Navegando nas melhores práticas de crise COVID-19

Desde as primeiras notícias de uma crise, todos os olhos estão no conselho e na equipa administrativa. A rapidez da comunicação exige que os líderes da empresa – incluindo executivos e membros do conselho – detectem problemas precocemente e ajam com rapidez sobre os mesmos em tempos de crise para a implementação das melhores práticas. A janela de tempo em que as empresas precisam de responder parece diminuir a cada dia.

Em tempos de incerteza, a importância da governança corporativa moderna aumenta. A governança corporativa moderna capacita os líderes da empresa com as ferramentas, a tecnologia e as informações necessárias para que sejam eficazes – e em tempos de crise, isso significa que as organizações precisam de operar com grande visibilidade, maior segurança e tomada de decisão informada. Embora os eventos que cercam a nova pandemia de coronavírus COVID-19 possam parecer desorientadores, oferecemos algumas práticas básicas recomendadas – e compartilhamos várias maneiras de instalar as ferramentas do Diligent que já possui para comunicações de crise.

Maximize a visibilidade para os líderes da empresa

Em tempos de crise, é fundamental que os administradores e executivos tenham acesso a informações em tempo real. No caso do COVID-19, essas informações podem ser atualizações de saúde da própria pandemia. Ou pode ser um repositório central para conselhos e executivos terem acesso a planos de cenário, comunicações externas ou atualizações da cadeia de distribuição em tempo real. Não se esqueça de que a aplicação Diligent Boards foi criada para situações como esta; Esta fornece um ambiente seguro para a troca de informações críticas. Além disso, a equipa Diligent está a aproveitar a sua própria tecnologia para fornecer atualizações semanais sobre o coronavírus aos clientes – tudo, desde cobertura de notícias a orientações legais a alertas de saúde.

Comunique com empatia e com frequência

Um dos primeiros passos de resposta à crise, é identificar todos os grupos de partes interessadas relevantes: clientes, funcionários, fornecedores, comunidades envolventes, etc. Como é que a organização está a responder pela segurança de cada um? Como é que a organização está a ouvir e a abordar as suas preocupações? Com que frequência é que a equipa executiva atualiza cada grupo? Como é que o conselho está a manter a supervisão e a dar apoio àqueles que lidam com comunicações? Muita preparação é necessária para coordenar esses esforços. As organizações podem usar ferramentas como o Secure Meeting Workflow, que permite que vários utilizadores com diferentes níveis de permissão colaborem num arquivo ou fluxo de trabalho – mantendo as informações seguras até a organização estar pronta para publicação.

Se possível prepare a organição para trabalhar remotamente

Numa crise global de saúde, as organizações devem estar preparadas para tomar decisões sobre proibições de trabalho e viagens remotas. É necessário preparar até uma parte da força de trabalho da empresa para novas políticas. Garantir que a comunicação sobre mudanças nas políticas seja frequente e gradual; peça aos funcionários afetados que tomem uma série de passos para preparar as suas configurações de trabalho em casa e garantir que as suas necessidades de tecnologia remota sejam atendidas. Especialmente para os conselhos de administração e as equipas de liderança, as ferramentas Diligent já oferecem continuidade e segurança durante toda essa transição (por exemplo, o Diligent Boards, o Diligent Messenger ou Diligent Evaluations). Verifique se os líderes da empresa estão alinhados sobre como planeam usar essas ferramentas e determine quais plataformas são apropriadas para quais tipos de comunicação.

Limite toda as comunicações sensíveis a plataformas seguras

Em tempos de incerteza, toda a comunicação sensível deve ser controlada numa plataforma de mensagens criptografada e segura. Os perigos do e-mail não seguro e as consequências das informações divulgadas são grandes demais para serem deixados ao acaso. Os clientes Diligent podem aproveitar o Diligent Messenger, uma ferramenta de mensagens segura, projetada exatamente para esse tipo de comunicação sensível. Acessível no telefone, o Messenger é essencialmente uma plataforma criptografada que se assemelha a mensagens de texto SMS – e permite que as organizações se comuniquem individualmente ou em canais de grupos privados. As notificações podem ser enviadas pelos administradores para alertar todas as partes interessadas relevantes à medida que os eventos se desenrolam. Acima de tudo, é altamente recomendável que os clientes comuniquem entre si usando apenas canais seguros durante os tempos de incerteza futuros.

Diligent, como a empresa líder no sector e a única que oferece soluções para optimizar a governança corporativa governança moderna, está a tomar medidas abrangentes para garantir que os nossos funcionários, produtos e serviços continuem a operar com os mais altos níveis de desempenho e suporte, à medida que a epidemia de COVID-19 continua a evoluir. Sabemos que o software de governança e os recursos que fornecemos aos nossos clientes são de missão crítica.