Een board portal implementeren

Gaat u starten met de board portal, dan begint de Customer Successs Manager met de inrichting ervan. Dat gebeurt in samenwerking met uw contactpersoon, in de meeste gevallen is dat de Company Secretary of de General Counsel. Daarna volgt de uitleg aan de gebruikers, dus de leden van de Raad van Bestuur.

Wist u trouwens dat die introductie, die zowel in een live sessie als via een webmeeting kan plaatsvinden, maar 15 tot 20 minuten duurt? Zo gemakkelijk is het om onze klantvriendelijke board portal te leren gebruiken.

Natuurlijk is een digitale training altijd opnieuw te bekijken. Zo kunnen ook mensen die later aanhaken snel gebruik gaan maken van de board portal. En voor wie meer wil weten, hebben we een verzameling tips & tricks beschikbaar met uitleg over extra mogelijkheden.

Altijd bereikbaar

Heeft u na verloop van tijd nog een vraag of is er een probleem, dan geeft de Customer Success Manager antwoorden en oplossingen. Bijvoorbeeld als een nieuw wachtwoord nodig is, of als een nieuwe bestuurder toegang moet krijgen of als er een technisch probleem is. Heeft uw IT-afdeling vragen over de veiligheid of is het tijd om uw contract te verlengen, ook dan is uw Customer Success Manager de aangewezen persoon.

We snappen dat vragen en problemen niet alleen tijdens kantooruren optreden. Daarom kunt u ook bij ons terecht als uw Customer Success Manager niet aanwezig is. Gedurende 24 uur per dag, 7 dagen per week, 365 dagen per jaar kunt u terecht bij onze Customer Service. U krijgt dan altijd direct iemand de lijn, dus u komt geen keuzemenu tegen. Bovendien zijn al onze medewerkers goed opgeleid en doen ze hun uiterste best zo snel mogelijk de goede oplossing voor u te vinden.

Nieuwe modules

Natuurlijk ontwikkelt uw bedrijf zich en ook bij Diligent zitten we niet stil. Daarom neemt uw Customer Success Manager regelmatig contact op met de contactpersoon binnen uw bedrijf. Tijdens dit soort gesprekken blijkt soms dat een van onze modules het bestuur van uw organisatie nog efficiënter of veiliger kan maken. Een paar voorbeelden van veranderende wensen:

• Bij een overname van een buitenlands bedrijf wil een klant ook daar de board portal installeren, zodat de leden van de Raad van Bestuur snel en goed inzicht krijgen in de gang van zaken bij het nieuwe dochterbedrijf.
• Als een mail met vertrouwelijke informatie per ongeluk naar een verkeerd emailadres is gestuurd, gaan bedrijven vaak over naar de module Messenger. Daarmee is alleen communicatie verkeer met contactpersonen binnen het gesloten netwerk van de board portal mogelijk, en niet met buitenstaanders.
• Ook de toenemende gevallen van phishing via onbeveiligde email- en berichtenservices zijn voor veel organisaties een reden om te kiezen voor de streng beveiligde module Messenger.
• Diligent Evaluations wordt vaak gebruikt voor enquêtes onder leden van de RvB, bijvoorbeeld voor de verplichte enquêtes van het AFM. Vragenlijsten maken, resultaten analyseren en presentaties maken is hiermee heel eenvoudig én veilig dankzij de streng beveiligde omgeving van de board portal.
• Diligent Minutes is de module die Company Secretaries veel werk bespaart. Door het verslag te typen in deze module, komen de actiepunten met één druk op de knop in een overzichtelijk dashboard terecht. Van daaruit kan de Company Secretary met een druk op de knop de aangewezen persoon kunnen vragen of de actie al is uitgevoerd.

Daarom Diligent

Al met al waarderen onze klanten wereldwijd onze eenvoudig te gebruiken board portal en onze uitgebreide service, en natuurlijk de beveiliging op het hoogste niveau. Daar zijn we trots op. En, eerlijk is eerlijk, we werken er ook hard voor. Board portals vormen onze core business en al 25 jaar doen we elke dag ons best de board portal nog beter en nog veiliger te maken, en om nog meer service te bieden. Zodat u het bestuur van uw organisatie verder kunt verbeteren. Klik hier voor de Daarom Diligent informatie sheet.