Por que usar um portal para conselhos antes de abrir o capital da empresa

Com taxas e gastos que muitas vezes atingem seis ou sete dígitos, abrir o capital da empresa é um negócio arriscado quando menos de 30% das novas ofertas públicas iniciais (IPOs – initial public offerings) são negociadas por seus preços de lançamento ou por preços maiores. Em média, as empresas podem esperar gastar 5% de seu valor apenas durante o processo de oferta pública inicial. Em 2015, menos empresas obtiveram êxito ao entrar na bolsa do que em qualquer outro ano desde 2009, como relatado pela Inc.

Se a sua empresa pensa em abrir o capital, este é o momento de assegurar que seu conselho adote as boas práticas de segurança. As empresas de capital aberto têm vários requisitos para a elaboração de relatórios, além de diretrizes rígidas para o preparo e a distribuição de material. Ao adotar as boas práticas de segurança desde o início do processo, os diretores do conselho e suas equipes poderão fazer uma transição tranquila de empresa de capital fechado para empresa de capital aberto.

De acordo com um relatório da Ethical Boardroom, mais empresas estão recorrendo a portais para conselhos para melhorar a segurança. Para a empresa pré-IPO, o uso de um portal para conselhos pode oferecer ao conselho de administração em desenvolvimento uma plataforma que o ajudará durante o processo de oferta pública inicial, reduzindo os riscos inerentes à entrada na bolsa de valores, entre eles:

1. Comunicação eficaz e segura

Antes de uma IPO, as empresas podem precisar de ajuda para instalar um portal para conselhos. Em vez de se comunicar por e-mail, os membros do conselho podem se comunicar com mais eficiência e segurança através de um portal para conselhos. Isso elimina os riscos da transferência de informações entre contas de e-mail pessoais e profissionais. Os membros também podem fazer anotações no material para uso próprio ou compartilhar essas anotações com membros selecionados para aprofundar a discussão. Uma solução de portal para conselhos também permite que os membros colaborem e façam perguntas em um só local.

2. Reunindo informações para atender aos requisitos

A mudança de empresa de capital fechado para empresa de capital aberto significa atender a novos requisitos e regulamentos governamentais. A preparação para atender a esses regulamentos no estágio pré-IPO inclui a reunião de informações para investigação pelo auditor, pelo subscritor e pela equipe jurídica. Há todo um processo de devida diligência pelo qual a empresa precisa passar. A maior parte desse processo se dedica a reunir e categorizar informações, como regulamentos, documentos organizacionais e uma lista de subsidiárias, a serem incluídas em um repositório. O processo normalmente começa seis a doze meses antes da entrada em bolsa. As informações reunidas durante esse tempo podem incluir de contratos bancários e financeiros a assuntos corporativos, como regulamentos, estatutos, listas de membros do conselho e atas de reunião. Quando as informações estão em um único local, o conselho consegue revisar os documentos, bem como assegurar que todos os membros tenham a versão final do material compartilhado. Um local que facilita o acompanhamento de metas, reuniões e prazos do conselho.

3. Preparação antecipada da reunião

Em uma empresa de capital fechado, o conselho de administração não passa pelo mesmo escrutínio que uma empresa de capital aberto, o que deixa mais tempo para conversas e planejamento estratégico durante as reuniões. No entanto, uma vez que a empresa comece a considerar tornar-se uma empresa de capital aberto, a natureza das reuniões do conselho precisa mudar. Como explicado por Stan Silverman no Philadelphia Business Journal, os conselhos de empresas de capital aberto precisam passar por um processo de conselho formal para cumprir “os complexos requisitos regulamentares de uma empresa de capital aberto”, o que inclui vários relatórios financeiros para os investidores.

Para realizar uma reunião do conselho mais complexa, ainda que eficaz, é fundamental prepará-la com antecedência. Um membro do conselho bem preparado acessa o material para revisá-lo com antecedência, conversa com outros membros sobre pontos específicos da agenda e, talvez, tenha até mesmo uma discussão preliminar sobre a agenda. Ao cuidar da preparação básica nas semanas que antecedem a reunião, a reunião em si poderá ser usada para conversar sobre assuntos importantes. O portal para conselhos permite que os membros do conselho se comuniquem entre si e discutam as preocupações com antecedência, deixando o tempo de reunião para tomar decisões e para usar a expertise dos membros para monitorar efetivamente as empresas.

4. Compartilhamento de informações de alto nível

Conforme uma empresa se prepara para a entrada em bolsa, informações corporativas essenciais e confidenciais são compartilhadas. O compartilhamento dessas informações em papel não é seguro. Considere o risco de perder um documento durante o envio ou de um membro do conselho perder um pacote.

Mesmo o compartilhamento eletrônico tradicional, como o envio por e-mail ou a criação de arquivos PDF — ainda que arquivos e mensagens sejam protegidos por senha — tem desvantagens. As senhas podem ser comprometidas e as contas de e-mail podem ser invadidas.

Os portais para conselhos oferecem um nível de segurança maior que a maioria das outras ferramentas e sistemas de compartilhamento de informações. Por exemplo, todos os documentos carregados no portal têm criptografia forte. Os documentos são armazenados em uma única rede, em vez de em várias redes com diferentes níveis de protocolos de segurança. Na solução de portal, a equipe da empresa também tem controle sobre o material, inclusive quem pode acessar diferentes arquivos, se esses arquivos podem ser impressos ou se podem ser baixados para um dispositivo e ser lidos offline. O portal é um sistema de loop fechado. Isso aumenta a segurança geral para todos no conselho e para cada documento compartilhado ou armazenado.

Nos meses que antecedem a transição para empresa de capital aberto, as empresas precisam estar afinadas, ter certeza de que podem atender a todos os requisitos necessários e que o portal para conselhos está pronto para ser usado. Ter disponíveis soluções eletrônicas adequadas e o sistema de portal para conselhos certo permite que as empresas simplifiquem o processo e sigam as boas práticas de governança.