Benefícios de usar um portal para conselhos

Podemos estar na era digital, mas os sistemas de distribuição de informações que muitas empresas usam em seus conselhos de administração ainda são muito tradicionais. Essas práticas desatualizadas frequentemente envolvem pessoal dedicado a compilar pilhas de documentos e enviá-las a todas as partes do mundo ou assistentes que lutam para reunir o material do conselho.

A solução? Os portais para conselhos podem ajudar a simplificar a comunicação, economizando tempo (e dinheiro) de horas de trabalho ao reduzir os custos com correio, o tempo que demora para compilar as informações e a necessidade de verificar a entrega, para citar alguns exemplos. Os portais também economizam tempo (e dinheiro) para os membros do conselho, que não precisam lidar com montanhas de papel, buscar respostas com membros de equipe ou em relatórios impressos nem analisar assuntos comerciais sem as informações mais recentes. Veja aqui alguns exemplos de como os portais beneficiam os membros e os administradores do conselho:

Menos desgaste para a equipe

Rob Bellhouse, ex-secretário do conselho da Lonmin, uma empresa de mineração listada na FTSE 250, conta que costumava ter uma equipe em horário integral responsável pelo preparo dos papéis e pela logística de entrega dos pacotes do conselho antes das reuniões.

“Tínhamos meia dúzia de pessoas que trabalhavam contra o relógio, além dos problemas inevitáveis e conexões perdidas que resultavam em diretores chegando para reuniões do conselho sem o material mais atualizado”, conta ele.

No manual de gerenciamento, Managing the Challenges in Human Service Organizations: A Casebook, um diretor executivo admitiu que ele e sua equipe costumavam enviar e-mails e ligar para cada membro do conselho apenas para ter certeza de que todos receberam os pacotes enviados. Apesar do esforço extra, ainda havia momentos em que informações essenciais não chegavam aos membros do conselho.

Soluções de portal: um portal tem o poder de lidar com muitos desses problemas. As informações são armazenadas em um local com acesso instantâneo e os membros da equipe não precisam planejar com semanas de antecedência para que as informações cheguem nas mãos certas. Criar sistemas de arquivamento organizacional detalhados ou dedicar uma grande quantidade de tempo para acompanhar o status com os membros do conselho não são um problema. Um sistema fácil de usar pode economizar horas, talvez dias, de tempo da equipe.

Menos desgaste para o conselho

Bellhouse conta à Diligent que já enviou documentação para executivos que estavam a até 13.000 quilômetros de distância. Imagine o membro do conselho que está carregando centenas de páginas de relatórios e documentos financeiros em sua mala, em um avião, a caminho das férias. O papel adiciona um grande desperdício, além de representar um risco à segurança, já que alguém pode pegar um pacote ou folheá-lo. Não é preciso dizer que esse sistema não é a melhor opção.

Além disso, quando essa quantidade de páginas recebe anotações manuais, é desafiador rastrear onde e quando essas anotações foram escritas. Em um artigo publicado na Harvard Business Review, Maggie Wilderotter fala sobre o tempo que passou nos conselhos da P&G e da Xerox e conta que, ainda que as reuniões sejam fundamentais, também é importante a comunicação entre as reuniões para manter os membros do conselho atualizados sobre informações, inclusive financeiras. Afinal de contas, como os diretores podem fazer recomendações pertinentes se as informações que eles estão analisando não são as mais recentes ou requerem atualizações?

Tempo desperdiçado em logística é tempo não investido em liderança com pensamento macro, razão pela qual as empresas contratam membros para o conselho.

Soluções de portal: Esses desafios podem ser reduzidos pelo acesso imediato à informação que um portal oferece, especialmente quando o portal é disponibilizado para diferentes tipos de dispositivos eletrônicos. Os portais garantem que os membros do conselho tenham acesso às informações mais atualizadas e não desperdicem tempo lidando com a papelada. A equipe pode atualizar os documentos pelo portal, e os membros do conselho também podem fazer suas anotações ali.