Cinco maneiras de reforçar o programa de gestão de terceiros

Dado que fornecedores e afiliações de terceiros se tornaram parte integrante das operações diárias das empresas, você já considerou os riscos para o desempenho dos negócios se um programa de gestão de terceiros robusto não estiver implantado? Nesta postagem do blog, nossos parceiros da MetricStream recomendam reforçar seu programa de gestão de terceiros por meio de uma avaliação completa dos riscos, aproveitando todo o potencial dos recursos tecnológicos para reduzi-los e garantir a devida conformidade em todos os departamentos da sua empresa. Esta postagem foi apresentada originalmente no blog da MetricStream e publicada aqui mediante permissão.

Para um dos maiores fabricantes de automóveis do mundo, o ano de 2016 começou de maneira pouco promissora quando a empresa, que produz milhões de carros todos os anos, foi forçada a interromper a produção de veículos durante uma semana, depois que uma explosão na instalação de um dos fornecedores resultou em uma escassez de componentes. O incidente serve para lembrar o quanto as empresas dependem cada vez mais de terceiros e de como a interrupção de uma única cadeia de abastecimento pode afetar significativamente o desempenho dos negócios.

À medida que as organizações lidam com estes e outros riscos relacionados a terceiros, como violações de dados e riscos de contrato, bem como as várias regulamentações associadas, um programa de gestão de terceiros robusto pode fazer toda a diferença. Com isso em mente, listamos aqui cinco práticas recomendadas para que seu programa de gestão de terceiros seja realmente bem-sucedido:

Avalie e monitore efetivamente os riscos de terceiros

Os riscos de terceiros podem impactar diretamente os lucros da empresa e o valor da marca. Portanto, é fundamental identificar esses riscos em tempo hábil, bem como implementar os controles adequados e monitorar os processos de teste. Além disso, estabeleça contratos e políticas que descrevam as funções e responsabilidades de todas as partes no tocante à redução de riscos. Se houver alguma quarta parte envolvida, certifique-se de ser informado a respeito e de incluí-la no âmbito dos processos de triagem e gestão de riscos. Outra prática recomendada é aproveitar o conteúdo coletado sobre terceiros por fontes externas, como Dow Jones e D&B, que podem ser inestimáveis em sinalizar fornecedores de alto risco como medida preventiva.

Realize uma triagem, o processo de onboarding e a devida diligência de terceiros

Na triagem inicial de terceiros, convém categorizá-los por nível de risco com base em vários fatores (por exemplo, produto ou serviço oferecido e país de operação) e depois definir e priorizar os processos de triagem e devida diligência (due diligence) em conformidade. O onboarding é outra etapa essencial para garantir que você tenha todos os dados necessários de terceiros para iniciar a relação contratual. Muitas organizações também definem feeds de dados de terceiros em tempo real e monitoram seus terceiros em listas de sanções globais, relatórios de mídia adversos e outras fontes para identificar áreas de preocupação.

Integre e simplifique os processos de gestão de terceiros

É muito comum que cada departamento em uma empresa gerencie seus fornecedores externos à sua própria maneira. Essa abordagem isolada pode levar a redundâncias, além de limitar a visibilidade geral para riscos e conformidade de terceiros. Para evitar esses problemas, convém padronizar e simplificar os processos de gestão de terceiros em todos os departamentos e funções. Além disso, disponibilize as informações de terceiros centralmente para facilitar a supervisão e a responsabilização, para garantir que nada passe despercebido.

Avalie a eficácia do programa de gestão de terceiros

Assim como você avalia seus fornecedores externos, também é importante avaliar o seu próprio programa de gestão de terceiros regularmente, para determinar se os riscos estão sendo gerenciados de forma eficaz, se os requisitos de conformidade estão sendo atendidos e se os problemas estão sendo resolvidos. Verifique se todos os recursos de gestão de terceiros alocados estão disponíveis, se todos têm as suas responsabilidades definidas e se atendem às expectativas. Uma perspectiva de 360 graus do ecossistema de terceiros também é fundamental.

Aproveite todo o potencial da tecnologia

Uma plataforma de tecnologia GRC (governança, risco e conformidade) escalonável e integrada pode ajudar no gestão de vários fornecedores de forma eficiente, além de proporcionar maior visibilidade em relação a riscos e problemas de conformidade. A tecnologia também pode simplificar e automatizar os processos de gestão de terceiros, bem como consolidar e desenvolver a inteligência de risco para auxiliar na tomada de decisão. Algumas soluções são integradas a fontes do setor para agregar e validar dados de terceiros. Algumas também oferecem recursos de pesquisa e avaliação para a devida diligência, o monitoramento de conformidade e avaliações de controle.