A Importância de Uma Ferramenta de Avaliação do Conselho de Administração

A qualidade de uma corporação é determinada por suas práticas de boa administração e boa governança, que dependem, entre outras coisas, da execução de avaliações anuais do conselho e comitês.

Os conselhos de administração que trabalham continuamente para melhorar seus membros e suas funções se movem com confiança para lidar com os desafios. Eles estão dispostos a fazer o que precisam para atingir um progresso. A mudança é o que os leva para fora do passado e os leva para o futuro. Se diferenciando assim, daqueles conselhos estagnados que se contentam em fazer as mesmas coisas que sempre fizeram, da mesma maneira que sempre fizeram.

Mudança corporativa e movimento são o que causam a transição dentro das corporações. As mudanças e disrupturas tecnológicas e financeiras estão ocorrendo em abundância no mercado atual. Essas mudanças estão causando mudanças no modo como as corporações devem fazer negócios para prosperar e serem competitivas. Quando ocorre a transição, as habilidades do conselho e as composições do tabuleiro devem mudar com isso. As avaliações do conselho são ferramentas valiosas para os conselhos avaliarem onde estão seus talentos e onde eles não estão.

Além de todo o valor estratégico das avaliações do conselho, temos também de levar em consideração as obrigações de compliance.

Por exemplo, empresas listadas no Novo Mercado da B3 são obrigadas a fazer avaliações periódicas do Conselho. A obrigatoriedade é clara:

“Estruturação e divulgação de processo de avaliação do conselho de administração, de seus comitês e da diretoria;”

Há também as instruções da CVM (Comissão de Valores Mobiliários). A Instrução 586 da Comissão de Valores Mobiliários (CVM) de 2017 trata, entre outras coisas, de:

se há mecanismos de avaliação de desempenho do conselho de administração e de cada órgão ou comitê que se reporta ao conselho de administração, informando, em caso positivo:

i) a periodicidade da avaliação e sua abrangência, indicando se a avaliação é feita somente em relação ao órgão ou se inclui também a avaliação individual de seus membros

ii) metodologia adotada e os principais critérios utilizados na avaliação

iii) como os resultados da avaliação são utilizados pelo emissor para aprimorar o funcionamento deste órgão.

No passado recente, as únicas ferramentas de avaliação que os conselhos podiam acessar eram as manuais, usando arquivos de Word ou Excel, ou até mesmo feitas em papel. Os desenvolvedores de tecnologia projetaram portais para Conselho para tornar o trabalho dos conselhos de administração mais preciso e eficiente. Portais de Conselho funcionaram tão bem que os projetistas da Diligent Corporation têm trabalhado arduamente para desenvolver um conjunto completo de ferramentas de Governança Corporativa para aprimorar quase todos os deveres e funções do conselho e dos comitês. O software de Avaliação de Conselho da Diligent está integrado ao portal Diligent e é a mais avançada solução existente.

Como as avaliações do conselho e comitês promovem o crescimento estratégico

As avaliações do conselho fazem parte das melhores práticas para uma boa governança. Como em qualquer ferramenta, as avaliações do conselho são tão boas quanto as ferramentas e a análise das informações que produzem.

Avaliações do conselho mostram o desempenho do conselho e quão bem os conselheiros estão trabalhando uns com os outros. As avaliações anuais do conselho mostrarão o quão bem o conselho está lidando com suas obrigações legais e suas obrigações fiduciárias. Além disso, as avaliações do conselho são uma ferramenta viável para discernir se os conselheiros (individualmente e como um todo) estão atendendo não apenas às necessidades atuais da corporação, mas também às necessidades do futuro.

Como as avaliações do conselho promovem a boa governança corporativa

As avaliações do conselho fazem parte da estrutura da boa governança porque os resultados das avaliações destacam o compromisso do conselho com a boa governança. Entender os princípios da boa governança é uma necessidade para os conselheiros e executivos poderem cumprir suas obrigações e responsabilidades. Suas responsabilidades também exigem que eles conheçam e compreendam as necessidades de seus acionistas. A comunicação é de grande importância ao se envolver com acionistas e compartilhar informações com eles.

Avaliações do conselho demonstram o quão bem os conselheiros trabalham uns com os outros

As perguntas dos formulários de avaliação devem ser personalizadas de acordo com as necessidades da corporação. As perguntas para membros individuais devem ter como objetivo entender como os membros do conselho trabalham e se comunicam uns com os outros. O desenho da redação das perguntas ajudará o conselho a determinar se cada conselheiro está dando seus melhores esforços e se os processos são estabelecidos para obter o melhor de cada membro.

Perguntas adicionais podem explorar questões como se o conselho tem o equilíbrio certo entre estratégia e operações. Os membros do conselho devem ser capazes de encontrar a perspectiva adequada entre os detalhes e a visão geral e como os dois se cruzam para colocar a estratégia geral em foco. As melhores práticas também exigem que os conselhos desenvolvam planos de curto e longo prazos. As avaliações do conselho avaliarão a abordagem do conselho para o planejamento de curto e longo prazo, a fim de garantir que seus planos tenham o equilíbrio adequado para garantir a lucratividade geral de longo prazo.

Avaliações do Conselho demonstram o quão bem a Governança funciona como um todo

Os conselhos precisam de informações fluindo continuamente da administração e vice-versa, para que cumpram suas obrigações como supervisores. No âmbito do Conselho de Administração existe a necessidade de um esforço em equipe para garantir que o fluxo de informações seja preciso e consistente. Um fator primordial nesse fluxo de informações depende de uma boa comunicação entre o conselho e a gestão.

As avaliações do conselho são ferramentas vitais para determinar se o conselho coletivamente possui as habilidades certas para uma liderança eficaz. O presidente do conselho preenche um papel fundamental no gerenciamento da dinâmica dentro da sala de reuniões. As avaliações do conselho devem garantir que a pessoa que atua como presidente do conselho é um bom facilitador que esteja disposto a envolver todos os membros do conselho. Avaliações da também indicarão se os conselheiros do conselho podem diferenciar adequadamente suas funções das funções de gestão.

Um conselho com uma composição sólida e abrangente atende às necessidades atuais e futuras da corporação, permanecendo em total conformidade com suas obrigações legais.

O Sistema de avaliação da Diligent auxilia a Secretaria de Governança

O software de avaliação de Conselho simplifica enormemente o processo de avaliações do conselho em comparação com a realização manual de avaliações. As avaliações do conselho através do sistema Diligent levam menos tempo, e sabemos que qualquer quantia do tempo de um membro do conselho é valiosa. É por isso que a Diligent se esforçou muito para criar o melhor software de avaliação do conselho. Queremos que os conselheiros sejam capazes de realizar a avaliação rapidamente e de maneia fácil, e aprender o máximo com seus esforços.

A Secretaria de Governança geralmente assume a liderança na condução de avaliações do Conselho. Seus deveres podem envolver a criação de vários questionários para diferentes fins de avaliação. Como compiladores de informações principais, eles normalmente consolidam as informações em gráficos, relatórios, ou planilhas, para que os dados sejam claros e significativos. Os dados coletivos são úteis para criar avaliações adicionais, formando análises mais aprofundadas e fazendo apresentações. Quando esse trabalho é bem feito, os dados fornecem uma visão abrangente do desempenho do conselho.

O Sistema de avaliação da Diligent auxilia no cumprimento das obrigações

A maioria dos conselheiros entende a importância de concluir as avaliações anuais do conselho. No entanto, como com muitas pessoas, as restrições de tempo muitas vezes se tornam um desafio formidável para conselheiros ocupados.

O software da Diligent permite que conselheiros extremamente ocupados concluam suas avaliações e outras atribuições em um laptop ou tablet. Há a opção de questionários identificados, ou completamente anônimos, para um feedback verdadeiramente sincero. O software permite que eles iniciem a avaliação quando tiverem tempo e terminem depois, se necessário. Eles podem até fornecer assinaturas eletrônicas.

O software de avaliações da Diligent também significa que as empresas não precisam mais contratar terceiros para realizar avaliações profissionais personalizadas. A padronização dos questionários dá aos conselhos resultados significativos de ano para ano. Para tornar as coisas ainda mais fáceis, os resultados das avaliações do conselho são facilmente acessíveis para os auditores externos.

As avaliações do conselho ajudam os conselhos a aprender seus pontos fortes, lacunas e fraquezas, para que possam efetuar uma mudança imediata e gerar mais valor para a organização.