Melhores práticas para a realização de reuniões remotas do Conselho de administração

O software para as reuniões remotas do conselho de administração revolucionou e modernizou os protocolos padrão das reuniões da administração. Foi originalmente desenvolvido como uma ferramenta de governança corporativa para empresas e organizações, para que estas pudessem convocar e discutir os tópicos presentes na agenda sem incorrerem no tempo e nas despesas de organizar uma reunião do conselho num local físico. Com o passar do tempo, as melhores práticas para a realização das reuniões, evoluíram no sentido de tornar as teleconferências e videoconferências ainda mais eficientes. Produtos de tecnologia avançada estão agora disponíveis para dar uma maior segurança, com o benefício de estarem completamente integrados num ecossistema abrangente de soluções digitais de governança corporativa.

Um dos propósitos originais do software para as reuniões remotas do conselho de administração, era preparar o caminho para que os conselhos se reunissem rapidamente para comunicarem e resolver problemas durante os períodos de crise. O software para as reuniões remotas do conselho tem provado ser de valor inestimável durante a atual pandemia do COVID-19. As organizações sentem a necessidade de mudar as reuniões do conselho, as reuniões do comitê, as reuniões executivas e as discussões sensíveis para o mundo virtual de modo a acomodar a necessidade de distanciamento social.

A Diligent tornou o processo ainda mais simples. Agora, os administradores do conselho têm a possibilidade de inserir um link de videoconferência num email com todos os detalhes da próxima reunião a ser realizada com a segurança do Diligent Boards. Este processo, dá aos administradores e ao Secretário do Conselho a tranquilidade de que as conversas mais confidenciais da organização estão bloqueadas na plataforma Diligent. Os administradores do conselho verão rapidamente o valor deste processo, especialmente durante este período em que a pandemia do COVID-19 irá provavelmente resultar em mais reuniões por teleconferência e videoconferência para lidar com a crise.

É imperativo garantir o acesso à tecnologia e aos processos certos para executar reuniões remotas com eficiência. Se estiver preparado, usar as ferramentas certas e seguir alguns passos para dar seguimento após a reunião, poderá realizar uma reunião remota com tanto sucesso como o de uma reunião presencial. Ao mesmo tempo, pode-se aliviar da preocupação de estar a submeter os seus administradores a riscos de saúde.

Definir uma agenda para uma reunião do Conselho remota

A eficiência de uma reunião de conselho remota começa com obter o portal para o Conselho da Diligent. O portal do conselho possui segurança padrão do setor incorporada no sistema. O Secretário do conselho simplesmente adiciona o link da videoconferência diretamente no e-mail anunciando os detalhes da reunião e convida os participantes a ver a agenda da reunião, que faz parte dos documentos de reuniões do conselho. À medida que o Secretário do conselho partilha ou altera a agenda, os participantes serão notificados automaticamente para que possam ver as alterações em tempo real.

Para conselhos que usem o Diligent Messenger, todas as comunicações ocorrem dentro da segurança do portal do conselho. Os usuários têm controlo sobre funções como copiar e colar e o encaminhamento de e-mails, bem como a capacidade de recolher mensagens. Com o Diligent Messenger, os usuários recebem alertas quando as mensagens são enviadas, entregues e lidas. Também têm a opção de eliminá-los ou guardá-los. Se um dispositivo móvel for perdido, roubado ou comprometido, todas as informações poderão ser apagadas remotamente.

Agendas em tempo real, últimas versões dos documentos para as reuniões e uma ferramenta de comunicação segura, trabalham em conjunto de forma holística para garantir que as suas reuniões acontecem de manheira segura.

Teste o seu sistema de conferência antes da reunião

Existem muitas plataformas de reuniões por teleconferência e videoconferência por onde escolher. Qualquer que seja a sua escolha, lembre-se de a testar para se familiarizar com as nuances e várias ferramentas e recursos, para evitar fazê-lo durante uma reunião. Teste os recursos de microfones individuais, levantar as mãos, etc. Quando estiver familiarizado com o seu hardware e software, poderá usar as ferramentas com mais eficiência e isso ajudará a resolver problemas mais rapidamente, caso surjam.

Teste o sistema e assegure-se que sabe como adicionar pessoas à reunião. Se planeia gravar a reunião, salve-a num local seguro usando o Diligent Secure File Sharing. Escolha uma opção de comunicação para que, se alguém não puder aceder ao software, possa passar de videoconferência para teleconferência ou usar uma opção de dial-in. Também pode usar o Diligent Secure File Sharing ou o Diligent Messenger para partilhar material de suporte rapidamente sem sair da plataforma. Os e-mails não são seguros e nem sempre irão suportar anexos grandes.

Normas de Conduta para Reuniões remotas

As normas de conduta são tão importantes tanto para as reuniões remotas como nas reuniões presenciais. Um presidente do conselho experiente saberá como manter a reunião a fluir, convidar a participação plena e impedir que os participantes falem um por cima do outro.

As reuniões remotas dos executivos tendem a ter um fluxo melhor com menos pessoas. Convide as pessoas certas para a reunião, tentando manter o número de participantes entre oito e dez, se possível. Se receber muitas pessoas numa reunião remota, alguns participantes podem ficar susceptíveis apenas a ouvir sem se envolverem.

Lembre-se dos fusos horários e tente escolher uma hora que seja o mais conveniente possível para a maioria dos participantes. Além disso, certifique-se de que os participantes sabem em qual fuso horário a reunião irá ser realizada, de modo a evitar que alguém chegue com horas de antecedência ou de atraso. O presidente do conselho ou o facilitador da reunião devem entrar na reunião com pelo menos cinco minutos de antecedência e cumprimentar os participantes à medida que estes vão entrando. Ao entrar no espaço virtual mais cedo, também evita estar com dificuldades por algum motivo, e pode começar a sua reunião a horas.

Reserve alguns minutos para se apresentar a todos os que estão a participar na reunião. Os participantes sentem-se mais motivados a participar activamente quando conhecem quem também está na mesma sala de reuniões virtual. É aconselhável anunciar como a reunião se irá processar antes do início da mesma. Informe-os de como os irá silenciar para evitar sons perturbadores e como eles se podem fazer ouvir se quiserem falar. Certifique-se que desactiva as notificações, pop-ups e sons do computador para que não distraiam os participantes da reunião.

Num cenário ideal, todos irão juntar-se á reunião atempadamente. Caso haja algum atraso, não se esqueça de anunciar a chegada do participante em questão, mas não é necessário passar por todas as apresentações novamente. Considere que pode ter de impor um limite de tempo para cada orador, para que ninguém domine a discussão e, portanto, a reunião termine no tempo previsto. Adicione este comunicado às regras da reunião no início da mesma.

Pode estar na dúvida sobre o uso de webcams durante a reunião. Embora a reunião certamente seja mais interessante e envolvente se as usar, considere quantas pessoas participarão. As webcams funcionam para cerca de cinco pessoas, mas mais do que isso limitará a área de visualização no ecrã. Lembre-se também de que as funções de reunião na Web podem esgotar a largura de banda e interferir na qualidade do áudio e do vídeo.

Votação e resoluções

Não é preciso sacrificar as opções de votação ao realizar reuniões remotas. Com as ferramentas de governao corporativo adequadas, pode contar com votações em remoto. A votação digitalizada oferece a oportunidade de realizar uma votação por qualquer motivo, como o seguinte:

• Consentimentos escritos por unanimidade
• Aprovação de políticas e propostas entre reuniões
• Aprovação das atas das reuniões
• Aprovação dos presidentes das comissões
• Aprovação urgente de um financiamento que fique fora da política

Dar seguimento á reunião do conselho remota

Se se preparar bem, a sua reunião remota ocorrerá sem problemas e será bastante produtiva. Para garantir que os participantes beneficiem totalmente da reunião, dar seguimento á mesma irá ajudá-lo a aprimorar as suas habilidades de reunião remota e a evitar erros desnecessários. Diligent Evaluations é uma ferramenta que pode usar para um seguimento rápido para avaliar a sua eficácia no conselho. Pode configurá-lo para que os participantes possam responder anonimamente para obter feedback sincero. Sugestões de melhoria, irão garantir reuniões remotas mais fáceis no futuro.

Quanto à aprovação de atas, tarefas de votação e de gestão de projetos resultantes da reunião, todos os itens de ação de seguimento podem ser concluídos com segurança na plataforma Diligent.

Todas as ferramentas da Diligent são apoiadas por um apoio ao cliente premiado, disponível 24/7/365. A Diligent também oferece treino adicional para administradores e Secretários do conselho sobre como usar a videoconferência juntamente com todos os outros produtos Diligent para uma solução de governo corporativo segura e totalmente contida.