Board-Portal

Board-Portale entwickeln sich von Natur aus ständig weiter. Von der lokalen Dateispeicherung in den frühen 2000er-Jahren bis hin zur jüngsten Integration von KI haben Board-Portale viele Entwicklungsstufen durchlaufen. Ihr Zweck bleibt jedoch derselbe: das Board-Management zu optimieren und eine bessere Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Die große Zahl an Board-Portalen auf dem Markt kann das Verständnis erschweren, was sie sind, was sie nicht sind und welche Vorteile Unternehmen durch ihren Einsatz erzielen können. Um Ihnen einen Überblick über die Landschaft der Board-Portale zu geben, erläutern wir Folgendes:

• Die Geschichte der Board-Portale
• Warum sichere Board-Portale für die moderne Unternehmensführung unverzichtbar geworden sind
• Wichtige Funktionen, auf die Sie bei Board-Portalen achten sollten
• Nutzungsweise von Board-Portalen
• Anwendungsfälle für Board-Portale
• Die Risiken bei Nichtvorhandensein eines Board-Portals
• Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung eines Board-Portals
• Ein umfassender Leitfaden für den Kauf einer Board-Management-Software

Was ist eine Board-Portal-Software?

Eine Board-Portal-Software ist eine sichere Plattform für den Austausch von Dokumenten, die Planung von Sitzungen, Abstimmungen und die Zusammenarbeit – alles über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die Unternehmensführung und Produktivität unterstützt. Zusammen ermöglichen diese Funktionen Board-Mitgliedern, Administratoren und anderen Führungskräften im Unternehmen, Sitzungen zu verwalten, zusammenzuarbeiten und zum richtigen Zeitpunkt auf die richtigen Informationen zuzugreifen.

Obwohl die digitale Transformation inzwischen zur Norm in Vorstandsetagen geworden ist, waren Board-Portale nicht immer das bevorzugte Instrument. Vor der Einführung von Board-Portalen setzten Unternehmen bei der Gremienarbeit auf manuelle Prozesse. Dazu gehörten papiergestützte Sitzungsmappen, der Versand von Dokumenten per Post sowie persönliche Sitzungen zur Entscheidungsfindung.

Mit dem Wachstum der Unternehmen und der zunehmenden geografischen Verteilung der Board-Mitglieder erwiesen sich manuelle Verfahren jedoch als ineffizient, unsicher und kostspielig. E-Mails schließen zwar teilweise die Lücke in der digitalen Kommunikation, ihnen mangelt es jedoch an der erforderlichen Sicherheit und Zentralisierung, um mit den vielfältigen Anforderungen moderner Vorstände Schritt zu halten.

Board-Portale wurden zur Lösung, indem sie die Vorteile des Cloud-Computing mit bewährten Governance-Praktiken kombinierten und so eine zentrale Datenbank für alle Vorstandsaktivitäten schufen.

Die Entwicklung von Board-Portalen

Weltweit nutzen heute fast 65.000 Unternehmen Board-Portale. Diese Zahl spiegelt die hohe Akzeptanz dieser Technologie seit ihrer Einführung Anfang der 2000er-Jahre sowie die vielen Innovationen wieder, mit denen Anbieter den Bedürfnissen der Vorstände gerecht geworden sind.

Vor Board-Portalen

Vor der Einführung von Board-Portalen stützten sich Vorstände stark auf papiergestützte Verfahren und herkömmliche Kommunikationsmethoden. Post, Fax und später E-Mails dienten zur Verteilung wichtiger Dokumente und Sitzungsunterlagen. Auch papiergestützte Sitzungsmappen waren unverzichtbar; Verwaltungsteams erstellten, druckten, sortierten und verteilten Ordner mit Unterlagen für Vorstandssitzungen manuell.

Diese Systeme waren nicht nur zeitaufwendig, sondern warfen auch Fragen hinsichtlich der Sicherheit und Zugänglichkeit auf. Was wäre, wenn eine Sitzungsmappe auf dem Postweg verloren ginge oder das E-Mail-Konto eines Board-Mitglieds gehackt würde?

Von den frühen 2000er-Jahren bis heute

Aufsichtsgremien führten zunächst frühe Board-Portale ein, um die Speicherung und den Austausch von Dateien zu zentralisieren. Diese Portale veränderten die Arbeit von Vorständen schnell branchenübergreifend, indem sie das Board-Management revolutionierten. Dank dieser sicheren, zentralisierten Plattformen konnten Board-Mitglieder von jedem Gerät und von überall aus auf Sitzungsunterlagen zugreifen, zusammenarbeiten und Entscheidungen treffen. Die Vorstandsarbeit wurde mit Board-Portalen schnell effizienter, transparenter und regelkonformer.

Zukünftige Trends bei Board-Portal-Software

Technologische Fortschritte und sich wandelnde organisatorische Anforderungen in der gesamten Unternehmenslandschaft treiben die Entwicklung auf dem Markt für Board-Portal-Software voran. Diese Trends werden voraussichtlich die Zukunft dieses Marktes prägen:

1. KI und maschinelles Lernen: Immer mehr Board-Portale integrieren KI- und Algorithmen für maschinelles Lernen. Neue prädiktive Analysen ermöglichen es Vorständen, Trends und Herausforderungen zu erkennen und vorherzusehen. Gleichzeitig fasst eine nahtlose Automatisierung Berichte und Tagesordnungen zusammen, damit die wichtigsten Erkenntnisse für Board-Mitglieder klar hervortreten.

2. Verstärkter Fokus auf Cybersicherheit: Angesichts zunehmender Cyberbedrohungen werden Board-Portale ihre Sicherheitsmaßnahmen verstärken. Verbesserte Verschlüsselungsprotokolle und KI-gestützte Bedrohungserkennung werden zum Standard, um sensible Daten und Erörterungen zu schützen.

3. Stärkere Personalisierung: Portale werden keine Einheitslösung mehr sein. Stattdessen wird die Board-Portal-Software stärker auf individuelle Anforderungen zugeschnitten und an Nutzerpräferenzen sowie unternehmensspezifische Arbeitsabläufe angepasst. Dazu können rollenspezifische Ansichten gehören, sodass Führungskräfte und Administratoren die Tools entsprechend ihren individuellen Zuständigkeiten nutzen können.

4. Verbesserte Zusammenarbeit: Während KI zum Mainstream wird, entstehen weitere Tools wie virtuelle und erweiterte Realität. Diese Tools für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und den Nachrichtenaustausch in Echtzeit können die Remote-Zusammenarbeit von Vorständen verbessern.

5.Stärker datengestützte Unternehmensführung: Viele Unternehmen stützen sich bei wichtigen Entscheidungen auf Daten. Mit immer ausgefeilteren Analysemöglichkeiten können Board-Portale jedoch zunehmend umsetzbare Erkenntnisse liefern, die Verbesserungsmöglichkeiten in Echtzeit aufzeigen. Dies wird die Entscheidungsfindung von Vorständen innerhalb und außerhalb von Sitzungen vorantreiben.

Warum sind Board-Portale für die moderne Unternehmensführung unverzichtbar?

In der modernen Unternehmensführung greifen unzählige Prozesse ineinander. Board-Portale tragen zu deren reibungslosem Ablauf bei. Dieser optimierte Ansatz für die Vorstandsarbeit führt zu:

• Effizienz: Board-Portale vereinfachen die Kommunikation und Dokumentenverwaltung, verringern den Zeitaufwand für administrative Aufgaben und ermöglichen es Vorständen, sich auf strategische Entscheidungen zu konzentrieren.
• Verbesserte Sicherheit: Diese Plattformen bieten robuste Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrolle und schützen sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff.
• Zugänglichkeit und Flexibilität: Board-Mitglieder können von überall und mit jedem Gerät auf Materialien und Dokumente zugreifen und sich so unabhängig von ihrem Standort stärker beteiligen und engagieren.
• Unterstützung in Sachen Compliance und Corporate Governance: Viele Board-Portale verfügen über integrierte Funktionen für Corporate Governance und Compliance, etwa zur Nachverfolgung von Sitzungsprotokollen und zur lückenlosen Nachverfolgung von Änderungen. So lässt sich der Compliance-Aufwand deutlich reduzieren.
• Kosteneffizienz: Moderne Vorstände stehen vor der Herausforderung, Kosten zu senken und Erträge zu maximieren. Trotz der anfänglichen Investition können Portale zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, da sie Verwaltungskosten sowie den Papier- und Versandaufwand verringern.

Vorteile des Einsatzes einer Board-Portal-Software

Board-Portal-Software entstand aus dem Bedarf nach mehr Effizienz bei der Koordination und Durchführung von Vorstandsaktivitäten. Sie hat sich jedoch weiterentwickelt und bietet mittlerweile weitaus mehr Vorteile.

Zu den zahlreichen Vorteilen des Einsatzes einer Board-Portal-Software gehören:

• Zentralisierte Informationen: Unternehmen nutzen verschiedene Datenquellen zur Entscheidungsfindung. Diese Datenquellen sind oft fragmentiert, sodass es schwierig ist, sie zusammenzuführen und aussagekräftige Erkenntnisse daraus zu gewinnen. Board-Portale bündeln Daten und Informationen in einer zentralen, verlässlichen Informationsquelle für das gesamte Unternehmen und vereinfachen so administrative und geschäftskritische Aufgaben in den Bereichen Risikomanagement, Compliance und Audit.
• Verbesserte Kommunikation in der Führungsebene: Früher trafen sich die Vorstände ausschließlich persönlich und begannen dann nach und nach, per Telefon und E-Mail zusammenzuarbeiten. Diese Kommunikationskanäle können jedoch ineffizient und unsicher sein und sind häufig nicht in die Board-Unterlagen integriert. Board-Portale ermöglichen es Board-Mitgliedern, von jedem Gerät und von überall aus auf derselben Plattform zu kommunizieren, auf der sie auch auf wichtige Informationen und Einblicke zugreifen.
• Schnellere Sitzungsvorbereitung: Herkömmliche Board-Materialien erforderten unzählige Stunden administrativer Arbeit und verursachten Kosten von Hunderten oder sogar Tausenden Euro für Verbrauchsmaterialien. Board-Portale nutzen KI und maschinelles Lernen, um diese manuellen Prozesse zu automatisieren und so die Erstellung von Tagesordnungen, Protokollen und Board-Materialien durch Corporate Secretarys zu beschleunigen.
• Geringeres Unternehmensrisiko: Die Leitung eines Unternehmens bedeutet heute, mit Risiken zu leben. Rechtsabteilungen stehen an vorderster Front. Mangelnde Transparenz und ineffiziente Abläufe hindern sie jedoch daran, ein proaktives Unternehmensrisikomanagement umzusetzen. Ohne Board-Portale steigt das Risiko von Datenschutzverletzungen. Zudem kann die Kommunikation über ungesicherte Kanäle den Schutz der anwaltlichen Vertraulichkeit gefährden und weitere Sicherheitsrisiken mit sich bringen.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften im Unternehmen: Unternehmen aller Branchen unterliegen unzähligen Vorschriften. Diese Belastung vervielfacht sich für Unternehmen, die in mehreren Rechtsräumen oder sogar weltweit tätig sind – eine Reichweite, die in der heutigen globalisierten Welt immer häufiger anzutreffen ist. Board-Portale unterstützen Corporate Secretaries und administrative Teams dabei, über aktuelle und künftige Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben, und reduzieren so das Risiko von Verstößen.
• Datengestützte Entscheidungsfindung: Eine effektive Entscheidungsfindung im Vorstand hängt von zuverlässigen Daten ab. Board-Portale bündeln wichtige Erkenntnisse in vorgefertigten Dashboards und liefern dem Vorstand präzise und leicht verständliche Daten, die sich in einen Wettbewerbsvorteil umwandeln lassen.

Wichtige Funktionen des Board-Portals

Board-Portale bieten Funktionen, die alle Aspekte der Vorstandsarbeit vereinfachen und zentralisieren sollen. Auch wenn kostenlose Lösungen attraktiv sein mögen, bietet die beste Board-Portal-Software ausgefeiltere Funktionen und erweiterte Sicherheitsmerkmale, die moderne Vorstände benötigen, um ihre Aufgaben optimal zu erfüllen. Die einzelnen Anbieter bieten zwar unterschiedliche Funktionen, doch die meisten Vorstände benötigen von ihrem Board-Portal Folgendes:

1. Zusammenarbeit im Vorstand

• Dokumente sicher teilen: Dank Board-Portal-Software können autorisierte Nutzer Sitzungsmappen und andere wichtige Dokumente untereinander sowie mit wichtigen Stakeholdern wie externen Rechtsberatern und Wirtschaftsprüfern austauschen und gemeinsam bearbeiten. Die meisten Softwarelösungen verfügen über diese Funktionen, kostenlose Lösungen sind allerdings oft in ihrem Umfang eingeschränkt.
• Versionskontrolle: Board-Mitglieder können aktualisierte Dokumente einsehen und Änderungen nachvollziehen. So lassen sich Fehler und Doppelarbeit vermeiden. Notizen und Anmerkungen bleiben auch dann erhalten, wenn Board-Materialien aktualisiert werden, sodass für spätere Nachweise eine Dokumentation verfügbar ist.
• Zugriffskontrollen: Board-Portale verfügen über strenge Benutzerberechtigungen, um die von Ihnen freigegebenen Daten zu schützen. Dazu gehören die Berechtigungsstufe eines Nutzers sowie die Möglichkeit, frühere Versionen eines Dokuments wiederherzustellen.

2. Sitzungsmanagement

• Erstellung von Sitzungsprotokollen: Board-Portale können wichtige Daten wie Datum und Uhrzeit automatisch erfassen und so den manuellen Aufwand für die Protokollführung reduzieren. Viele Lösungen verfügen zudem über anpassbare Vorlagen, die Informationen direkt aus Tagesordnungen übernehmen, um den Formatierungsaufwand zu reduzieren und effektivere Sitzungsprotokolle zu erstellen.
• Prüfungsmanagement: Änderungen lassen sich direkt in einem einzigen Sitzungsprotokoll vornehmen, um Fehler während der Prüfung zu vermeiden. Board-Portale können zudem bestimmte Prüfer zuweisen und benachrichtigen und die Protokolle nach der Genehmigung in die Board-Materialien hochladen.
• Vorbereitung der Tagesordnung: Die Erstellung von Tagesordnungen ist mithilfe eines Portals wesentlich einfacher, da Funktionen zur Zusammenarbeit mehrerer Beteiligter zur Verfügung stehen. Portale bieten zudem eine Drag-and-Drop-Funktion, mit der sich Tagesordnungen für Vorstandssitzungen schnell erstellen, aktualisieren und verteilen lassen.

3. Unterstützung bei der Entscheidungsfindung

• Abstimmungstools: Mit Board-Portalen können Teilnehmer direkt über das Dashboard abstimmen. Dadurch können Vorstände Stimmen in Echtzeit erfassen, was ein schnelles und entschlossenes Handeln erleichtert.
• Echtzeit-Benachrichtigungen: Viele Board-Materialien müssen unterzeichnet werden. Corporate Secretaries können ein Board-Portal nutzen, um Dokumente zu aktualisieren und die Personen zu benachrichtigen, die sie unterzeichnen müssen. So wird das Einholen von Unterschriften effizienter.
• Kommentare: Einige Board-Portale bieten Abstimmungsfunktionen mit Kommentarfeldern, sodass Board-Mitglieder ihre Stimmen begründen können. So finden alle Stimmen Gehör, insbesondere bei virtuellen Abstimmungen.

4. Modernste Sicherheitsfunktionen

• Verschlüsselung: Die sichersten Board-Portale verwenden leistungsstarke Verschlüsselungsprotokolle, um Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand mit einer 256-Bit-AES-Verschlüsselung zu schützen – dem weltweit anerkannten Goldstandard für Datensicherheit.
• Revisionssichere Protokollierung: Protokollierung sämtlicher Aktionen, Ereignisse oder Änderungen im Board-Portal. Durch die lückenlose digitale Nachvollziehbarkeit unterstützen Board-Portale Unternehmen dabei, Aktivitäten zu überwachen, Vorfälle zu untersuchen und regulatorische Anforderungen einzuhalten.
• Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen: Board-Portale fördern die Compliance auf zweierlei Weise. Das Portal selbst sollte alle Vorschriften und Standards für die Speicherung und Nutzung von Board-Daten erfüllen und Boards dabei unterstützen, gesetzliche sowie branchenspezifische regulatorische Anforderungen einzuhalten.

5. KI-gestützte Berichterstattung und Analysen

• Daten bezüglich Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG): Mit Board-Portalen können Sie Daten erfassen und über Fortschritte bei wichtigen ESG-Kennzahlen wie CO₂-Zielen berichten. Sie können Ihre Leistung zudem mit Benchmarks von Wettbewerbern vergleichen, um einzuschätzen, wo Sie in Ihrer Branche stehen.
• Investorenkommunikation: Board-Portale schließen zudem die Lücke zwischen Vorständen und Investoren, indem sie Investoren Einblicke in aggregierte Informationen zum Unternehmen und zu Peer Groups bieten. Dazu gehören auch Vergleichswerte zu sensiblen Themen wie die Zusammensetzung und Vergütung des Boards.
• Berichterstattung zum Risikomanagement: Vorstände können ein Portal nutzen, um Einblicke aus den IT- und Cybersicherheitsteams zu gewinnen und diese Informationen für das unternehmensweite Risikomanagement zu verwenden.

Wie werden Board-Portale genutzt? Tipps zur optimalen Nutzung Ihres Board-Portals

Häufige Anwendungsfälle für Board-Portale

Globale Unternehmensführung effizient gestalten – mit einem Board-Portal

Stellen Sie sich die Herausforderung vor, ein weit verzweigtes Netzwerk aus Gesundheitseinrichtungen und Fachkräften zu verwalten und dabei gleichzeitig Datensicherheit und Compliance zu gewährleisten – genau dieser Aufgabe stellt sich CRICO täglich.

CRICO versichert alle medizinischen Einrichtungen der Harvard-Universität und deren verbundenen Organisationen. Mit einem Netzwerk aus 26 Krankenhäusern, 14.000 Ärztinnen und Ärzten und mehr als 300 weiteren Einrichtungen des Gesundheitswesens, die CRICO betreut, muss das Unternehmen eine enorme Menge an Daten speichern, durchsuchen und abrufen.

Dennoch wurde CRICO durch einen veralteten Prozess behindert, bei dem physische Abläufe, verschlüsselte PDF-Dateien und die Weitergabe per FTP kombiniert wurden, um Sitzungsunterlagen für den Vorstand zusammenzustellen und zu verteilen. Diese Tools waren nicht nur voneinander getrennt, sondern entsprachen auch nicht mehr den sich weiterentwickelnden Anforderungen an Sicherheit und Compliance.

„Während die zehn Ausschusssitzungen des Vorstands in den USA stattfinden, sind die Sitzungen der Board-Mitglieder oft international“, sagt Compliance Program Manager Jermaine Joynes. „Vor der Einführung von Diligent barg die Übergabe von Ordnern an unsere Board-Mitglieder das Risiko, dass diese verlegt wurden oder in die falschen Hände gerieten.“

Der Bedarf von CRICO an einem zentralen Datenspeicher, einer sicheren Dokumentenfreigabe und einer kollaborativen virtuellen Umgebung ist ein häufiger Anwendungsfall für Board-Portale.

„Dadurch ist tatsächlich ein einfacher Raum für die Zusammenarbeit entstanden, anstatt auf gemeinsam genutzte Laufwerke zurückzugreifen und Anhänge aus E-Mails zu extrahieren“, so Jermaine Joynes. Die Plattform bietet uns einen zentralen Ort, an dem wir Inhalte schnell bereitstellen, den relevanten Stakeholdern zur Verfügung stellen und gleichzeitig die Kontrolle über die Sichtbarkeit behalten können.

Das Unternehmen nutzt Funktionen wie:

• Organisation von Abstimmungen und Erfassung von Vollmachten
• Zentralisierung der Dokumentenspeicherung und -verteilung
• Durchsuchung des gesamten Unternehmensarchivs
• Eine revisionssichere Dokumentation für verbesserte Unternehmensführung und Compliance schaffen
• Zugriff auf historische Dokumente oder bestimmte Formulierungen in archivierten Dokumenten oder Sitzungsprotokollen

Die Vorteile eines sicheren Board-Portals nutzen

Priya Cherian Huskins, Senior Vice President, Partnerin und vorsitzendes Board-Mitglied bei Woodruff Sawyer, ist Expertin in Sachen Vorstandsangelegenheiten. Obwohl sie heute den Boards zweier börsennotierter und zweier privater Unternehmen angehört, begann ihre Karriere als Associate im Bereich Wertpapierrecht in einer großen Wirtschaftskanzlei. In dieser Funktion stellte sie Unterlagen für den Vorstand in Papierform zusammen und stieg dann in ein Flugzeug, um Board-Mitglieder aufzusuchen und ihnen die Unterlagen zu übergeben.

„[Es war] unglaublich schwierig, ineffizient – einfach der schlimmste Prozess überhaupt“, sagt sie. „Meine erste Reaktion auf Diligent war die Freude darüber, dass ich keine riesigen Ordner mehr in meinem Handgepäck herumschleppen musste. Es ist einfach toll, alles auf meinem iPad zu haben.“

Board-Materialien in Papierform sind jedoch nicht nur ineffizient. Priya Cherian Huskins erkannte auch bald, wie unsicher sie sein können.

„Denken Sie nur einmal daran, wie viele vertrauliche Dokumente aus Unterlagen für Vorstandssitzungen in den Rückentaschen von Flugzeugsitzen zurückgelassen wurden“, sagt sie. „Das ist deutlich weniger wahrscheinlich, wenn sich alles auf Ihrem iPad oder in einem sicheren Board-Portal befindet.“

Sie nutzt Diligent Boards, das Teil der Plattform „Diligent One“ ist, um:

• die rechtzeitige Prüfung aller Board-Materialien sicherzustellen
• Board-Materialien sicher aufzubewahren
• aktualisierte Unterlagen zu synchronisieren
• alle Dokumente für aufeinanderfolgende Sitzungen nachzuverfolgen
• Unterlagen für den Vorstand zu empfangen, zu bearbeiten und darauf Bezug zu nehmen
• mit anderen Board-Mitgliedern zusammenzuarbeiten
• von überall auf der Welt auf wichtige Dokumente zuzugreifen

Risiken ohne Board-Portal

Bei der Investition in ein Board-Portal geht es ebenso sehr um die Vorteile eines solchen Portals wie um die Risiken, die mit einer Dezentralisierung der Vorstandsaktivitäten verbunden sind. Ein sicheres Board-Portal schützt das Unternehmen vor Mängeln in der Unternehmensführung und Fehlentscheidungen im Risikomanagement. Ohne ein Board-Portal setzen Sie sich daher folgenden Risiken aus:

1. Datenschutzverletzungen und Datenlecks: E-Mails gelten als unsichere Form der Kommunikation. Board-Materialien in Papierform können zudem allzu leicht liegen gelassen oder von böswilligen Personen durchgeblättert werden. Die Verwaltung von Informationen außerhalb eines Board-Portals erhöht die Wahrscheinlichkeit von Datenschutzverletzungen oder versehentlichen Datenlecks, durch die vertrauliche Informationen offengelegt werden.
2. Compliance-Verstöße: Board-Portale schaffen von Grund auf einen Compliance-konformen Rahmen für die Abläufe. Ohne diese Lösung fällt es Unternehmen schwer, wichtige Dokumente sicher und regelkonform zu speichern, Aktivitäten nachzuverfolgen und alle wesentlichen Entscheidungen zu dokumentieren.
3. Kommunikationsstörungen: Die Zusammenarbeit von Board-Mitgliedern über verschiedene Zeitzonen hinweg kann zu Verzögerungen, Missverständnissen und Verwirrung führen. Board-Portale bieten Aktualisierungen in Echtzeit und bündeln die Kommunikation an einem Ort, was eine bessere Entscheidungsfindung fördert.
4. Mangelnde Transparenz: Prüfprotokolle sind für die Einhaltung von Vorschriften unerlässlich, lassen sich jedoch manuell nur schwer aufrechterhalten. Ohne Board-Portale fällt es Verwaltungsteams möglicherweise schwer, alle Beschlüsse, Abstimmungen und Protokolle zu dokumentieren. Das kann zu unübersichtlichen Unterlagen führen, die nicht regelkonform sind und keine klare Rechenschaft des Vorstands ermöglichen.
5. Umweltauswirkungen: Papierbasierte Systeme verursachen unnötigen Abfall und belasten die Umwelt, was den ESG-Zielen vieler Unternehmen widerspricht. Digitale Lösungen wie Board-Portale sind umweltfreundlicher, da sie den Papierverbrauch und den Versand reduzieren.

Und das ist erst der Anfang. Vom Risiko, den Schutz der anwaltlichen Vertraulichkeit zu gefährden, haben wir dabei noch gar nicht gesprochen. So kann beispielsweise die Kommunikation mit Rechtsberatern über externe Unternehmens-E-Mail-Adressen den Schutz der anwaltlichen Vertraulichkeit beeinträchtigen, da diese E-Mails von Dritten überwacht werden können – wie der Fall WeWork gegen SoftBank verdeutlicht.

Die Wahl der richtigen Software für Ihr Unternehmen

Die Auswahl einer Board-Portal-Software ist eine weitreichende Entscheidung. Unternehmen sollten die spezifischen Anforderungen ihrer Abläufe und ihrer Branche analysieren, um eine Software zu finden, die ihren Anforderungen entspricht.

Berücksichtigen Sie Folgendes:

Gemeinnützige Organisationen

• Erschwingliche Preise: Gemeinnützige Organisationen sehen sich oft mit begrenzten Budgets und einem rückläufigen Angebot an öffentlichen und privaten Fördermitteln konfrontiert. Die Auswahl einer kosteneffizienten Board-Portal-Software ist entscheidend, damit die Kosten den Nutzen nicht übersteigen.
• Strenge Compliance-Anforderungen: Der öffentliche Sektor unterliegt besonderen regulatorischen Anforderungen und Vorgaben für die Verwaltung von Fördermitteln. Diese Einrichtungen müssen ihre Finanzdaten sorgfältig verfolgen und in der Lage sein, alle Ausgaben offenzulegen. Software muss den Vorschriften entsprechen und gemeinnützige Organisationen dabei unterstützen, ihre Compliance nachzuweisen.
• Benutzerfreundliche Oberfläche: Board-Mitglieder und Ehrenamtliche in gemeinnützigen Organisationen verfügen oft über unterschiedlich ausgeprägte digitale Kompetenzen. Eine intuitive Plattform sorgt dafür, dass alle wichtigen Beteiligten problemlos auf entscheidende Informationen und Erkenntnisse zugreifen und damit arbeiten können.
• Kollaborative Funktionen: Moderne Teams in gemeinnützigen Organisationen sind oft über verschiedene Standorte verteilt. Tools für die Entscheidungsfindung aus der Ferne und die Einbindung von Freiwilligenteams sind wichtige Mittel, um Ihre Abläufe effizienter zu gestalten.

Unternehmen

• Skalierbarkeit: Vorstände haben heute die Aufgabe, Wachstum voranzutreiben. Suchen Sie nach einer Board-Portal-Software, die mit Ihrer Organisation mitwächst, mehrere Ausschüsse unterstützt und in unterschiedlichen Rechtsräumen eingesetzt werden kann.
• Anpassbarkeit: Corporate-Governance-Strukturen variieren von Organisation zu Organisation. Eine Board-Portal-Software sollte flexibel genug sein, um sich an Ihr individuelles Governance-Rahmenwerk anzupassen. Andernfalls kann sie die Abläufe eher stören als optimieren.
• Funktionalität und Akzeptanz: Kann Ihr Vorstand neue Governance-Technologien vollständig annehmen? Eine stärkere Integration der Board-Portal-Software in die Vorstandsarbeit kann nahezu alle Vorstandsfunktionen optimieren. Prüfen Sie, ob die Lösung auf verschiedenen Geräten verfügbar, benutzerfreundlich und mit einem Support rund um die Uhr ausgestattet ist.
• Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen: Da die Vorschriften immer umfangreicher werden und sich weiterentwickeln, ist eine Board-Portal-Software entscheidend, um Schritt zu halten. Vorstände sollten auf Compliance-Funktionen wie die Nachverfolgung von Vorschriften und Warnmeldungen achten, damit sie nicht unwissentlich gegen Vorschriften verstoßen.

Bildungseinrichtungen

• Einhaltung von Bildungsvorschriften: Hochschulen und Universitäten müssen bestimmte Vorschriften einhalten, etwa FERPA und andere datenschutzrechtliche Bestimmungen im Bildungsbereich. Überlegen Sie vor dem Kauf, ob eine Board-Portal-Software diese Anforderungen erfüllen kann.
• Förderung einer guten Unternehmensführung: Führungskräfte im Hochschulbereich arbeiten abteilungs- und campusübergreifend, wobei viele Bereiche eigene Prioritäten haben. Die von Ihnen gewählte Board-Portal-Software sollte mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und sich weiterentwickeln. Dazu gehört auch die Möglichkeit, Board-Mitglieder zu bewerten, Einblicke in vergleichbare Institutionen zu gewinnen und Branchentrends im Blick zu behalten.
• Kommunikation mit Stakeholdern: Eltern, Lehrkräfte und die Gemeinschaft benötigen jeweils eigene, aber regelmäßige Informationen. Eine Board-Portal-Software sollte es erleichtern, jede Gruppe über wichtige Änderungen bezüglich der Governance und anderen Aktivitäten auf dem Laufenden zu halten.
• Kostengünstige Lösungen: Viele Einrichtungen sehen sich mit schwankenden Einschreibungszahlen konfrontiert, was sie dazu zwingt, mit geringeren Budgets mehr zu leisten. Achten Sie auf erschwingliche Preise, die zu den oft knappen Budgets von Schulen und Hochschulen passen.

Einrichtungen des Gesundheitswesens

• Einhaltung der HIPAA-Vorschriften: Organisationen im Gesundheitswesen unterliegen strengen Gesetzen zum Schutz der Patientendaten sowie zur Datensicherheit. Die Sicherheitsinfrastruktur Ihrer Board-Portal-Software sollte ebenso streng sein, damit das Risiko sinkt, dass Patientendaten in die falschen Hände geraten.
• Sichere Kommunikation: Erörterungen innerhalb von Einrichtungen des Gesundheitswesens sind naturgemäß sensibel und können bestimmte Patienten oder organisatorische Strategien betreffen. Verschlüsselte Nachrichten über cloudbasierte Board-Portale können die Zusammenarbeit in Echtzeit erleichtern, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen.
• Tools für das Krisenmanagement: Keine Einrichtung des Gesundheitswesens kann Krisen vollständig vermeiden. Allerdings bestimmt Ihr Board-Portal, wie gut Ihre Reaktion auf Krisen im Bereich der öffentlichen Gesundheit koordiniert ist. Achten Sie auf Funktionen, die einen schnellen und zuverlässigen Informationsaustausch sowie eine zügige Entscheidungsfindung ermöglichen.

Finanzinstitute

• Erweiterte Sicherheitsfunktionen: Finanzdaten sind äußerst sensibel und häufig Ziel von Cyberangriffen und Datenschutzverletzungen. Eine Board-Portal-Software für den Finanzdienstleistungssektor sollte über eine robuste Verschlüsselung und eine Multi-Faktor-Authentifizierung verfügen, um Finanzdaten und Gespräche zu schützen.
• Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften: Achten Sie auf eine Board-Portal-Software, die wichtige Vorschriften wie den Sarbanes-Oxley Act (SOX), Basel III oder andere Finanzvorschriften einhält.
• Berichte und Analysen: Finanzdienstleister sehen sich oft raschen Veränderungen gegenüber, da sich Märkte weiterentwickeln und Prioritäten wechseln. Board-Portale sollten detaillierte Einblicke bieten, um die erforderliche gesetzliche Berichterstattung und die strategische Entscheidungsfindung zu unterstützen, die Sie zur Sicherung Ihres Wettbewerbsvorteils benötigen.

Behörden

• Transparenz: Behörden müssen Datensicherheit gewährleisten und zugleich den Menschen, denen sie dienen, Transparenz bieten. Die beste Board-Portal-Software für Behörden sollte die öffentliche Rechenschaftspflicht und die Einhaltung der Transparenzvorschriften erleichtern.
• Einhaltung behördlicher Vorschriften: Behörden unterliegen spezifischen und strengen Governance-Standards, die für Organisationen des öffentlichen Sektors gelten. Das von Ihnen gewählte Board-Portal sollte auf diese Standards ausgerichtet sein, damit Sie über die richtigen Tools verfügen, um in Ihrem Sektor erfolgreich zu sein.
• Revisionssichere Protokollierung: Behördliche Überprüfungen und interne Audits im öffentlichen Sektor erfordern detaillierte Protokolle. Board-Portale für Behörden müssen die sichere Führung und Speicherung dieser Protokolle erleichtern, damit sie für die Berichterstattung oder auf Anfrage einer Aufsichtsbehörde leicht abgerufen werden können.
• Barrierefreiheit: Behörden unterliegen besonderen Anforderungen an die Barrierefreiheit sowie weiteren gesetzlichen Vorgaben. Prüfen Sie, ob Ihr Board-Portal für Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten zugänglich ist.

Ein sicheres Board-Portal implementieren

Die Einführung eines Board-Portals kann die Unternehmensführung und Effizienz erheblich verbessern. Allerdings ist eine ordnungsgemäße Implementierung der Lösung entscheidend. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung:

1. Bedarf ermitteln: Welche Best Practices nutzt Ihr Unternehmen derzeit für die Gremienarbeit und wo liegen Ihre Schwachstellen? So können Sie besser bestimmen, welche Funktionen Ihr Board-Portal umfassen sollte. Wenn Sie beispielsweise Schwierigkeiten haben, Dokumente zu ordnen, sollten Sie nach einem Portal mit einem leistungsfähigen Dokumentenmanagement suchen.
2. Die richtige Plattform auswählen: Nicht alle Board-Portale sind gleich, daher ist der Anbieter sorgfältig auszuwählen. Berücksichtigen Sie nicht nur die Funktionen, sondern auch die Benutzerfreundlichkeit der Plattform, die Gesamtkosten und ob Ihnen beim Onboarding und darüber hinaus Kundensupport zur Verfügung steht.
3. Sicherheitsprotokolle prüfen: Beurteilen Sie, wie sicher das Board-Portal ist. Der Softwareanbieter sollte ein Trust Center bereitstellen, das die eingesetzten Sicherheitsprotokolle dokumentiert, z. B. die Verwendung von AES-256-Bit-Verschlüsselung, und Auskunft darüber gibt, ob Frameworks wie NIST oder SOC 2 eingehalten werden. Board-Portale, die diese Informationen nicht transparent bereitstellen, bieten möglicherweise kein ausreichendes Sicherheitsniveau.
4. Stakeholder einbinden: Sichern Sie sich die Zustimmung derjenigen, die das Portal nutzen werden, z. B. Vorstandsvorsitzende, Corporate Secretary und IT-Abteilung. Holen Sie Feedback aus verschiedenen Abteilungen ein, um sicherzustellen, dass das Board-Portal allen Anforderungen gerecht wird. Eine überzeugende geschäftliche Begründung kann ebenfalls dazu beitragen, Führungskräfte für das Vorhaben zu gewinnen.
5. Einen Roll-out-Plan entwickeln: Erstellen Sie einen Implementierungsplan in Phasen, um das Portal schrittweise einzuführen. Dies kann Hürden für diejenigen reduzieren, die an manuelle Prozesse gewöhnt sind. Legen Sie klare Zeitpläne und Erwartungen in Bezug auf Schulungen, Tests und die Bereitstellung fest.
6. Nutzer schulen: Schulungen, die häufig vom Anbieter Ihres Board-Portals angeboten werden, sind unerlässlich, damit alle Nutzer das Portal optimal nutzen können. Nehmen Sie sich Zeit, um fortlaufende Unterstützung und Ressourcen wie Anleitungen oder einen Helpdesk bereitzustellen, damit sich die Nutzer mit dem System sicher fühlen.
7. Daten migrieren: Übertragen Sie sowohl aktuelle als auch archivierte Vorstandsdokumente und Sitzungsunterlagen in das Board-Portal. Stellen Sie sicher, dass alle Daten sicher übertragen und so organisiert werden, dass die Nutzer problemlos darauf zugreifen können.
8. Sicherheitsfunktionen testen: Überprüfen Sie die Sicherheitsfunktionen des Portals, um zu gewährleisten, dass sie den Standards Ihres Unternehmens entsprechen. Führen Sie Sicherheitstests durch, um vor der vollständigen Einführung Schwachstellen zu erkennen.
9. Nutzung starten und überwachen: Schalten Sie das Portal offiziell für alle Vorstandsaktivitäten frei. Überwachen Sie die Nutzung kontinuierlich, um bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, die das Nutzererlebnis verbessern.
10. Bewerten und optimieren: Überprüfen Sie regelmäßig die Leistung des Portals und holen Sie Nutzerfeedback ein, um festzustellen, wie es sich auf die Vorstandsarbeit auswirkt. Aktualisieren Sie das Portal bei Bedarf, um neue Funktionen optimal zu nutzen.

Warum vertrauen mehr als 1 Mio. Nutzer Diligent?

Das Geschäftsumfeld wird immer komplexer und unvorhersehbarer. Herkömmliche, papier- und E-Mail-basierte Methoden des Board-Managements können mit dem rasanten Tempo des Wandels nicht mehr Schritt halten.

Diligent Boards, Teil der Plattform „Diligent One“, unterstützt Board-Mitglieder, Administratoren und Führungskräfte dabei, bei auftretenden Herausforderungen und Chancen schnell zusammenzuarbeiten. Anstatt Daten in einem System zu prüfen und in einem anderen darüber zu kommunizieren, ermöglicht Diligent Vorständen die Zusammenarbeit auf einer einzigen sicheren Plattform, die für eine ganzheitliche Risikotransparenz entwickelt wurde.

„Mit Diligent können wir klar aufzeigen, wie wir Entscheidungen treffen. Auf einem Bildschirm haben wir unser Video, die Tagesordnung und die Begleitmaterialien, damit die Mitglieder alles ansehen und mitverfolgen können.“ – Dr. R. J. Gravel, Superintendent, Glenbrook High School District 225

So sieht besseres Board-Management aus: Vorstände verfügen über die benötigten Erkenntnisse, um mit datengestützter Sicherheit kluge, strategische Entscheidungen zu treffen.

Gründe, warum Kunden Diligent Boards schätzen

Finden Sie das richtige Board-Portal, um Ihre Leistung zu steigern

Hinter vielen modernen Vorständen steht ein Board-Portal. Vorstände stehen heutzutage im Spannungsfeld zwischen der Förderung von Transparenz, dem Schutz von Informationen vor neuen Sicherheitsbedrohungen und der Anpassung an globale Veränderungen. Sichere Board-Portale machen all das möglich.

Allerdings können nicht alle Governance-Plattformen mit den Anforderungen der modernen Vorstandsführung Schritt halten. Diligent Boards, Teil der Plattform „Diligent One“, ist die einzige Board-Portal-Software, die KI, Produktivität und Sicherheit auf einer benutzerfreundlichen Plattform vereint und damit sowohl Board-Mitgliedern als auch Administratoren die Arbeit erleichtert. Laden Sie unseren Leitfaden herunter, um die Fragen kennenzulernen, die Sie bei der Suche nach einem Board-Portal unbedingt stellen sollten – einschließlich der Funktionen, auf die Sie bei einem Vorstandsportal keinesfalls verzichten sollten.

Häufig gestellte Fragen

Wie viel kostet ein Board-Portal?

Die Kosten für ein Board-Portal hängen von den Funktionen, der Größe des Unternehmens und der Anzahl der Nutzer ab. Die Preise reichen von 10.000 USD pro Jahr für kleinere Unternehmen bis zu über 50.000 USD pro Jahr für umfangreichere Lösungen, die sich für große Unternehmen eignen.

Lässt sich ein Board-Portal mit anderen Tools integrieren?

Ja, Board-Portale lassen sich in eine Reihe von Tools und Systemen von Drittanbietern integrieren, um Arbeitsabläufe zu optimieren. Dazu können Dokumentenmanagementsysteme, Videokonferenz-Tools sowie E-Mail- und Kalenderdienste gehören.

Hängt der Bedarf an einem Board-Portal von der Unternehmensgröße ab?

Die Unternehmensgröße kann den Bedarf an einem Board-Portal und dessen Einsatz beeinflussen. Für kleinere Unternehmen reichen möglicherweise Funktionen wie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und das Sitzungsmanagement aus, während größere Unternehmen möglicherweise fortgeschrittene Tools wie Compliance-Überwachung und Zusammenarbeit priorisieren. In beiden Fällen kann ein Board-Portal jedoch zu mehr Effizienz, Transparenz und besserer Kommunikation führen.