opgeslagen speelde een belangrijke rol in het keuzetraject.”

DE ZOEKTOCHT NAAR EEN BOARDPORTAL

Ton heeft diverse aanbieders van boardportals die voldeden aan de vooraf opgestelde requirements vergeleken en koos uiteindelijk voor de Diligent Boards oplossing. Ton: “De Raad van Bestuur van DPS maakte al een tijdje gebruik an Diligent Boards en was daar zeer over te spreken. Natuurlijk was dit een aspect dat meewoog in onze beslissing, maar uiteindelijk blonken er drie aspecten uit die voor ons de doorslag gaven: de informatiebeveiliging, het gebruiksgemak en de superieure servicedesk.”

Knoops licht toe: “Allereerst kwam Diligent Boards als beste uit de bus wat betreft informatiebeveiliging. Zo worden alle gegevens ondergebracht in een hostingstructuur met een back-up naar een tweede disaster recovery systeem op een andere geografische locatie. Daarnaast viel Diligent Boards op vanwege het gebruiksgemak. Binnen een half uur heb je de volledige oplossing onder de knie. Het laatste punt waar wij erg enthousiast van werden was de excellente klantenservice die 24 uur per dag in het Engels, en overdag ook in lokale talen, beschikbaar is. De servicemedewerkers zijn daarnaast getraind om specifiek directeuren en senior management snel en kundig te helpen.”

HYBRIDE VERGADERING

Om de eerste vergadering in goede banen te leiden, is er gekozen voor een hybride vergadering – met zowel een digitaal als papieren vergaderboek – en met ondersteuning van de Diligent oplossing. Natascha: “Een nieuwe manier van werken is altijd spannend en even wennen. Ik had echter niet verwacht dat men zó snel zou wennen aan de nieuwe oplossing. Na de eerste vergadering waren de bestuursleden snel om. Wat dat betreft zijn onze verwachtingen echt overtroffen.”

WIJDVERSPREID

Inmiddels werkt DPS nu zo’n 2 jaar met Diligent Boards. Natascha: “Initieel was de oplossing alleen bedoeld voor de bestuursleden, maar door het succes ervan zitten we inmiddels al op bijna 60 gebruikers. Voor ons team dat verantwoordelijk is voor de bestuursondersteuning is het een enorme verlichting. Wij kunnen ons nu helemaal focussen op de meest belangrijke taken in plaats van waardevolle tijd te verliezen in de kopieerruimte.

EFFICIENCYSLAG

Uiteindelijk heeft de overstap naar een boardportal DPS nog een onverwacht voordeel opgeleverd, namelijk kortere en efficiëntere vergaderingen. “Je kunt je wel voorstellen dat het bladeren en zoeken naar een specifieke pagina veel tijd kost tijdens een vergadering”, aldus Natascha. “Door dit te digitaliseren wordt er enorm veel tijd bespaard.”