Como aprimorar as atas de reunião do conselho

Uma discussão abrangente sobre boas práticas de governança corporativa e como conduzir uma reunião do conselho de maneira eficiente deve incluir as atas de reunião.

“As atas são importantes”, escreveu a revista Habitat. “Elas podem ser usadas para a defesa do conselho nos tribunais”, bem como para “explicar aos acionistas (e a futuros membros do conselho) as decisões tomadas”. A importância das atas de reunião é reconhecida pelo National Council of Nonprofits, que as inclui entre as Cinco boas práticas básicas de governança.

Mas reconhecer o valor das atas de reunião é apenas parte do desafio. Atas de reunião não se resumem ao registro completo e preciso de anotações. Criar atas de reunião adequadas requer seguir várias diretrizes, do planejamento à seleção criteriosa daquilo que será registrado. Além disso, é preciso implementar uma estratégia para compartilhar as informações decorrentes.

Para criar atas de reunião adequadas e maximizar o desempenho geral das reuniões do conselho, avalie e ajuste os processos. Como ponto de partida, considere os três itens a seguir, cada qual com a devida importância.

Revisar a agenda

Uma reunião construtiva começa pela agenda de reunião do conselho. De acordo com a empresa de serviços financeiros HSBC, a agenda deve refletir os objetivos acordados para as reuniões do conselho corporativo, mencionar as questões específicas que precisam ser discutidas e fazer referência cruzada de documentos da reunião de maneira relativamente sucinta. Como observado pela empresa, as atas da reunião anterior devem ser incluídas, tanto para aprovação quanto para dar aos membros do conselho a chance de “adicionar pontos que possam ter sido deixados de fora”. Em essência, a agenda é um guia criado para ajudar os membros do conselho a conduzir a reunião de maneira produtiva e eficiente.

No entanto, uma agenda de reunião só cumpre esse objetivo se os membros do conselho tiverem a oportunidade de vê-la. Infelizmente, nem sempre isso acontece.

Em um artigo para a Inc. Magazine, Mark Suster, sócio e gerente da empresa de capital de risco Upfront Ventures, ressalta o quanto é importante distribuir a agenda e o material da reunião com a devida antecedência. “O erro que a maior parte das empresas comete é enviar pacotes do conselho de última hora”, afirma. “Os investidores participam de diversos conselhos e têm muitas outras tarefas a cumprir. Portanto, caso recebam a documentação apenas um dia antes da reunião, quando já estão ocupados em outro compromisso, inclusive jantar de negócios, é provável que só tenham tempo para olhar superficialmente o material antes da reunião do conselho.”

Naturalmente, isso pode ter um efeito negativo sobre a reunião e sobre todos os envolvidos. Se os membros do conselho não estiverem suficientemente preparados para lidar com a pauta do dia, a reunião poderá tornar-se um enorme desperdício de tempo. Embora possa “soar como uma vitória o fato de você passar pela sua reunião do conselho ileso e com poucas dúvidas levantadas”, observa a Inc. Magazine, tal resultado desperdiça “recursos valiosos”, bem como a oportunidade de “realmente pensar sobre os problemas de longo prazo que sua organização enfrenta”. O autor sugere que a alta gerência forneça a agenda aos membros do conselho com 72 horas de antecedência (se possível, uma semana antes).

Além de preparar e distribuir a agenda com antecedência, a gerência pode organizar-se de maneira apropriada priorizando as questões mais importantes, qualquer que seja a área: vendas e marketing, financeiro e jurídico, recursos humanos ou pesquisa e desenvolvimento. Em outro artigo para a Inc. Magazine, Penny Herscher, presidente executivo da empresa de análise de dados FirstRain, explica que “você provavelmente só terá a atenção total dos membros do conselho por um tempo limitado (duas ou seis horas). Por isso, utilize esse tempo da maneira mais eficiente possível. Isso significa que é preciso concentrar-se naquilo que não está funcionando, e não no que está indo bem”. Essa abordagem pode ajudar o conselho a aproveitar ao máximo o tempo de reunião.

Ater-se ao essencial

Não importa o quanto confiem em suas memórias, diretores e membros do conselho sempre podem se beneficiar de uma recapitulação detalhada de cada reunião do conselho da qual participaram.

De acordo com o escritório de advocacia Berding & Weil, as atas de reunião devem incluir todas as ações examinadas pelo conselho, as propostas feitas e se essas propostas foram ou não aprovadas. Observações e comentários pessoais não devem ser incluídos nas transcrições. Elas devem ater-se a eventos relevantes, como atrasos ou saídas antes do término da reunião. Como seria exatamente um documento desses? Em outro artigo sobre como criar atas de reunião do conselho, a empresa de contabilidade e consultoria DeLeon & Stang recomenda que os conselhos adotem o seguinte formato:

• Registro de presença — basta anotar quem está ou não presente e manter uma folha de registro para eventuais visitantes.
• Aprovação de atas de reuniões anteriores e de demonstrativos financeiros do mês anterior.
• Revisão de “negócios antigos” — qualquer assunto que tenha sido discutido em reuniões anteriores, mas não resolvido.
•  Discussão de “novos negócios” — novos itens que requerem a atenção do conselho. As empresas também podem utilizar um modelo de ata de reunião do conselho para simplificar o processo, como defendemos na Diligent, para reduzir o estresse e maximizar a eficiência das reuniões.

Outra boa prática é solicitar ao secretário do conselho que assine as anotações após serem concluídas. Na Califórnia, por exemplo, as atas podem tornar-se “prova inicial” da verdade de acordo com o California Corporations Code, como explica o escritório de advocacia Berding & Weil.

A instituição sem fins lucrativos The Foundation Group coloca desta maneira: “Depois de assinada, a ata torna-se um documento legalmente válido.” A criação de atas é especialmente importante na era atual em que as reuniões do conselho normalmente são gravadas com smartphones e outros dispositivos. Se ocorrer divergências sobre determinada decisão tomada durante uma reunião, a ata servirá como instrumento válido para a empresa confirmar as informações. “Sem atas, uma organização não tem provas sobre as decisões tomadas durante as reuniões do conselho”, afirma a instituição The Foundation Group.

Distribuição

A tarefa de criar atas de reunião do conselho adequadas não termina quando a reunião é encerrada. As empresas devem distribuir as atas aos membros do conselho de administração.

O Nonprofit Marketing Blog da Network for Good, que oferece dicas sobre todas as etapas (desde a elaboração de agendas para reuniões do conselho de entidades sem fins lucrativos até a preparação de avisos de reuniões do conselho), aconselha as empresas a compartilharem uma ata até 24 horas após a reunião. Isso garante que “as ideias e as ações a serem tomadas estejam frescas na memória de todos os participantes”. Quanto mais rápido você compartilhar essas atas, maior será a chance de os participantes da reunião – que já terão retornado às suas rotinas agitadas – cumprirem as tarefas e pesquisas atribuídas e chegarem à próxima reunião com um relatório de progresso positivo.

Agindo rapidamente após a reunião, você também permite aos membros do conselho expressar eventuais preocupações que possam ter sobre o conteúdo das atas. Até mesmo os secretários corporativos mais eficientes cometem erros. Como aponta a organização sem fins lucrativos The National Association of Veterans’ Research and Education Foundation, os membros do conselho têm “a obrigação de revisar com atenção as atas de cada reunião para que sejam precisas”. Isso inclui fazer as devidas correções, comentários ou objeções.

Caso encontre algum erro, siga o conselho da Houston Chronicle: determine qual é o problema, faça a correção devida rapidamente e compartilhe a ata corrigida com os membros do conselho. Para evitar confusões, informe claramente que a ata corrigida substitui o documento anterior.

Com o software de portal para conselhos, todo esse processo, que inclui a criação e a distribuição de atas, deve ser consideravelmente simplificado. As vantagens de utilizar um software dessa natureza incluem segurança (as atas de reunião do conselho e demais documentos confidenciais podem ser armazenados em uma plataforma segura) e conveniência (as atas podem ser compartilhadas facilmente com membros do conselho localizados em qualquer parte do mundo).

No complexo mundo do gerenciamento de conselhos de administração, as atas podem parecer mero detalhe, mas, na realidade, são essenciais para o sucesso das reuniões.