A Fundação Calouste Gulbenkian digitaliza o seu Conselho com Diligent Boards, uma ferramenta flexível, versátil e segura

A Fundação é uma instituição perpétua de nacionalidade portuguesa com fins filantrópicos, artísticos, educativos e científicos. Comprometida com a sua plena independência e preservação do seu património, define como principal prioridade para a sua atividade a construção de uma sociedade que ofereça oportunidades iguais e que seja sustentável.

A Fundação Calouste Gulbenkian empreendeu o caminho da transformação digital, a que o funcionamento do próprio Conselho de Administração aderiu,  tendo, nesse sentido, o Secretário-geral, em abril de 2019, equacionado a subscrição do Diligent. Um dos fatores que pesou na opção pelo Diligent foi o facto de que alguns membros do Conselho de Administração já o utilizavam e pretendiam fazê-lo também na Fundação. Após uma apresentação sobre o produto e o feedback que já tinha sobre o uso do Diligent Boards relativamente às vantagens e melhorias conseguidas noutras empresas, foi feita a aquisição.

Susana Filipe, Deputy of Secretariat General, foi a encarregada de operacionalizar o Diligent na Fundação.

O DESAFIO

Antes de utilizar o Diligent Boards, a Fundação Calouste Gulbenkian contava com uma solução home made que, segundo Susana Filipe, já era muito melhor do que utilizar o e-mail ou do que ter tudo em papel. Contudo, muitos administradores continuaram a requerer documentos impressos, como, por exemplo, as agendas, prática que representava um risco para a empresa, uma carga burocrática e custos adicionais, para além de um impacto ambiental maior.

Sobretudo os administradores usuários do Diligent em outros Conselhos, desejavam utilizar a ferramenta para poder fazer suas anotações ou sublinhados da mesma maneira que faziam no papel, e também consultar os documentos de qualquer dispositivo com ou sem conexão. Além disso, no sistema interno era muito difícil inserir novos pontos ou documentos na agenda uma vez publicada, ou mudar as agendas, o que acontece frequentemente.

O ENFOQUE

Atualmente, as reuniões dos órgãos de governo corporativo, compostos pelo Conselho de Administração, a Comissão de Auditoria, a Comissão de Remunerações e a Comissão Operacional de Investimentos, são preparadas e decorrem em ambiente Diligent. A implementação revelou-se um êxito.

“Além disso”, explica Susana Filipe, “graças à estreita colaboração que tivemos com o nosso gestor de conta, presente em todos os momentos e que realizou uma formação personalizada e individual com cada um dos administradores e usuários, podemos considerar que a implementação correu muito bem, já que hoje todos os administradores, sem exceção, utilizam o Diligent Boards para as reuniões do Conselho e das Comissões”.

Susana Filipe acrescenta que “sem nenhuma dúvida, o que mais me impressionou no Diligent Boards é a disponibilidade do gestor de conta que é total, inclusive até fora do horário convencional de trabalho, tendo sempre respostas para tudo, uma vez que demonstra ter uma noção muito vasta e muito completa da Diligent.  O gestor de conta consegue visualizar os nossos processos e proporcionar uma solução com as funcionalidades do Diligent que conhece de memória”.

OS RESULTADOS

De entre as principais vantagens da utilização de Diligent, destaca-se o facto da Fundação ter logrado reduzir custos dado que diminuíram a impressão de documentos para as reuniões. Além disso, o Secretário-geral e os administradores têm muito mais facilidade em procurar documentos ou outra informação que surja no debate das reuniões, segundo Susana Filipe.

Para a Secretaria-Geral, “O Diligent é muito versátil, é muito flexível pois adapta-se muito bem às nossas necessidades. Tem, de facto, a virtude de facilitar o acesso imediato aos documentos relativos a cada ponto em discussão, a partir da agenda da reunião”.

Susana Filipe admite também que o Diligent tem muitas funcionalidades que não estão a utilizar na Fundação, mas que seguramente facilitariam muito a gestão do Conselho.

Durante o confinamento pelo Covid-19, a Fundação utilizou, pela primeira vez,  as votacões eletrónicas no Diligent, o que foi um sucesso. E mesmo após, aquela funcionalidade continuou a ser utilizada, já que um dos administradores reside em Inglaterra, e provavelmente continuarão a fazê-lo daqui por diante, segundo nos explica Susana Filipe, “porque viabiliza o escrutínio secreto, conforme decorre dos nosso Estatutos”.

Além disso, Susana Filipe admite que gosta muito da forma segura com que a ferramenta funciona, o que lhe dá muita confiança no processo de preparação das reuniões dos órgãos da Fundação. E, finalmente, ela reforça uma vez mais que a flexibilidade da mesma é destacável: “gosto muito de utilizar o Diligent Boards”.

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