As sete melhores práticas para aproveitar o que um portal para conselhos promete

Os portais para conselhos prometem uma saída do “abismo digital”, aprimorando a colaboração e a segurança. As empresas ficariam livres de soluções de baixo custo que usam papel, como os sistemas de compartilhamento de e-mails e arquivos, as quais comprometem a segurança, a integridade e a pontualidade de informações críticas. (veja “Armadilhas que devem ser evitadas: o abismo digital”). No entanto, atingir a meta de realizar reuniões verdadeiramente produtivas e sem papel exige mais do que escolher o portal para conselhos certo. É necessário também implantar cuidadosamente a nova solução. Com base em nossa experiência de auxiliar milhares de conselhos, de todos os tipos e portes no mundo inteiro, a Diligent identificou as sete melhores práticas para ajudar a garantir que um portal cumpra o que promete:

1. Estar comprometido. Para que a transição seja bem-sucedida, todos os diretores precisam estar comprometidos. A mudança de hábito será difícil se alguns diretores não apoiarem a mudança para uma nova maneira de lidar com a informação. Para uma implementação eficaz, convém escolher um fornecedor e começar a treinar os diretores cerca de dois meses antes da primeira reunião.

2. Mapear o fluxo de informações. Comece com uma sólida compreensão de como e quando os pacotes do conselho são compilados, distribuídos e atualizados. Assim, a nova plataforma, além de introduzir melhorias, poderá ser projetada para reproduzir o processo atual, da maneira mais fiel possível. Sua organização tem requisitos exclusivos; por isso, não se contente com uma solução padronizada. Por exemplo, a FirstRand, uma empresa de serviços financeiros na África do Sul, gera mais de 8.700 pacotes do conselho por ano. Portanto, ela precisava de um portal para conselhos que pudesse lidar de forma confiável com esse nível de produtividade.

3. Não economizar no treinamento. A qualidade e o rigor do treinamento oferecido aos administradores, diretores e membros do conselho são essenciais para determinar se um portal será estabelecido ou não. O treinamento adequado do novo sistema deve ser simples e pode ser feito online ou por telefone. Verifique se o fornecedor também oferece treinamento ilimitado quando novos membros do conselho forem adicionados ou os diretores precisarem de reciclagem.

4. Insistir no suporte 24/7/365. Verifique se a equipe de suporte está sempre disponível para ajudar, não importa a hora e o dia. Por exemplo, quando você estiver com problemas de conectividade antes de embarcar em um avião, não vai querer aguardar pelo retorno da chamada horas depois. A equipe de suporte da Diligent atende às chamadas de diretores e administradores a qualquer hora do dia. Ter uma pessoa do outro lado da linha quando o tempo é curto é a salvação da lavoura!

5. Garantir flexibilidade para diferentes formatos. Uma solução de primeira linha permite usar formatos flexíveis, conforme suas necessidades, não importa o tipo de documento. Um pacote do conselho às vezes precisa incluir documentos com formato maior, muitas vezes inadequado para visualização em tablets. Verifique se a sua solução atende a essas exigências. Por exemplo, temos como cliente um conselho municipal que inclui desenhos arquitetônicos em suas embalagens e depois utiliza grandes monitores de tela plana para exibi-los diretamente do aplicativo da Diligent.

6. Não ter pressa. Dê a si mesmo e aos diretores tempo para se adaptar ao novo sistema. A transição não precisa ser brusca. Muitas vezes ouvimos que os membros do conselho costumam solicitar uma cópia do pacote em papel para a primeira reunião que é realizada usando um portal digital, mesmo tendo seus iPads em mãos. Em geral, essas histórias terminam com o documento em papel intocado e devolvido para o administrador, e o diretor dizendo: “Acho que não preciso mais do papel.”

7. Deixar a pressão dos colegas motivar a adoção. Tudo bem se ainda for preciso acomodar os poucos reticentes que podem querer pacotes impressos após a primeira reunião sem papel. Em breve, eles vão se juntar aos colegas que já não usam papel. Tão logo percebam como é fácil navegar pelas informações, já não vão querer ser responsáveis por atrasar a reunião. Por exemplo, quando uma empresa de seguros líder migrou para um portal digital, alguns membros do conselho insistiram em usar cópia impressa. Porém, depois de alguns meses assistindo aos colegas utilizar a solução Diligent Boards no iPad, eles abandonaram o papel sem hesitação.

Em nossa próxima postagem, vamos falar sobre como desempenhar uma função mais ativa na governança de dados e compartilhar cinco perguntas de alto nível para fazer ao diretor de segurança da informação (CISO).

O desenvolvimento de portais para conselhos e a adoção generalizada de tablets potentes e fáceis de usar finalmente tornaram a sala de reuniões sem papel uma realidade. No entanto, para que sua empresa aproveite realmente tudo o que um portal para conselhos promete, é essencial planejar-se de maneira adequada e ter o usuário em mente. Para saber mais sobre como manter o usuário no centro da transição, veja “Uma (verdadeira) sala de reuniões sem papel: o lado humano da mudança de tecnologia”.