A evolução do papel do secretário corporativo

À medida que aumentam as responsabilidades assumidas pelos conselhos de administração ao longo dos anos, o mesmo acontece com o escopo e a visibilidade da função de secretário corporativo.

Os secretários corporativos de hoje atuam como importantes consultores estratégicos para conselhos e equipes executivas de maneira a garantir uma governança corporativa adequada.

As funções do secretário corporativo moderno – Governança corporativa

As responsabilidades típicas do secretário corporativo incluem, como observado pela Society for Corporate Governance, requisitos legais nominais: manter as atas de reuniões de comitês e de conselhos, assegurar o pagamento de dividendos e manter os registros da empresa, além de uma ampla gama de atividades desenvolvidas ao longo dos anos.

Conforme Paul Marcela, do Governance Partners Group, LLC, as responsabilidades do secretário corporativo podem ser divididas em seis categorias, muitas das quais estão relacionadas ao ajuste e à manutenção da governança corporativa — o conjunto de práticas de acordo com o qual a empresa opera:

• Estrutura, projeto, implementação e manutenção da governança corporativa da empresa: assegurando que o conselho e seus comitês operem de acordo com os artigos de incorporação da empresa e de outros documentos essenciais.
• Desenvolvimento e aprimoramento dos programas e processos de governança corporativa: implementação de práticas recomendadas de governança e condução de programas de auditoria, avaliação e treinamento para membros do conselho e executivos.
• Suporte ao conselho e aos comitê do conselho: gerenciamento de acionistas, reuniões do conselho e de comitês do conselho, servindo de ligação entre os stakeholders da empresa.
• Contratação e gerenciamento de provedores de serviços de governança corporativa terceirizados, como gerenciamento de agenda e provedores de portal para conselhos.
• Colaboração com a equipe de gerência executiva para planejar e definir os objetivos das atividades do conselho, criar relatórios financeiros e comunicados à imprensa, além de gerenciar as atividades de governança corporativa.
• Gerenciamento da governança jurídica corporativa: assegurando e verificando se as subsidiárias, joint ventures e entidades fora dos EUA atendem aos padrões de governança corporativa.

Segurança de dados e comunicação

Boa parte da função do secretário corporativo está relacionada à comunicação com várias entidades da empresa. Além disso, ele atua como depositário e supervisor de todos os documentos e arquivos da empresa, entre os quais:

• Atas de reunião
• Documentos financeiros
• Documentos jurídicos
• Documentos pessoais
• Comunicação interna
• Entre outros (muitos dos quais são confidenciais e/ou sensíveis)

À medida que a segurança de dados torna-se uma preocupação cada vez mais maior, a boa governança requer o uso de meios seguros e eficientes de armazenamento e compartilhamento de arquivos para minimizar o risco de exposição de dados do conselho e de outros dados confidenciais. A lei Sarbanes-Oxley de 2002, por exemplo, tem por finalidade aprimorar a governança corporativa promovendo a independência do conselho e impondo novas responsabilidades ao comitê de auditoria do conselho. Muitas empresas começaram a nomear diretores independentes externos para seus conselhos (a NYSE e a NASDAQ exigem até mesmo uma maioria de diretores independentes nas empresas listadas em ambas as bolsas, como descrito neste estudo da University of Georgia Terry College of Business de 2007). Isso tornou as comunicações do conselho mais complexas e menos seguras, já que diretores independentes trabalham fora da sede da empresa e podem não cumprir as práticas recomendadas de segurança da informação da empresa.

Uma das práticas recomendadas para assegurar usabilidade e segurança de dados é usar um portal para conselhos para todos os arquivos de executivos e do conselho. Usando um portal, os membros do conselho podem compartilhar anotações durante a revisão do material e se comunicar por canais seguros. Segurança, retenção de arquivos, distribuição de arquivos e relatórios são controlados rigorosamente pelo departamento de TI da empresa.

Atenuação dos riscos de responsabilidade

O secretário corporativo também é responsável por facilitar as práticas recomendadas de governança do conselho. Ele atua como bastião contra reivindicações de responsabilidade pessoal, segundo o relatório “Piercing the Corporate Veil”.

Em caso de ação judicial, os requerentes podem tentar responsabilizar os acionistas pelas responsabilidades que cabem à empresa. Para evitar esse problema, o secretário corporativo precisa demonstrar, por meio de atas de reunião do conselho adequadas e outros documentos, que o conselho tomou as ações pertinentes para manter separada a existência legal entre a corporação e os acionistas.

Outro risco que o secretário do conselho precisa levar em consideração, de acordo com o artigo “A Look at the Modern Business Judgement Rule”, são as reivindicações dos acionistas da empresa de que o conselho violou seu dever fiduciário de cuidado e lealdade ou que falhou em seguir a regra de julgamento comercial que presume que “os diretores de uma empresa agiram com conhecimento de causa, de boa-fé e acreditando honestamente que a ação tomada foi de acordo com o melhor interesse da corporação”. Para minimizar esse tipo de risco, o secretário corporativo precisa oferecer evidências de tomadas de decisão do conselho apropriadas por meio de atas organizadas ou reuniões do conselho e dos comitês. Ele precisa mostrar que os membros do conselho receberam informações de fontes internas e externas, estavam adequadamente informados e conduziram a devida diligência para reunir e considerar as informações materiais.

Prontidão para mudança de propriedade

Empresas de capital fechado podem abrir o capital ou mudar de proprietário. O secretário corporativo precisa manter a prontidão da empresa para venda, fusão ou abertura de capital. Isso inclui preparar e manter a documentação que demonstra a governança corporativa da empresa e a autorização da transação, assim como os documentos financeiros adequados. Nos EUA, no caso de abertura de capital, o secretário corporativo é responsável pela conformidade com os requisitos da U.S. Securities and Exchange Commission. O secretário corporativo também prepara a documentação necessária para credores, auditores e autoridades governamentais.