Como os portais para conselhos podem reduzir custos

Conhecimento é poder e tempo é dinheiro. Para os profissionais responsáveis por supervisionar a comunicação dos conselhos, esses dois ditados não são apenas sugestivos, mas também estão profundamente ligados. Aos administradores compete assegurar que todos os membros do conselho estejam atualizados através de um fluxo contínuo de informação e comunicação. Reduzir custos também é essencial para o sucesso de um conselho. Esse pensamento é comum a qualquer corporação.

No entanto, a redução de custos nem sempre recebe a atenção que merece no contexto de portais para conselhos. As soluções de gerenciamento de reuniões do conselho são conhecidas por sua capacidade de melhorar a governança corporativa e por desempenhar um papel fundamental à criação e manutenção de um conselho de administração eficaz. Mas os benefícios não terminam aqui. Essas plataformas podem cortar custos relacionados ao conselho de administração de diversas formas.

Vejamos melhor.

Segurança de informações confidenciais

Nos últimos anos, serviços de gerenciamento, armazenamento e compartilhamento de documentos online cresceram em popularidade entre as empresas que precisam de soluções flexíveis de colaboração corporativa interna. Como hoje os funcionários trabalham de diversas localidades, os produtos digitais são indispensáveis. Assim, parece razoável que as corporações também busquem as ferramentas apropriadas. No entanto, quando as informações compartilhadas são proprietárias e altamente confidenciais, com dados que não podem ser expostos de jeito nenhum, qualquer plataforma serve?

A resposta está na segurança. Em 2015, uma nova pesquisa sobre serviços de sincronização baseados em nuvem descobriu que a maioria dessas soluções é projetada com uma vulnerabilidade inerente que os hackers podem usar para obter acesso aos dados. O problema não afeta apenas os indivíduos, mas também as empresas.

Soluções de armazenamento e contas de e-mail gratuitas são tentadoras, mas podem tornar-se caríssimas no caso de ataques cibernéticos. Para uma empresa, qual o preço a pagar? O valor varia, mas é alto, e aumenta a cada dia. O Ponemon Institute, que pesquisou 350 empresas globais em seu estudo de 2015, Cost of Data Breach Study: Global Analysis, estipula que o custo total médio de uma violação de dados seja de USD 3,8 milhões, o que representa um aumento de 23% em relação a 2013. Enquanto isso, um relatório recente sobre a empresa de telecomunicações do Reino Unido TalkTalk Group, alvo de um ataque cibernético que comprometeu os dados pessoais de 150.000 clientes em 2014, declarou que a violação custou USD 88 milhões, considerando-se clientes perdidos e outros “custos excepcionais”. Em vez de precisar investir em mais segurança depois de um ataque, quando se está lutando para recuperar informações perdidas e reduzir os efeitos da inteligência corporativa comprometida, as empresas têm todo interesse em escolher um portal para conselhos que ofereça criptografia robusta e segurança de ponta a ponta.

Qualidade importa

Há diversas opções de portal para conselhos, mas nem todas as plataformas são criadas da mesma maneira. Muitas vezes, fornecedores de baixo custo podem atender a certos requisitos do conselho, mas seguramente são deficientes em outras áreas. Faz sentido pagar mais por um sistema mais completo? Se você considerar o ganho proporcionado por soluções mais abrangentes, descobrirá que sim.

Um portal para conselhos premium pode oferecer a um conselho de administração tudo o que ele precisa, de acesso intuitivo a agendas, comentários, anotações e votação com assinaturas: tudo projetado e desenvolvido com base no comportamento dos membros do conselho, que pode ser analisado para determinar exatamente o que os diretores querem e precisam.

Portais para conselhos premium também proporcionam redução de custos no que se refere a processos de gerenciamento de reuniões do conselho. Ao optar por uma plataforma simplificada e sem papel, as empresas podem reduzir sua dependência de material impresso, que é acompanhada por tarifas de impressão e envio, além de riscos inerentes, como extravios. A solução digital premium também reduz custos de viagem associados ao transporte de diretores em locais remotos, já que as informações da reunião estão prontamente disponíveis para os membros do conselho onde quer que eles estejam.

Como todas as informações são entregues em formato digital, elas estão sempre atualizadas e os usuários podem acessar reuniões, calendários, material arquivado de reuniões anteriores e outros recursos corporativos a qualquer momento.

A tranquilidade de poder usar um portal para conselhos que não apenas cumpre a promessa de simplicidade e eficácia, mas também atende aos mais rigorosos padrões de segurança, não tem preço, particularmente quando o portal conta com o suporte de uma equipe de atendimento ao cliente dedicada e pronta para ajudar.

Com o portal para conselhos certo, conhecimento e economia podem caminhar juntos.