Benefícios do portal para conselhos para os secretários corporativos

Os secretários corporativos são responsáveis pela organização em todos os aspectos da interação do conselho de administração com a empresa, desde assegurar que os membros do conselho cumpram os requisitos legais relacionados aos seus cargos até serem responsáveis por todos os registros, inclusive atas de reunião.

Os secretários corporativos também são responsáveis por uma grande quantidade de documentos que devem estar preparados para as reuniões regulares do conselho e para subcomitês. Pacotes normais do conselho podem ter centenas de páginas que frequentemente precisam de alterações e edições até que sejam distribuídos.

A adoção de um portal para conselhos pode simplificar o fluxo de trabalho para os secretários corporativos. Veja abaixo quatro benefícios do fluxo de trabalho:

1. Coleta de informações

Todos os documentos podem ser carregados para o portal. Isso significa que acabaram as horas desperdiçadas na coleta e no preparo de pacotes individuais para cada membro do conselho ou no preparo de PDFs para enviar por e-mail. As informações são prontamente disponibilizadas para todos os membros. As edições de última hora podem ser distribuídas através do portal, o que elimina a necessidade de imprimir novas cópias ou produzir novos arquivos PDFs.

2. Preparação de reuniões com antecedência

Usar um portal para conselhos ajuda a assegurar que cada membro receba o pacote do conselho antes da reunião. O portal elimina as chances de o material ser enviado tarde demais ou para o endereço errado ou recebido pela pessoa errada. Os secretários corporativos podem revisar os documentos com facilidade e enviar rapidamente atualizações para todos os membros do conselho, assegurando que todos recebam exatamente os mesmos documentos de maneira pontual.

3. Compatibilidade com vários sistemas

Secretários corporativos são desafiados a assegurar que as comunicações e os documentos eletrônicos sejam compatíveis com diferentes aplicativos e sistemas operacionais. Por exemplo, considere o agendamento de reuniões. Alguns membros do conselho podem usar o Outlook; outros, um calendário do Google. Um calendário do portal pode facilmente ser consultado para manter todos atualizados.

4. Comunicações seguras

Devido a informações confidenciais que podem ser comprometidas por perda de dispositivos ou ataques de malware, a segurança é uma área que os secretários corporativos precisam levar em consideração. Um incidente de segurança pode causar grandes prejuízos a uma organização, com grandes danos à reputação e às finanças da empresa. Um e-mail forjado (para parecer ter vindo de um membro do conselho), por exemplo, pode acabar baixando malware na rede corporativa.

No entanto, a maioria dos secretários não tem muito treinamento sobre como implementar boas práticas de segurança em seu fluxo de trabalho. Documentos confidenciais, como os arquivos financeiros, devem sempre ser criptografados antes do envio. A criptografia assegura que apenas os executivos com permissões específicas poderão acessá-los e lê-los. Os portais para conselhos também gerenciam outras preocupações de segurança, como o armazenamento seguro e o acesso não autorizado.

Claro, haverá uma curva de aprendizado para a utilização de um portal para conselhos e levará tempo até implementar corretamente o novo sistema. Afinal de contas, usar um sistema de portal para conselhos simplificará e beneficiará consideravelmente a carga de trabalho do secretário corporativo, melhorando as comunicações, as opções de segurança e a preparação geral.