Em defesa do conselho de administração

A Harvard Business Review publicou recentemente um artigo instigante, questionando a eficácia dos conselhos de administração no monitoramento das empresas. Segundo os autores, “ao longo dos últimos anos, tem havido uma lacuna crescente entre o que os acionistas e os reguladores esperam dos conselhos e o que a pesquisa acadêmica mostra que eles são capazes.” Tendo em vista esse exemplo, como um membro do conselho que atua em tempo parcial pode acompanhar o ritmo de uma empresa gigante, com milhares de funcionários, bilhões de dólares em receitas anuais e serviços em uma infinidade de setores?

A verdade é que os membros do conselho não são oniscientes. Não se pode esperar que eles ofereçam uma visão objetiva e valiosa sobre o desempenho e a direção de uma empresa se estiverem gastando todo o seu tempo pesquisando informações ou tentando avaliar movimentos estratégicos com base em dados desatualizados. Para monitorar de forma eficaz, os conselhos precisam que acionistas e reguladores compartilhem o tipo certo de informação em tempo hábil e precisam também de tecnologia atualizada, para que possam atender a essa necessidade. Para realizar suas tarefas de maneira eficiente, especialmente hoje que os diferentes setores estão cada vez mais interconectados e competitivos, os conselhos devem usar as ferramentas certas.

Veja aqui quatro etapas para ajudar a manter os membros do conselho informados, organizados e relevantes.

1. Planeje reuniões padrão com a maior antecedência possível, pois os membros do conselho tendem a manter-se em seus cargos por mais tempo que os CEOs e outros líderes da empresa, conforme relata um estudo de publicação trimestral da McKinsey&Company. A mesma pessoa tende a ocupar o assento no conselho por mais de nove anos. Esse tipo de estabilidade significa que os membros do conselho podem planejar com antecedência.

As empresas podem aproveitar essa situação de duas maneiras. Em primeiro lugar, planeje reuniões padrão com a maior antecedência possível. Um intervalo de um ano é uma boa medida. Dessa forma, tanto o conselho quanto a equipe responsável por fornecer as informações ao conselho conhecerão seus prazos com a devida antecedência. Em segundo lugar, deixe que os membros do conselho assumam a visão a longo prazo. Não espere, por exemplo, que eles discorram sobre os assuntos do dia a dia do diretor de segurança da informação (CISO). Em vez disso, ouça sua opinião sobre o rumo das tendências tecnológicas e como elas podem potencialmente impactar os negócios.

2. Compartilhe informações com a maior antecedência possível; os portais para conselhos permitem enviar material e atualizações de maneira rápida e fácil. Por outro lado, os serviços de e-mail e de compartilhamento de arquivos padrão só permitem enviar arquivos do tipo “tudo ou nada”, o que, muitas vezes, faz com que o material seja enviado no último minuto ou até mesmo após o prazo!

Esses formatos também não contam com os recursos avançados que os portais para conselhos oferecem (votação, compartilhamento de anotações, arquivamento de documentos antigos), tudo organizado em um só espaço. Se o objetivo é simplificar a comunicação para que os membros do conselho possam contribuir com toda a sua experiência, os portais para conselhos podem desempenhar um papel vital em manter todos organizados e focados em suas tarefas.

Os membros do conselho precisam de tempo para analisar e digerir todas as informações pertinentes da empresa. Além disso, precisam de alguém internamente que possa ser seus olhos e ouvidos, garantindo um fluxo preciso e oportuno de informações. Os conselhos só podem exercer suas funções plenamente se os demais profissionais da organização também fizerem sua parte. Não se preocupe em ser rigoroso sobre impor prazos para o envio de informações. Os membros do conselho, sem mencionar o futuro da sua empresa, dependem disso.

3. Priorize as informações para ajudar os diretores a entender onde dedicar seu tempo. Considere o seguinte cenário de pesadelo: uma agenda de última hora, improvisada conforme os diretores da empresa enviam suas informações, com pouca consideração à prioridade de tempo dos membros do conselho. Trata-se de um tempo valioso perdido e, como resultado, os membros do conselho não podem fazer o trabalho esperado. O exemplo anterior foi fornecido em outro artigo da Harvard Business Review, de 2004.

Um material focado e organizado que ajude os membros do conselho a priorizar seu tempo, aproveitar sua experiência e direcionar a missão da empresa pode tornar as reuniões mais proveitosas. Os conselhos podem, por sua vez, se tornar mais relevantes e participativos.

Certifique-se de que as informações do conselho refletem o que os gerentes utilizam para administrar sua empresa. Membros do conselho que usam métricas desatualizadas ou diferentes correm o risco de tomar decisões inadequadas, ou pior, inúteis.

Além disso, considere observar o conselho para descobrir qual é sua maior preocupação. Com ferramentas de pesquisa integradas ao portal, é possível obter rapidamente a opinião do conselho sobre os temas que preferem abordar primeiro e aqueles que podem ficar em segundo plano.

4. Mantenha um centro de recursos totalmente carregado. Para garantir que os membros do conselho tenham acesso a todas as informações pertinentes, não apenas ao último pacote do conselho, considere a manutenção de um “centro de recursos”. As informações fornecidas aqui podem conter uma série de recursos valiosos, incluindo relatórios de analistas, informações sobre o setor, inteligência competitiva, bem como anotações e material de reuniões do conselho anteriores. No entanto, para que o centro de recursos seja útil, ele precisa ser bem organizado e altamente pesquisável.

Não desperdice o tempo da reunião revisando documentos e informações enviados com antecedência. Se a comunicação que precede a reunião for oportuna e objetiva, os diretores devem entrar na sala de reuniões prontos para a discussão. Repense a agenda para maximizar o tempo e os conhecimentos dos membros do conselho. Os membros do conselho têm grande experiência no setor. Maximize seu tempo limitado para focar em tudo o que eles podem oferecer. Você vai descobrir que os conselhos estão longe de se tornarem obsoletos.