Une Définition Du Portail Pour Conseil D’Administration
Fondements du portail pour conseil d’administration
Un portail pour conseil d’administration est un outil qui simplifie les communications numériques sécurisées entre les membres d’un conseil d’administration. Conçus pour les conseils d’administration et pour favoriser une bonne gouvernance, ces portails comprennent habituellement des fonctions de messagerie et des outils de vote, de réunions, de procès-verbaux et d’ordres du jour, mais aussi d’autres outils pour simplifier les communications le plus possible. Le fait d’avoir un logiciel de portail adapté à votre entreprise peut simplifier les communications et la gestion efficace de votre conseil d’administration. Autrement dit, un tel logiciel fait économiser du temps aux secrétaires généraux et aux administrateurs.
Procédure pour sélectionner un portail pour conseil d’administration
- Évaluez votre solution de livres du conseil actuelle et relevez les problèmes. Un portail qui ne repose pas sur des documents papier peut atteindre un niveau de sécurité supérieur et éliminer les coûts d’expédition, entre autres.
- Déterminez les éléments dont vous avez besoin dans un portail pour conseil d’administration, comme une messagerie sécurisée, un questionnaire D&O, de l’assistance ou un soutien à la clientèle en tout temps.
- Utilisez des ressources comme notre guide de sélection pour vous aider à choisir le portail pour conseil d’administration adapté à votre entreprise et à votre conseil.
- Envisagez la synchronisation hors ligne et une application de portail pour conseil d’administration compatible avec les appareils iOS et Android et votre navigateur Web pour accroître la flexibilité de votre conseil – optez pour une solution de portail qui répond aux besoins de votre conseil.
- Avant l’arrivée des portails pour conseil d’administration en ligne, les secrétaires généraux étaient responsables de créer et de tenir à jour toute la paperasse des livres du conseil. Dans un contexte où la technologie s’améliore sans cesse, assurez-vous d’adopter une solution vous donnant les outils dont votre secrétaire général a besoin pour appuyer votre conseil. Pour vous assurer que votre portail pour conseil d’administration soutient votre secrétaire général, idéalement, explorez les solutions sur lesquelles le fournisseur de votre conseil travaille pour élaborer sa feuille de route.
En explorant les logiciels de portail pour conseil d’administration, il faut absolument s’informer sur les cinq aspects ci-dessous auprès des potentiels fournisseurs de portails :
- Sécurité : Quel est le niveau de sécurité du portail pour conseil d’administration?
La sécurité est la principale préoccupation des conseils à l’adoption d’une nouvelle technologie, avec raison. Les pirates informatiques travaillent jour et nuit pour tenter de pénétrer les systèmes de sécurité électroniques afin d’accéder aux systèmes informatiques des entreprises à des fins d’espionnage, de vol ou d’extorsion. Souvent, ils parviennent à le faire sans même que l’organisme s’en aperçoive. Si vous cherchez une solution sécuritaire pour votre conseil d’administration, vous avez besoin d’un système qui emploie des méthodes en matière de sécurité et un chiffrement des données à la fine pointe de la technologie, et non pas d’un simple système de gestion des fichiers. Un logiciel de portail garantit que les données confidentielles et financières d’une entreprise sont en sûreté – du moins, cela devrait être son rôle. Assurez-vous que les pratiques de sécurité relatives aux données d’un fournisseur potentiel vous inspirent confiance. Gardez à l’esprit que la solution la plus sécuritaire doit aussi être la plus conviviale, sinon, les membres du conseil chercheront un moyen (moins sécuritaire) de la contourner.
- Adoption : À quel point le point le portail pour conseil d’administration est-il facile à utiliser? Offre-t-on de la formation sur son utilisation?
Si l’application choisie n’est pas entièrement adoptée, l’investissement n’est pas rentable et pourrait compromettre encore davantage la sécurité. Pour qu’une application soit adoptée par votre conseil d’administration, elle doit être accessible sur une foule d’appareils, être facile à utiliser et être accompagnée d’un service de soutien en direct en tout temps. La capacité de lire et d’annoter des documents du conseil comme s’ils étaient en format papier est conviviale et fonctionnelle; un livre de conseil en format électronique devrait être aussi facile à parcourir, tout en offrant une foule d’avantages supplémentaires. Un livre de conseil sans document papier constitue une solution simplifiée et facile à adopter pour certains, mais pour ceux qui utilisent des livres de conseil imprimés depuis des années, le fournisseur convenable offrira des options et de la formation pour accompagner les utilisateurs réticents dans ce changement. Pour de nombreuses entreprises, la solution idéale est celle qui est facile à utiliser et qui offre une fonctionnalité supérieure au format papier.
- Réputation et service : Comment la marque est-elle perçue dans le secteur des portails pour conseil d’administration? À quel point peut-on s’y fier?
Contrairement aux dizaines d’applications pour conseils d’administration, les portails pour conseil d’administration ne constituent pas un produit de base. C’est comme lorsqu’il faut acheter une voiture : bien qu’il y ait une infinité d’options, toutes les voitures ne se valent pas. Comment peut-on savoir si un fournisseur pourra réellement comprendre les problèmes d’une entreprise et s’il sera en mesure de les résoudre? Un excellent service à la clientèle est indispensable dans les premiers temps afin de former les gestionnaires et les utilisateurs finaux, mais demeure une composante essentielle par la suite pour que tous les utilisateurs disposent d’un soutien adéquat pour se sentir à l’aise avec le produit. C’est pourquoi il peut être important de s’informer auprès de clients actuels : parfois, l’expérience offerte par un service à la clientèle ne remplit pas les promesses du fournisseur. Les prix pour le service à la clientèle, comme ceux décrochés par Diligent Corporation, peuvent constituer un indicateur clé de l’appréciation de tiers et de groupes externes du genre d’expérience client offerte par un fournisseur de portail pour conseil d’administration.
- Gouvernance : Ce logiciel de gestion des conseils d’administration améliorera-t-il votre gouvernance et votre efficacité?
Certains portails proposent des solutions pour améliorer la gouvernance d’entreprise et l’efficacité. De la visualisation à la signature de documents, à la capacité de voter et de partager des notes avec ses collègues, les applications dotées de fonctionnalités axées sur la gouvernance peuvent aider votre conseil d’administration à collaborer de manière productive et sécuritaire. Une application permettant au comité du conseil de collaborer en temps réel en dehors des réunions officielles permet de libérer du temps en personne pour les tâches stratégiques. Une application permettant aux administrateurs de réaliser des évaluations contribue également à réduire le stress que ces évaluations occasionnent. Bien entendu, faire affaire avec une entreprise qui comprend les lois et règlements de votre pays est également indispensable. La découvrabilité, par exemple, est une importante source de préoccupation, et une application pour conseil d’administration devrait être en mesure de répondre à toutes les inquiétudes entourant cet aspect. Pour la plupart des entreprises, une suite complète de solutions de gouvernance d’entreprise conçue pour les multinationales possédant plusieurs entités est l’option idéale.
- Fonctionnalités : Quelles sont les fonctionnalités accessibles et celles que l’entreprise développe actuellement pour les utilisateurs?
La préparation des réunions du conseil d’administration prend énormément de temps, en particulier si vous faites partie de plusieurs conseils différents. Les documents font souvent l’objet de modifications, et il peut être difficile pour les membres du conseil de garder le fil de tous ces changements et de gérer efficacement la prise de notes. Maintenant, imaginez que vous vous connectez sur votre appareil favori en vue de vous préparer pour une réunion et que vous recevez des notifications en temps réel de tous les changements apportés aux livres ainsi que toutes les notes qui figuraient sur les pages modifiées ou supprimées. Avoir le choix de partager vos annotations avec les autres membres ou de les supprimer est une autre fonction utile. Les fonctions de base, comme l’accès en ligne et hors ligne aux livres du conseil et la capacité de travailler pendant la mise à jour d’un ordinateur, paraissent simples, mais ne sont pas offertes par tous les fournisseurs.
Utilité de Diligent Corporation et d’un portail pour conseil d’administration
Diligent Corporation offre aux entreprises des outils de gouvernance pour assurer leur sécurité et leur conformité. Diligent Boards constitue l’un des produits phares de la gamme de Diligent. Un portail pour conseil d’administration constitue une plateforme, une application ou un site Web sécurisé qu’un conseil utilise pour partager ses livres, et ce, sans les risques et les coûts supplémentaires qu’implique le format papier. Les secrétaires généraux peuvent facilement actualiser les livres et sécuriser les communications entre tous les intervenants, y compris les documents faciles à partager comme les notes, les signatures, les notes prises lors des réunions, les ordres du jour, etc.
