Introdução às avaliações do conselho

As autoavaliações do conselho representam uma oportunidade para analisar diversos itens, da forma como o conselho é estruturado ao desempenho dos diretores, a fim de identificar as áreas que necessitam de melhorias e fornecer ao conselho os meios para cumprir as metas da empresa.

Embora as autoavaliações do conselho já sejam prioridade para muitas empresas, ainda existem dúvidas sobre a melhor maneira de iniciá-las. O guia a seguir foi concebido para ajudar você a manter o foco nos aspectos do seu conselho que devem ser avaliados e a aplicar os resultados para melhorar o desempenho futuro.

Composição do conselho

A criação de um “conselho de administração sólido e qualificado” e a avaliação de seu desempenho estão no topo da lista de melhores práticas corporativas do escritório de advocacia McInnes Cooper. Então, o que você deve buscar ao avaliar a composição do seu conselho?

De acordo com o programa Forum on Corporate Governance and Financial Regulation, da Harvard Law School, conselhos e comitês de governança corporativa devem “pensar criticamente” sobre as competências e atributos de seus diretores atuais e examinar como eles se relacionam com a supervisão da empresa.

Embora a combinação ideal de habilidades possa variar de conselho para conselho, com base em fatores como o tipo de setor e os objetivos da empresa, o artigo do fórum da Harvard Law School observa que conselhos que ostentam elevados níveis de desempenho geralmente apresentam as seguintes características: “diretores ágeis, capazes de compreender conceitos rapidamente; pensadores independentes, que evitam conscientemente um pensamento de grupo e são capazes de desafiar a gestão, contribuindo para um ambiente de sala de reunião produtivo e amigável”, e “diretores com diferentes conhecimentos (…) que compreendem como a estratégia da empresa é afetada pelas tendências econômicas e tecnológicas emergentes”.

Essas características e critérios podem ser usados por empresas e administradores para avaliar seus conselhos atuais e sua cultura. Porém, eles também são úteis para a criação de uma estratégia no que diz respeito aos futuros compromissos do conselho, não importa se você planeja adicionar novos diretores para ampliar o grupo ou implementar um processo de renovação do conselho.

Além de analisar as qualificações e competências dos diretores, as empresas podem ver a autoavaliação como uma oportunidade para garantir a diversidade de seus conselhos. De acordo com a pesquisa 2016 Annual Corporate Directors Survey, da PricewaterhouseCooper, 96% dos diretores concordam que a diversidade é importante. Porém, a empresa global de busca de executivos Spencer Stuart constatou que, em 2015, as mulheres representavam apenas 20% dos conselhos entre as empresas do índice S&P 500. Entretanto, uma pesquisa realizada pela Catalyst, organização sem fins lucrativos dedicada à construção de ambientes de trabalho diversificados, mostra que as organizações com mais membros do conselho do sexo feminino apresentaram maior retorno sobre as vendas e sobre o capital investido, se comparadas a organizações com menos diretoras em suas equipes.

Eficácia do conselho

Quando se trata de avaliar a eficácia de seu conselho, a empresa de consultoria Boardroom Metrics recomenda que as empresas sigam o seguinte roteiro de perguntas:

1. As habilidades e a expertise dos membros do conselho correspondem ao direcionamento estratégico e aos planos da organização?
2. As informações recebidas pelo conselho sustentam sua capacidade de avaliar riscos, definir direções e liderar a organização?
3. Os presidentes do conselho e dos comitês atuam como líderes eficazes?
4. Os processos do conselho facilitam a aquisição de conhecimentos, a tomada de decisões, o planejamento e a execução das decisões do conselho de maneira eficaz?
5. O conselho trabalha bem em grupo, como uma equipe e com a gestão?

A percepção daquilo que torna o desempenho ineficaz pode ajudar a empresa a identificar áreas específicas que requerem maior atenção. Por exemplo, os membros do seu conselho podem precisar de mais envolvimento. Nesse caso, uma renovação do conselho pode ser a solução ideal.

Talvez os diretores possam se beneficiar de uma comunicação melhor com a equipe de executivos seniores; talvez um sistema obsoleto de compartilhamento de documentos e de atas de reuniões do conselho esteja impactando negativamente a eficiência. De qualquer maneira, os resultados da avaliação da eficácia do conselho vão determinar seus próximos passos.

Processos de reunião do conselho

Se você acredita que as reuniões do seu conselho não são tão eficazes quanto poderiam ser, provavelmente o problema é o processo implementado para a realização de reuniões.

Em um artigo intitulado “8 Ways to Better Board Meetings”, publicado pela CompassPoint, organização norte-americana sem fins lucrativos de liderança e estratégia prática, a diretora sênior de projetos da empresa, Marla Cornelius, explicou a importância de maximizar a produtividade das reuniões do conselho.

“O trabalho dos membros do conselho é muito complexo e, por natureza, intensamente colaborativo”, declara Cornelius. “O aproveitamento máximo das reuniões do conselho não é apenas um hábito saudável a ser seguido; ele é essencial para uma boa governança, uma liderança sólida e uma organização saudável.”

Quando o processo implementado para a realização de reuniões apresenta lacunas, a adoção de um software de portal para conselhos que agilize as comunicações e melhore a colaboração pode ajudar. Esse tipo de ferramenta permite que diretores e administradores aperfeiçoem a elaboração e a distribuição de atas de reuniões do conselho, entre outros aspectos.

Para a CompassPoint, os pacotes do conselho representam uma das principais ferramentas de aprimoramento de reuniões, aumentando o envolvimento dos membros e aproveitando ao máximo a “sabedoria coletiva” do conselho. Quando as empresas disponibilizam esse material online, juntamente com a agenda da reunião, os membros do conselho podem acessar os documentos da reunião em qualquer lugar do mundo. Isso, por sua vez, facilita a preparação dos membros e permite que eles participem da reunião “em sintonia”, como observou a CompassPoint.

Gestão corporativa e a comunicação do conselho

A avaliação de um conselho não estaria completa sem uma análise da interação entre o conselho e o gerenciamento executivo da empresa, pois essa interação desempenha um papel muito importante, que é o de garantir que o conselho possa alcançar seus objetivos e cumprir com sua missão de construir e manter uma empresa de sucesso. Sobre o tema da construção de um relacionamento melhor entre o conselho e o CEO, a revista Trustee escreveu que “uma boa comunicação entre o conselho e o CEO é essencial, e isso se aplica tanto ao conteúdo quanto ao estilo”.

Da mesma maneira, um artigo publicado pelo The Markkula Center for Applied Ethics, da Santa Clara University, afirmou: “Para que uma empresa funcione de maneira eficaz, a equipe de gerenciamento e o conselho de administração devem estar totalmente alinhados.” Evidentemente, isso só será possível se as vias de comunicação estiverem abertas e se todas as partes forem capazes de interagir de maneira eficaz.

Para avaliar a relação entre o CEO e o conselho, analise se os membros do conselho e a gestão são capazes de ter discussões produtivas, em que todos os envolvidos se sintam confortáveis para expressar suas opiniões. Além disso, é importante determinar até que ponto o CEO e a alta administração são receptivos ao resultado das decisões tomadas pelo conselho.

A recomendação da revista Trustee é “visar a construção de uma cultura de confiança, para que as pessoas se sintam seguras em discordar, mas compreendam que uma decisão tomada em conjunto deve ser apoiada por todos, mesmo por quem discorda dela”.

A empresas só têm a ganhar quando adotam o processo de autoavaliação do conselho e usam os resultados obtidos para construir um conselho mais funcional. Ao iniciar a avaliação do seu próprio conselho e envolver-se em futuras análises, tenha sempre em mente esses aspectos fundamentais da estrutura, do desempenho e da funcionalidade de um conselho.